İş Kazası SGK Bildirim Üst Yazısı: Word Şablonu ve Rehber

İşyerinde bir kaza olduğunda işverenin ilk yasal görevi, olayı süresi içinde kolluğa ve Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirmektir. Bildirgenin kendisi çoğu zaman elektronik ortamda verilir; ancak tutanak, tanık ifadeleri ve diğer belgelerin Kuruma sunulması, işverenin kontrolü dışında meydana gelen kazalarda sürenin nasıl hesaplandığının açıklanması ya da gecikmenin gerekçelendirilmesi için yazılı bir iş kazası SGK bildirim üst yazısı gerekir. Bu sayfadaki Word şablonu; üst yazıyı, seçenekli açıklama paragraflarını, kaza tespit tutanağını ve İK–İSG kontrol listesini tek dosyada toplar.

Bildirimin adımlarını ayrıntılı olarak iş kazası SGK bildirimi süreci yazımızda anlattık. Bu yazı, sürecin yazışma ve belgeleme tarafına odaklanır.

İş Kazası Bildirim Üst Yazısı Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Üst yazı, işverenin Kuruma sunduğu belgelerin neyle ilgili olduğunu, hangi sigortalıyı ve hangi olayı kapsadığını, bildirimin ne zaman ve hangi yolla yapıldığını gösteren resmî bir kapak yazısıdır. Bildirgenin yerine geçmez; bildirgeyi tamamlar ve dosyanın bütünlüğünü sağlar.

Uygulamada üst yazıya en çok şu durumlarda ihtiyaç duyulur:

• Ek belgelerin sunulması: Elektronik bildirimden sonra kaza tespit tutanağı, tanık ifadeleri, sağlık kuruluşu belgeleri gibi destekleyici evrakın Kuruma iletilmesi.
• İşyeri dışında meydana gelen kaza: Çalışan müşteri işyerinde, şantiyede ya da görevli olarak gönderildiği başka bir yerde kaza geçirdiğinde bildirim süresinin öğrenme tarihinden başladığının açıklanması.
• Süresi geçmiş bildirim: Bildirim üç iş gününden sonra yapıldıysa gecikmenin nedeninin ve alınan önlemin kayda geçirilmesi.
• Kurumun bilgi ve belge talebi: SGK'nın soruşturma kapsamında istediği belgelerin bir yazıyla sunulması.
• Olayın niteliğine ilişkin bilgi: Kazanın iş kazası sayılıp sayılmayacağı konusunda Kurumun değerlendirmesine yardımcı olacak nesnel bilgilerin iletilmesi.

Şablonda Neler Var?

1. sayfa – Üst yazı:

• SGK il müdürlüğü veya sosyal güvenlik merkezine hitap, konu ve ilgi satırları,
• İşveren unvanı, işyeri sicil numarası, vergi bilgileri, yetkili kişi ve KEP adresi,
• Kazalı sigortalı ve kaza bilgileri: kimlik, görev, işe giriş tarihi, kaza tarihi ve saati, kolluğa ve SGK'ya bildirim tarihleri, kazanın sonucu,
• Olayı nesnel biçimde özetleyen açıklama paragrafı,
• Dört seçenekli paragraf: işyeri dışında meydana gelen kaza, geç bildirim, Kurum yazısına cevap, olayın niteliğine ilişkin bilgi,
• Kaşe ve imza alanı ile on kalemlik ek listesi.

2. sayfa – Kaza tespit tutanağı (Ek-2): Olayın oluş şekli, yaralanmanın türü, tanık tablosu, olay yeri fotoğrafı ve kamera kaydının korunması gibi ilk tespit kutucukları ile üç imza alanı.

3. sayfa – İK ve İSG kontrol listesi: Yasal süreleri ve sorumluları gösteren adım tablosu, yedi maddelik kontrol listesi ve gecikmenin sonuçlarını hatırlatan not. Bu sayfa iç kullanım içindir, Kuruma gönderilmez.

Kaza Olduğunda İşveren Ne Yapmalı?

Üst yazı, doğru işletilmiş bir sürecin son halkasıdır. Yazının ikna edici olması, ondan önceki adımların zamanında atılmasına bağlıdır.

1. Müdahale ve güvenlik: Önce ilk yardımı sağlayın, gerekiyorsa 112'yi arayın ve tehlikeli alanı kapatın. İlk saatlerde yapılacaklar için iş kazası sonrası ilk 24 saat rehberimize bakabilirsiniz.
2. Kolluğa derhal bildirin. 5510 sayılı Kanun md. 13, işverenin kazayı o yerin yetkili kolluk kuvvetlerine derhal bildirmesini ister. Bildirimin saatini ve muhatabını not edin.
3. Tespiti yapın. Olay yerini fotoğraflayın, kamera kaydını silinmeden koruyun, tanıklardan ayrı ayrı ifade alın ve tespit tutanağını düzenleyin. Tutanak yazımı için iş kazası tutanağı örneği yazımızdan yararlanabilirsiniz.
4. Süreyi hesaplayın. SGK'ya bildirim kazadan sonraki üç iş günü içinde yapılmalıdır. Kaza işverenin kontrolü dışındaki bir yerde olduysa süre, kazanın öğrenildiği tarihten başlar. Öğrenme tarihini belgeleyen kaydı (e-posta, mesaj, telefon notu) saklayın.
5. Bildirgeyi verin. Bildirimi Kurumun elektronik sistemi üzerinden veya kanunda sayılan yollarla yapın ve alındı belgesini dosyaya koyun.
6. Üst yazıyı hazırlayın. Ek belgeleri, gecikme açıklamasını veya Kurumun istediği bilgileri bu yazıyla sunun.
7. Kök nedeni inceleyin. 6331 sayılı Kanun md. 14, işverenin bütün iş kazalarının kaydını tutmasını ve gerekli incelemeleri yaparak rapor düzenlemesini öngörür. Bu aşamada iş kazası kök neden analizi yöntemini kullanın ve risk değerlendirmesini gözden geçirin.

Temsilî bir örnek: Saha teknisyeni, müşteri tesisinde cuma akşamı merdivenden düşüyor ve durumu işverene pazartesi sabahı bildiriyor. Bu durumda süre pazartesiden itibaren hesaplanır. Üst yazıdaki A seçeneği bu tarihi ve öğrenme yolunu açıkça kayda geçirmenizi sağlar.

Örnek Metin

Şablondaki ana gövde aşağıdaki gibidir. Köşeli parantezli alanları kendi bilgilerinizle doldurun.

Konu: İş kazası bildirimi ve eklerinin sunulması hk.

İşyerimizde [Görev / Unvan] olarak çalışan sigortalı [Adı Soyadı], [Kaza Tarihi] tarihinde saat [_:_] sularında [Kaza Yeri]'nde [kısa ve nesnel olay özeti] sonucunda [yaralanma türü] şeklinde yaralanmıştır. Sigortalıya [ilk yardım / sağlık kuruluşu] tarafından müdahale edilmiştir.

Olay, yürürlükteki 5510 sayılı Kanun'un 13. maddesi ve 6331 sayılı Kanun'un 14. maddesi uyarınca [Tarih] tarihinde [Kolluk Birimi]'ne bildirilmiş; iş kazası ve meslek hastalığı bildirgesi [Tarih] tarihinde [bildirim yolu] ile Kurumunuza iletilmiştir. Kazaya ilişkin tespit tutanağı ve diğer belgeler ekte sunulmuştur.

Bilgilerinize ve gereğini arz ederiz.

Geç bildirim paragrafı ise şu iskeleti izler: gecikmenin olduğunu kabul eden kısa bir cümle, gecikmenin somut ve doğrulanabilir nedeni, nedeni gösteren belge ve tekrarını önlemek için alınan önlem. Gerçeğe uymayan bir gerekçe yazmak, gecikmenin kendisinden daha ağır sonuçlar doğurabilir.

Nasıl Doldurulur?

1. Muhatabı belirleyin. Yazıyı işyerinizin bağlı olduğu sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya merkezine hitaben yazın.
2. Konu ve ilgi satırlarını doldurun. Kurumun bir yazısına cevap veriyorsanız ilgi satırına o yazının tarih ve sayısını, yoksa elektronik bildirim referans numarasını yazın.
3. Kaza bilgilerini tutanakla eşleştirin. Saat, yer ve olay anlatımı; bildirge, tutanak ve tanık ifadelerinde aynı olmalıdır.
4. Olayı nesnel anlatın. "Dikkatsizlik sonucu", "kurallara uymadığı için" gibi kusur yükleyen ifadeler yerine ne olduğunu yazın. Kusur değerlendirmesi ayrı bir süreçtir.
5. Seçenekli paragrafı seçin. Durumunuza uyan paragrafı ekleyin, diğerlerini silin. Hiçbiri uymuyorsa bölümü tamamen kaldırın.
6. Ek listesini işaretleyin. Gerçekten eklediğiniz belgeleri işaretleyin ve ekleri numaralandırın.
7. İmzalayın ve gönderin. Yetkili imza ve kaşe ile KEP, evrak teslimi veya taahhütlü posta yoluyla gönderin; gönderim kanıtını saklayın.
8. Kontrol listesini tamamlayın. Üçüncü sayfayı doldurup İSG dosyasında saklayın.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiği için şablona rakam yazmadık; güncel tutarı resmî kaynaktan kontrol edin. Kazanın iş kazası sayılıp sayılmayacağı konusunda tereddüt varsa bile bildirimi yapın; niteliğe ilişkin değerlendirme Kurumun soruşturmasıyla netleşir. Hangi olayların iş kazası sayıldığını iş kazası nedir, hangi haller sayılır yazımızda bulabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Üst yazıyı bildirgenin yerine geçer sanmak ve elektronik bildirimi geciktirmek.
• Süreyi takvim günü olarak hesaplamak veya hafta sonu kazalarında süreyi yanlış başlatmak.
• İşyeri dışındaki kazalarda öğrenme tarihini gösteren hiçbir kayıt tutmamak.
• Olay anlatımında çalışanı suçlayan, kusur belirleyen ifadeler kullanmak.
• Bildirge, tutanak ve tanık ifadeleri arasında saat veya yer çelişkisi bırakmak.
• Hafif yaralanmalarda "rapor almadı" diyerek bildirim yapmamak.
• Kazalının sağlık belgelerini ilgisi olmayan kişilerle paylaşmak veya genel klasörlerde saklamak.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işyerinizin durumuna ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; özellikle ölümlü veya ağır yaralanmalı kazalarda ve geç bildirim hallerinde somut durumunuz için uzman desteği alın.

Kaza sonrası bildirim, kayıt ve uyum süreçlerinizi gözden geçirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.