Vardiyalı çalışan işyerlerinde kazaların ve kalite sorunlarının önemli bir kısmı vardiya değişim anında başlar: gece arızalanan bir makinenin kilitlendiği söylenmez, açık bırakılan bir sıcak çalışma izni bilinmez ya da müşteriye verilen söz sabah ekibine ulaşmaz. Vardiya devir teslim tutanağı, giden ve gelen sorumlunun personel durumunu, açık işleri, arızaları, İSG notlarını ve teslim edilen anahtar, telsiz, kasa gibi kalemleri birlikte gözden geçirip imzaladığı kısa bir kayıttır. Fabrikalardan hastanelere, güvenlik hizmetlerinden otellere kadar nöbetleşe çalışılan her yerde kullanılabilir.
Vardiya düzenini kurarken vardiyalı çalışma düzeni nasıl planlanır yazımıza, posta değişimindeki dinlenme kuralları için vardiyalı işlerde posta değişimi rehberimize göz atabilirsiniz.
Vardiya Devir-Teslim Tutanağı (Word) İndirVardiya Devir Teslim Tutanağı Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Vardiya devir teslim tutanağı, bir postanın sorumluluğunu bir sonraki postaya yazılı olarak aktaran iç belgedir. Sözlü devir hızlıdır ama iki zayıflığı vardır: yorgun bir ekip kritik bilgiyi atlayabilir ve sonradan "söyledim / söylemedin" tartışmasında kanıt kalmaz. Tutanak bu iki sorunu da çözer.
Kullanım alanları şöyle özetlenebilir:
- Üretim ve depo: Hat bazında hedef ve gerçekleşen üretim, arızalı ekipman, sevkiyat durumu.
- Sağlık kuruluşları ve bakım evleri: Hasta veya sakin takibine ilişkin klinik kayıtlar ayrı tutulur; bu tutanak personel, ekipman ve idari açık işler için kullanılır.
- Özel güvenlik ve tesis yönetimi: Nöbet olayları, anahtar ve telsiz teslimi, ziyaretçi ve yüklenici durumu.
- Otel, çağrı merkezi, perakende: Kasa teslimi, bekleyen müşteri talepleri, sistem arızaları.
Tutanak her vardiya değişiminde düzenlenmelidir; yalnızca "sorun olduğunda" doldurulan bir tutanak, sorunsuz geçen vardiyaları kanıtlayamaz ve alışkanlığa dönüşmez.
Şablonda Neler Var?
Şablon tek sayfalık bir tutanak ile ikinci sayfadaki vardiya amiri kontrol listesinden oluşur.
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Vardiya bilgileri | Tarih, bölüm/hat, devreden ve devralan vardiya saatleri, sorumlular, devir saati, yüz yüze devir ve birlikte saha turu işaretleri |
| 1. Personel durumu | Planlanan ve gelen kişi sayısı, gelmeyenler, geç gelenler, vardiya sonrası kalanlar |
| 2. İş / üretim durumu | Hat veya sipariş bazında hedef, gerçekleşen, durum ve devralanın yapacağı |
| 3. Açık işler | Bekleyen talepler, öncelik, takip sorumlusu |
| 4. Arızalar ve bakım | Ekipman, arıza başlangıç saati, iş emri no, kilitleme-etiketleme durumu, kullanılabilirlik |
| 5. İSG notları | Kaza, ramak kala, açık çalışma izinleri, devre dışı koruyucular, kaygan zemin, alarm uyarıları, KKD eksikliği, sahadaki yükleniciler |
| 6. Teslim edilen kalemler | Anahtar, kart, telsiz, kasa, araç/forklift, vardiya defteri |
| 7. Özel talimat ve notlar | Serbest metin alanı |
| Devir onayı | Devralanın devraldığı saat ve beyanı; üç imza |
İkinci sayfadaki kontrol listesi, tutanak düzeninin yönetim tarafından denetlenmesi içindir: imza disiplini, devir süresinin planlanması, posta değişiminde 11 saat dinlenme, gece çalışması sınırı, kaza ve ramak kala kayıtlarının İSG sistemine aktarılması ve arşivleme.
Nasıl Doldurulur?
- Devirden önce taslağı hazırlayın. Giden sorumlu, vardiyanın son yarım saatinde tutanağı doldurmaya başlar; böylece devir anında yalnızca gözden geçirme kalır.
- Yüz yüze devredin. Mümkünse iki sorumlu sahayı birlikte dolaşmalı, özellikle arızalı ekipman ve açık çalışma izinleri yerinde gösterilmelidir. Yüz yüze devir yapılamadıysa gerekçesini yazın.
- Arızaları iş emri numarasıyla yazın. "Makine bozuk" yerine ekipman numarası, arızanın başladığı saat, bakım iş emri numarası ve kilitleme-etiketleme durumunu belirtin.
- İSG sorularını tek tek cevaplayın. Her satırda "Hayır" veya "Evet" işaretlenmeli; boş bırakılan satır, kontrol edilmediği anlamına gelir.
- Teslim edilen kalemleri sayın. Kasa ve emanetlerde tutar veya adet, araçlarda plaka ve hasar durumu yazılır.
- Devralan kendi notunu eklesin. Devralan sorumlu, gördüğü eksikleri "Özel Talimat ve Notlar" bölümüne yazar ve devraldığı saati belirterek imzalar.
- Tutanağı arşivleyin. Tutanaklar tarih sırasıyla saklanır; düzeltmeler üstü çizilip paraflanarak yapılır, silinmez.
Temsilî bir örnek: Gece vardiyasında bir paketleme makinesinin koruyucu kapağının sensörü arızalanıyor ve makine kilitlenip etiketleniyor. Sabah ekibi tutanakta "Kullanılabilir mi? Hayır" işaretini ve iş emri numarasını görüyor; üretim planı ikinci hatta kaydırılıyor. Etiketin sözlü devirde atlandığı bir senaryoda ise sabah operatörünün makineyi çalıştırmaya çalışması ciddi bir ramak kala, hatta kaza riski doğururdu.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
Vardiya devir teslim tutanağını doğrudan zorunlu kılan bir kanun maddesi yoktur; ancak tutanak, işverenin İSG ve çalışma süresine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirdiğini göstermeye yardımcı olur.
| Konu | Dayanak | Uygulama |
|---|---|---|
| İSG tedbirlerinin izlenmesi | 6331 sayılı Kanun md. 4 | İşveren tedbirlere uyulup uyulmadığını izler ve uygunsuzlukları giderir; tutanak bu izlemenin kaydıdır |
| Kaza ve olay kaydı | 6331 sayılı Kanun md. 14 | Tüm iş kazaları kaydedilir; zarar potansiyeli taşıyan olaylar da incelenir |
| Ciddi ve yakın tehlike | 6331 sayılı Kanun md. 12–13 | Tehlike fark edildiğinde devir beklenmeden iş durdurulur, yöneticiye bildirilir |
| Gece çalışması | İş Kanunu md. 69 | Gece çalışması kural olarak 7,5 saati geçemez; kanunda sayılan sektörlerde yazılı onayla istisna mümkündür |
| Posta değişimi | İş Kanunu md. 69 | Postası değiştirilecek işçi kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz |
Devir teslim için vardiya başlamadan önce veya bittikten sonra ayrılan süreyi vardiya planında açıkça gösterin. İşverenin talimatıyla yapılan bu süre çalışma süresi niteliğindedir; plansız uzayan devirler fazla çalışma hesabını ve dinlenme sürelerini etkileyebilir. Ara dinlenme ve vardiya süresi hesapları için ara dinlenme süresi vardiya örnekleri yazımız yol gösterir.
Tutanak; iş kazası tutanağının, ramak kala bildiriminin veya bakım iş emrinin yerine geçmez. Vardiyada kaza olduysa ayrıca iş kazası tutanağı, ramak kala olduysa ramak kala bildirim formu düzenlenmeli ve numarası tutanağa yazılmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Tutanağı yalnızca sorun olduğunda doldurmak. Düzenli kayıt olmayınca kritik bilgi de atlanır.
- "Sorun yok" yazıp geçmek. Her İSG sorusunun ayrı ayrı cevaplanması gerekir.
- İmzaları sonradan toplamak. Devralan sorumlu imzayı devir anında atmalıdır; sonradan alınan imza devrin ispat değerini zayıflatır.
- Kilitleme-etiketleme bilgisini yazmamak. Bakımdaki ekipmanın durumu en kritik bilgidir.
- Yüklenici çalışanlarını unutmak. Sahada çalışmaya devam eden yükleniciler, yeni vardiyanın sorumluluğuna geçer.
- Devir süresini planlamamak. Devir için zaman ayrılmazsa ya acele edilir ya da plansız fazla çalışma doğar.
- Tutanakları kimsenin okumaması. Tekrarlayan arıza ve eksiklikler aylık olarak değerlendirilmezse tutanak bir formaliteye dönüşür.
Şablonu İndirin
Vardiya Devir-Teslim Tutanağı (Word) İndirŞablonu sektörünüze göre uyarlayın: üretimde hat ve sipariş tablosunu, güvenlik hizmetlerinde nöbet olayları ve ziyaretçi kayıtlarını, perakendede kasa ve stok kalemlerini genişletebilirsiniz. Vardiyaların kim tarafından hangi saatlerde tutulacağını planlamak için vardiya çizelgesi şablonumuzu birlikte kullanabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Vardiya düzeninizi çalışma süresi ve İSG mevzuatıyla uyumlu hale getirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir veya bizimle iletişime geçin.
