Yazılı Savunma Tutanağı Örneği ve Savunma Görüşmesi Rehberi

Disiplin sürecinde çalışanı savunmaya davet ettiniz; çalışan geldi ve anlatmaya başladı. Bu noktada söylenenlerin nasıl kayda geçtiği, sürecin geri kalanını belirler. Yazılı savunma tutanağı, savunma görüşmesinde çalışana yöneltilen iddiayı, sorulan soruları ve çalışanın kendi ifadeleriyle verdiği cevapları yazıya geçiren, hazır bulunanların imzasıyla tamamlanan belgedir. Bu sayfadan indirebileceğiniz Word şablonu, soru-cevap düzenini, yazılı savunma teslimini ve imzadan kaçınma şerhini tek dosyada sunar.

Bu tutanak, savunma davet yazısından sonraki adımdır. Daveti henüz hazırlamadıysanız önce savunma istem yazısı örneği şablonumuzu kullanın; sürecin tamamı için savunma alma usulü rehberimize bakın.

Yazılı Savunma Tutanağı Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Savunma iki şekilde alınabilir: Çalışan savunmasını kendisi yazıp teslim eder ya da bir görüşmede sözlü olarak açıklar ve bu açıklama yazıya geçirilir. Her iki durumda da bir tutanağa ihtiyaç vardır:

• Sözlü savunmada: Çalışanın söyledikleri tutanağa yazılır, kendisine okunur ve imzalatılır. Tutanak yoksa sözlü savunmanın varlığı ispatlanamaz.
• Yazılı savunmanın görüşmede teslim edildiği durumda: Tutanak, savunmanın hangi tarihte, kaç sayfa olarak teslim alındığını ve görüşmede ek açıklama yapılıp yapılmadığını gösterir.
• Disiplin kurulu toplantılarında: Kurul, çalışanı dinlediğinde aynı tutanak kurul kararının eki olur. Kurul kararının yapısı için disiplin kurulu kararı örneği yazımıza bakabilirsiniz.

Tutanak; olay tutanağı veya disiplin tutanağıyla karıştırılmamalıdır. Disiplin tutanağı olayı tespit eder; savunma tutanağı ise çalışanın o olaya ilişkin açıklamasını kayda alır.

Şablonda Neler Var?

1. Tutanak bilgileri: Tarih, başlangıç ve bitiş saati, yer, dosya numarası, davet yazısının tarihi ve tebliğ tarihi. Davet ile görüşme arasındaki süre bu alanlardan görülür.

2. Hazır bulunanlar: Çalışan, görüşmeyi yürüten İK yetkilisi, tutanak yazıcısı, yönetici veya kurul üyesi ve talep edilmişse çalışan/sendika temsilcisi için ad, sıfat ve imza tablosu.

3–4. Çalışan bilgileri ve iddia: İddianın tarih, yer ve ilgili kuralla birlikte okunduğu ve dayanak belgelerin gösterildiği bölüm.

5. Usule ilişkin sorular: Davet yazısının alınıp alınmadığı, sürenin yeterli olup olmadığı, belgelerin incelenmek istenip istenmediği ve savunmanın sözlü mü yazılı mı verileceği.

6. Soru-cevap tablosu: Olayın anlatımı, iddiaya cevap, etkileyen koşullar, tanık ve belge talepleri ile ek hususlar için altı hazır soru ve iki boş satır; çalışanın iddiaya genel tutumu (kabul, kısmen kabul, ret).

7–9. Yazılı savunma teslimi, kapanış ve imzadan kaçınma şerhi: Okuma ve onay metni, çalışanın şerhi, üç imza ve gerekirse iki tanıklı kaçınma şerhi.

İkinci sayfa: Dokuz maddelik İK kontrol listesi ve yasal hatırlatma notu.

Bu Görüşmede İşveren Ne Yapmalı?

1. Görüşmeyi davetten sonra planlayın. Çalışana iddiayı öğrenmesi ve hazırlanması için makul bir süre tanıyın. Aynı gün "hemen anlat" şeklinde yapılan görüşmeler, savunma hakkının gerçekten tanınıp tanınmadığı tartışmasını doğurabilir.
2. Katılımcıları sınırlayın. Görüşmeyi yürüten, tutanak yazan ve gerekiyorsa bir yönetici yeterlidir. Kalabalık bir masa, çalışanı baskı altında hissettirir.
3. İddiayı ve sonucu açıkça söyleyin. Görüşmenin başında iddiayı okuyun, belgeleri gösterin ve savunmanın hangi kararlar öncesinde alındığını açıklayın.
4. Açık uçlu sorun. "Bunu yaptığınızı kabul ediyor musunuz?" yerine "O gün ne oldu, anlatır mısınız?" diye sorun. Yönlendirici sorular tutanağın güvenilirliğini zayıflatır.
5. Çalışanın sözlerini yazın. Mümkün olduğunca çalışanın kendi ifadelerini kullanın; özetleme yapıyorsanız bunu çalışana okuyup onaylatın.
6. Tanık ve belge taleplerini kaydedin. Çalışan bir tanık veya belge gösterdiyse not edin ve gerçekten inceleyin. İncelenmeyen bir savunma, alınmamış savunmaya yakın sonuç doğurabilir.
7. Okutun, imzalatın, kopya verin. Tutanağı çalışana okutun, eklemek istediği şerhi yazın ve imzalatın. İmzadan kaçınırsa iki tanıkla şerh düşün.
8. Kararı bekletmeyin. Savunma alındıktan sonra karar makul sürede verilmelidir. Haklı nedenle fesih değerlendiriliyorsa altı iş günlük hak düşürücü süreyi takvime işleyin; ayrıntılar için fesihte 6 iş günü kuralı yazımıza bakın.

Örnek Metin

Şablondaki kapanış bölümü ve imzadan kaçınma şerhi şöyledir:

İşbu tutanak, görüşme sonunda çalışana okunmuş / okuması için verilmiş; çalışan, açıklamalarının doğru yazıldığını beyan etmiştir. Tutanağın bir örneği talep halinde çalışana verilmiştir.

Çalışanın tutanağa eklemek istediği şerh: [________]

İmzadan kaçınma şerhi: Çalışan, tutanağın kendisine okunmasından sonra [gerekçe varsa yazınız] diyerek tutanağı imzalamaktan kaçınmıştır. Bu durum aşağıda imzası bulunanlar huzurunda [Tarih] saat [_:_]'da tespit edilmiştir.

Nasıl Doldurulur?

1. Görüşmeden önce 1, 3 ve 4. bölümleri doldurun; iddia özetini davet yazısıyla aynı ifadelerle yazın.
2. Görüşme başında hazır bulunanlar tablosunu doldurun ve iddiayı okuyun.
3. Usule ilişkin dört soruyu sorun ve cevapları işaretleyin. Ek süre talep edilirse görüşmeyi erteleyip erteleyemeyeceğinizi değerlendirin.
4. Soru-cevap tablosunu doldurun; ihtiyaç halinde boş satırlara ek soru yazın.
5. Yazılı savunma teslim edildiyse 7. bölümü işaretleyin ve metni eke alın.
6. Tutanağı okutun, şerhi yazın ve imzalatın; gerekirse kaçınma şerhini tanıklarla tamamlayın.
7. İkinci sayfadaki kontrol listesini işaretleyip tutanağı disiplin dosyasına koyun.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Kanun savunma için belirli bir süre öngörmez. Yargıtay'ın yerleşik uygulamasına göre önemli olan, çalışanın iddiayı öğrenmiş ve kendini ifade etme imkânı bulmuş olmasıdır. İç yönetmelik veya toplu iş sözleşmesi bir süre öngörüyorsa o süreye uyulması gerekir.

Sık Yapılan Hatalar

• İddiayı genel ifadelerle yazmak. "Kurallara aykırı davrandınız" demek yerine tarih, saat ve davranış belirtilmelidir.
• Tutanağı görüşmeden önce doldurmak. Cevapları önceden yazılmış gibi görünen bir tutanak, savunmanın şeklen alındığı izlenimi verir.
• Çalışanın sözlerini değiştirmek. Özetleme yapılacaksa çalışanın onayı alınmalı; aksi halde tutanağın ispat değeri zayıflar.
• İmzadan kaçınmayı kayda geçirmemek. Tanıklı şerh yoksa görüşmenin yapıldığı tartışmalı hale gelebilir.
• Savunmadaki iddiaları incelememek. Gösterilen tanık dinlenmeden verilen karar, savunmanın gerçekten değerlendirilmediği sonucunu doğurabilir.
• Kararı uzun süre bekletmek. Savunma sonrası gecikme, haklı fesihte hak düşürücü sürenin kaçmasına neden olabilir.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; disiplin yönetmeliğinize, varsa toplu iş sözleşmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; fesih kararı öncesinde uzman desteği alın. Fesih kararından önce kullanacağınız değerlendirme formu için fesih öncesi savunma alma formu yazımıza geçebilirsiniz. Disiplin süreçlerinizi baştan sona mevzuata uygun kurgulamak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir ya da bizimle iletişime geçin.