Yan Hak Tercih Beyan Formu: Yemek, Yol ve Esnek Yan Hak Şablonu

Yemek kartı mı yemekhane mi, servis mi toplu taşıma kartı mı? Çalışanların yan hak tercihleri yazılı alınmadığında bordro ekibi her ay aynı soruları yeniden sorar, yanlış kaleme yapılan ödemeler fark edildiğinde geriye dönük düzeltme gerekir. Yan hak tercih beyan formu, çalışanın yemek, ulaşım ve varsa esnek yan hak seçimlerini; bordroya işlenme dönemi ve vergi/SGK değerlendirmesiyle birlikte kayıt altına alır. Word şablonu ücretsizdir.

Yan hakların genel çerçevesi için yemek ve yol yardımı yazımıza, 2026 yılı tutarları için 2026 bordro parametreleri tablomuza bakabilirsiniz.

Yan Hak Tercih Beyan Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Yan hak tercih beyan formu, şirketin sunduğu seçenekler arasından çalışanın hangisini kullanmak istediğini yazılı olarak bildirdiği belgedir. Formun iki işlevi vardır: Bordroya doğru verinin girmesini sağlamak ve ileride "bana hiç sorulmadı" ya da "bunu ben seçmedim" itirazlarına karşı kayıt oluşturmak.

Formu şu anlarda kullanın:

• İşe girişte, ilk bordrodan önce,
• Yılda bir veya iki kez belirlediğiniz tercih yenileme dönemlerinde,
• Çalışanın adresi veya çalıştığı lokasyon değiştiğinde (servis güzergâhı etkilenir),
• Ofis, hibrit veya uzaktan çalışma modeli değiştiğinde (yemek ve yol desteği etkilenir),
• Şirket yan hak politikasını değiştirdiğinde.

Hibrit çalışmada yemek ve yol desteğinin hangi günler için verileceği ayrı bir soru işaretidir; bu konuyu hibrit çalışmada puantaj, yemek ve yol yazımızda ele aldık.

Şablonda Neler Var?

Çalışan bilgileri ve formun doldurulma nedeni: işe giriş, dönemsel yenileme, adres veya lokasyon değişikliği, çalışma modeli değişikliği.

A. Yemek tercihi: işyeri yemekhanesi, yemek kartı veya yemek ödeme aracı, nakit yemek bedeli ve yemek desteği kullanmama seçenekleri. Her seçeneğin yanında şirket politikasındaki koşulu yazacağınız bir sütun vardır. Yemekhane kullananlar için isteğe bağlı diyet/alerji alanı bulunur.

B. Ulaşım tercihi: personel servisi, toplu taşıma kartı, nakit yol bedeli ve ulaşım desteği kullanmama seçenekleri. Servis kullananlar için ilçe, sabah biniş ve akşam iniş durağı ile servis katkı payı kesintisine ilişkin onay kutusu.

C. Esnek yan hak tercihi: bütçe tutarı ve devretme kuralı; özel sağlık sigortası, bireysel emeklilik katkısı, eğitim desteği, spor üyeliği ve ek yemek bakiyesi gibi kalemler için aylık tutar ve seçim.

D. Çalışan beyanı: tercihlerin hangi dönemden itibaren bordroya yansıyacağı, değişikliklerin bildirim süresi ve yan hakların vergi/SGK etkisiyle net tutarın değişebileceği konusunda bilgilendirme.

İK / bordro bölümü: her kalem için bordro kodu, gelir vergisi ve SGK yönünden istisna, kısmen istisna veya tabi seçimi ve başlangıç dönemi; İK ile bordro sorumlusu veya mali müşavir imzası.

İki not kutusu: vergi ve SGK notu ile işyeri uygulaması ve sağlık verisi hatırlatması.

Nasıl Doldurulur?

1. Politika koşullarını önceden yazın. Formu çalışana vermeden önce her seçeneğin tutarını ve koşulunu (ör. "çalışılan gün başına") doldurun. Sunmadığınız seçeneği satırdan silin.
2. Çalışana tek seçim yaptırın. Yemek ve ulaşım için birer seçenek işaretlenmelidir. Esnek yan haklarda toplam tutarın bütçeyi aşmadığını kontrol edin.
3. Servis bilgilerini alın. Durak bilgileri servis firmasıyla güzergâh planlamasında kullanılır; yalnızca gerekli adres düzeyini (ilçe/semt) isteyin.
4. Katkı payı varsa onay alın. Servis katkı payının ücretten kesilmesi için çalışanın yazılı onayını alın.
5. Bordro değerlendirmesini yapın. Her kalemin gelir vergisi ve SGK karşısındaki durumunu mali müşavirinizle belirleyip İK bölümüne işaretleyin.
6. Başlangıç dönemini yazın. Tercihin hangi aydan itibaren uygulanacağını belirtin; ay ortası değişikliklerde kıst hesap kuralınızı politikada tanımlayın.
7. Bir nüsha verin, kaydı saklayın. Formu özlük dosyasına koyun; dönemsel yenilemede eski formu iptal edip yenisini ekleyin.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

5510 sayılı Kanun md. 80, 7577 sayılı Kanunla yapılan değişiklikle işyerinde yemek verilmeyen durumlarda çalışılan günlere ait günlük yemek bedelinin kanunda belirtilen tutara kadar olan kısmını prime esas kazanç dışında tutar; aynı maddeye göre ayni yardım yerine geçmek üzere yapılan nakdi ödemeler prime tabidir. Değişikliğin yürürlük tarihini ve SGK'nın uygulama genelgesini mali müşavirinizle kontrol edin. Gelir vergisi tutarları yalnızca 2026 yılı için geçerlidir; ayrıntı için yemek yardımı vergi istisnası 2026 ve personel servisi vergi ve SGK durumu yazılarımıza bakabilirsiniz.

Hukuki açıdan en önemli nokta işyeri uygulamasıdır. Uzun süre düzenli ve koşulsuz verilen bir yan hak, iş sözleşmesinin parçası haline gelebilir. Bu durumda yan hakkın kaldırılması veya azaltılması, İş Kanunu md. 22 uyarınca çalışma koşullarında esaslı değişiklik sayılabilir ve çalışanın yazılı onayını gerektirebilir. Yan hak politikanızda koşulları ve değişiklik dönemlerini açıkça yazmanız bu riski azaltır; konu işyeri uygulaması ve yan hakların geri alınması yazımızda ayrıntılı ele alınıyor.

Sık Yapılan Hatalar

• Vergi istisnasını SGK istisnası sanmak: İki alan ayrı kurallara tabidir; bordro programında ayrı parametre olarak tanımlanmalıdır.
• Nakit ödemeyi istisna kabul etmek: Ayni yardım yerine yapılan nakdi ödemeler genel kural olarak prime tabidir.
• Tercihi sözlü almak: Yazılı beyan yoksa yanlış ödeme halinde düzeltme ve geri alma tartışmalı hale gelir.
• Katkı payını onaysız kesmek: Ücretten yapılacak kesintiler için çalışanın yazılı onayı gerekir.
• Hibrit çalışanları ofis çalışanı gibi bordrolamak: Ofise gelinmeyen günlerde yemek ve yol desteğinin durumu politikada netleşmelidir.
• Diyet bilgisini zorunlu istemek: Alerji ve diyet bilgisi sağlık verisi niteliği taşıyabilir; yalnızca isteğe bağlı alın.

Şablonu İndirin

Esnek yan hak modelini kurmayı düşünüyorsanız esnek yan haklar sistemi yazımız, bütçe ve seçim dönemleri için pratik bir başlangıç sunar. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirket politikanıza ve güncel vergi/SGK mevzuatına göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki veya mali danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

Yan hak politikanızı, iş sözleşmelerinizi ve bordro uygulamanızı birbiriyle uyumlu hale getirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilirsiniz.