Yabancı Personel İşe Alım Kontrol Listesi: Çalışma İzni Adımları

Yabancı uyruklu bir adayı işe almak, Türk vatandaşı bir çalışanın işe alımından çok daha fazla adım içerir: izin başvurusu, ön koşullar, süre sınırları, bildirimler. Bu adımlardan birinin atlanması, izinsiz çalıştırma anlamına gelebilir. Yabancı personel işe alım kontrol listesi, adaya teklif vermeden önceki ön değerlendirmeden çalışma izni dosyasına, işe başlatmadan süre takibine kadar tüm adımları sırayla izlemenizi sağlayan bir İK şablonudur.

Başvurunun e-Devlet üzerinden nasıl yapılacağını ve sürecin ayrıntılarını yabancı çalışma izni başvurusu adım adım yazımızda anlattık. Bu yazı, kontrol listesinin kullanımına odaklanır.

Yabancı Personel İşe Alım Kontrol Listesi Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Kontrol listesi, yabancı bir adayla görüşmeler olumlu ilerlediği anda açılır ve çalışan işe başlayıp ilk bildirimler tamamlanana kadar dosyada kalır. Her aday için ayrı bir liste tutulur. Özellikle şu durumlarda kritik önem taşır:

• Şirketin ilk kez yabancı personel istihdam etmesi,
• Adayın yurt dışında olması ve başvurunun konsolosluk üzerinden yapılması,
• Adayın Türkiye'de başka bir statüyle (öğrenci, ikamet izni, geçici koruma) bulunması,
• İşe alımın birden fazla birimin (İK, bordro, hukuk, yönetici) işbirliğini gerektirmesi.

Listenin temel mantığı şudur: Çalışma izni alınmadan işe başlatma olmaz. 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu, kapsamındaki yabancıların çalışma izni olmaksızın çalışmalarını veya çalıştırılmalarını açıkça yasaklar. Bu yasağın işverene maliyetini izinsiz yabancı çalıştırmanın riskleri yazımızda bulabilirsiniz.

Şablonda Neler Var?

1. Aday ve pozisyon bilgileri: Pasaporttaki ad soyad, uyruk, pasaport no ve geçerlilik bitişi, varsa yabancı kimlik no, Türkiye'deki statü, pozisyon, planlanan başlama tarihi, önerilen ücret ve çalışma düzeni.

2. Ön değerlendirme (teklif vermeden önce): Muafiyet veya süresiz izin durumu, pozisyonun Türk vatandaşlarına ayrılmış bir meslek olup olmadığı, ön izin gerekip gerekmediği (sağlık, eğitim, yükseköğretim), işyerinin güncel değerlendirme kriterlerini karşılaması, ücret düzeyi, yabancı istihdam gerekçesi, pasaport süresi ve işverenin borç durumu.

3. Çalışma izni başvuru dosyası: Başvuru yeri (yurt içi, yurt dışı, yetkili aracı kurum), adaydan ve işverenden istenen belgelerin teslim tablosu, başvuru ve karar tarihleri, eksik belge süresi ve itiraz hakkı.

4. İzin sonrası ve işe başlatma: İzin belgesinin takibe alınması, yurt dışından gelenlerin altı ay içinde Türkiye'ye girişi, SGK işe giriş bildirgesi, 15 günlük Bakanlık bildirimi, sosyal güvenlik sözleşmesi kontrolü, vergi ve banka işlemleri, özlük dosyası, İSG eğitimi ve aydınlatma metni.

5. Süre takibi ve çıkış: İzin bitişi, uzatma başvurusu tarihi, pasaport bitişi ve çalışma sona erdiğinde yapılacak bildirim.

6. Onay: Hazırlayan İK, birim yöneticisi ve onaylayan yetkili imzaları; ardından yasal hatırlatma kutusu.

Nasıl Doldurulur?

1. Teklif öncesi ön değerlendirmeyi tamamlayın. İkinci bölümdeki sorulardan birine "kontrol gerekli" yanıtı varsa adaya kesin teklif vermeden önce bu konuyu netleştirin. Değerlendirme kriterleri ve ücret beklentileri değişebildiği için yabancı personel çalıştırma şartları yazımızdaki çerçeveyi güncel Bakanlık duyurularıyla birlikte okuyun.
2. Muafiyet olasılığını eleyin. Aday çalışma izni muafiyeti kapsamındaysa süreç farklı ilerler; çalışma izni muafiyeti koşullarına bakın.
3. Belge dosyasını hazırlayın. Tablodaki belgeleri tek tek işaretleyin. Belge listeleri değişebildiğinden son satıra güncel listenin kontrol tarihini yazın.
4. Başvuru tarihlerini kaydedin. Eksik belge bildirimi gelirse kanuni erteleme süresi en çok 30 gündür; bu süre içinde tamamlanmayan başvuru reddedilir.
5. İzin gelmeden işe başlatmayın. İşe başlama tarihi izin başlangıç tarihinden önce olamaz. SGK işe giriş bildirgesini sigortalılık başlamadan önce verin.
6. Başlamayı Bakanlığa bildirin. Çalışmanın başladığını 15 gün içinde bildirin ve tarihi listeye yazın.
7. Süre takibine aktarın. İzin ve pasaport bitiş tarihlerini çalışma izni süre takip tablosu dosyasına girin; uzatma penceresi otomatik izlenir.

Temsilî bir örnek: Yurt dışında yaşayan bir yazılım geliştiricisi için konsolosluk üzerinden başvuru yapılıyor ve izin onaylanıyor. Aday, izin başlangıcından itibaren altı ay içinde Türkiye'ye gelmezse izin iptal edilir. Kontrol listesinin dördüncü bölümündeki bu satır, giriş tarihinin takip edilmesini hatırlatır.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Yabancı çalışanın sigorta kaydı, sosyal güvenlik sözleşmesi olan ülkelerin vatandaşlarına uygulanan istisnalar ve prim hesabı için yabancı çalışan SGK kaydı ve primleri yazımıza bakabilirsiniz.

Kişisel veriler açısından pasaport, kimlik ve diploma kopyaları yalnızca yetkili İK personelinin erişebileceği bir dosyada tutulmalı; aydınlatma metni çalışanın anlayacağı bir dilde verilmelidir.

Sık Yapılan Hatalar

• "İzin yolda" diye işe başlatmak: Başvurunun yapılmış olması çalışma hakkı vermez; izin onaylanmadan çalıştırma izinsiz çalıştırmadır.
• İkamet iznini çalışma izni sanmak: Ayrıca tanınmış özel statüler dışında, ikamet izni tek başına çalışma hakkı vermez.
• Pasaport süresini kontrol etmemek: Pasaportu yakında bitecek adaya izin, beklenenden kısa verilebilir.
• 15 günlük bildirimi unutmak: Başlama ve ayrılış bildirimlerinin Bakanlığa yapılmaması.
• Uzatma için son haftayı beklemek: Süre dolduktan sonra yapılan uzatma başvurusu reddedilir.
• Ücreti sözleşmeden farklı ödemek: Başvuruda beyan edilen ücretle bordrodaki ücretin tutarsız olması.

Şablonu İndirin

Belge listeleri ve değerlendirme kriterleri yönetmelik ve Bakanlık duyurularıyla güncellenebildiği için her başvurudan önce resmî kaynaktan kontrol edin ve şablonu buna göre uyarlayın. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

Yabancı aday arayışından izin sürecine kadar işe alımı uçtan uca yönetmek için işe alım danışmanlığı hizmetimizi inceleyebilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.