Vardiya Çizelgesi: Ücretsiz Excel Şablonu ve 3'lü Vardiya Örneği

Üretim, lojistik, perakende, sağlık ve güvenlik gibi sektörlerde iş, vardiya planıyla döner. Planı hazırlayan kişi her hafta aynı soruları yanıtlamak zorundadır: Kimse 45 saati aşıyor mu, herkesin hafta tatili var mı, gece postasında kim kaç gün kaldı, posta değişiminde yeterli dinlenme bırakıldı mı? Vardiya çizelgesi bu kontrolleri formüllere devrederek planlamayı hızlandırır ve hata riskini azaltır.

İK Partner'ın ücretsiz Excel şablonu; vardiya kodlarını saatleriyle tanımlamanızı, haftalık ve aylık plan yapmanızı ve mevzuattaki temel sınırları otomatik kontrol etmenizi sağlar. Ayrıca üç ekipli, üç postalı bir rotasyon örneği içerir.

Şablonda Neler Var?

• Vardiya Kodları: Her vardiyanın kodu, adı, başlangıç ve bitiş saati, ara dinlenme süresi ve gece vardiyası olup olmadığı. Net çalışma süresi gece yarısını geçen vardiyalarda da doğru hesaplanır. Kontrol sütunu; gece vardiyasının 7,5 saati, herhangi bir vardiyanın günlük 11 saati aşmasını ve ara dinlenmenin yasal asgarinin altında kalmasını uyarır.
• Haftalık Vardiya: Pazartesiden pazara açılır listeli kod hücreleri; haftalık net saat, 45 saati aşan süre, gece vardiyası sayısı, hafta tatili sayısı ve durum (Uygun / 45 saat aşıldı / Hafta tatili yok).
• Aylık Vardiya: Ayın 31 günü için aynı kodlarla plan; toplam net saat, gece vardiyası, hafta tatili, izin/rapor günleri ve haftalık ortalama süre.
• 3 Vardiya Rotasyon: Sabah (08.00–16.00), akşam (16.00–24.00) ve gece (00.00–08.00) postaları arasında haftalık ileri yönlü dönen üç ekip örneği ve posta değişimi notları.
• Özet: 45 saat, 7,5 saat ve 11 saat parametreleri; planlanan çalışan, toplam saat, 45 saati aşan çalışan, hafta tatili eksik çalışan ve uyarı veren vardiya tanımı sayıları.

Haftada altı gün 7,5 saatlik postada çalışan bir ekip tam olarak 45 saate ulaşır; bu yüzden üç vardiyalı düzenlerde ek vardiya planlamak doğrudan fazla çalışma anlamına gelir.

Nasıl Kullanılır?

1. Vardiya Kodları sayfasında işyerinizdeki vardiyaları saatleri ve ara dinlenmeleriyle tanımlayın; Kontrol sütununda uyarı kalmadığından emin olun.
2. Gece dönemine giren vardiyaların "gece vardiyası" sayılıp sayılmayacağını işletme uygulamanıza ve hukuk danışmanınızın görüşüne göre belirleyin.
3. Haftalık Vardiya sayfasında her çalışanın günlerine kod seçin; Durum sütunundaki uyarıları giderin.
4. Ay boyunca planlama yapacaksanız Aylık Vardiya sayfasını kullanın ve haftalık ortalamayı izleyin.
5. Rotasyonu kurarken 3 Vardiya Rotasyon sayfasını örnek alın; gece postasından sonra gündüz postasına geçişi planlayın.
6. Çizelgeyi çalışanlara önceden duyurun; takas ve değişiklikleri yönetici onayıyla kayda geçirin.

Postaların nasıl döndürüleceğini ve dinlenme süresi hesabını vardiyalı işlerde posta değişimi yazımızda ayrıntılı anlattık.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

• Haftalık süre: En çok 45 saattir. Denkleştirme uygulanıyorsa günlük çalışma 11 saati aşamaz ve denkleştirme süresi 2 aydır (toplu iş sözleşmesiyle 4 aya kadar).
• Gece çalışması: Gece dönemi 20.00–06.00 arasıdır ve gece çalışması 7,5 saati geçemez (bazı sektörel istisnalar yönetmelikte düzenlenmiştir).
• Ara dinlenme: 4 saate kadar çalışmada 15 dakika, 4–7,5 saat arasında 30 dakika, 7,5 saatten fazla çalışmada 1 saat.
• Hafta tatili: 7 günlük zaman dilimi içinde kesintisiz en az 24 saat dinlenme verilmelidir.
• Posta değişimi: Gece postasında en çok bir çalışma haftası çalışılır, izleyen hafta gündüz postasına geçilir; posta değişiminde kesintisiz en az 11 saat dinlenme sağlanır.
• 2026 yılı için çalışma sürelerine, ara dinlenmeye ve gece çalışmasına ilişkin aykırılıklarda idari para cezası 26.620 TL'dir.

Sık Yapılan Hatalar

• Brüt vardiya süresini çalışma süresi saymak: Ara dinlenme çalışma süresinden düşülür; şablon net süreyi esas alır.
• Akşamdan sabaha geçiş: Akşam postasını bitiren çalışanı ertesi sabah postasına yazmak 11 saatlik dinlenmeyi ihlal eder.
• Hafta tatilini takasla kaybetmek: Vardiya takaslarında HT gününün kaybolup kaybolmadığını kontrol edin.
• 7/24 düzeni üç ekiple kurmak: Haftanın her günü çalışan işyerlerinde hafta tatilini sağlamak için genellikle dördüncü bir ekip veya yedek ekip gerekir.
• Planı fiilî çalışmayla karşılaştırmamak: Plan değil, gerçekleşen saatler ücretlendirilir; puantajla eşleştirin.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenizin çalışma düzenine, toplu iş sözleşmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran durumlarda hukuk danışmanınıza başvurun.

Vardiya düzeninizin mevzuata uygunluğunu değerlendirmek ve rotasyonunuzu yeniden kurmak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında destek veriyoruz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.