Ücretsiz izin talepleri çoğu zaman sözlü konuşulup bir e-postayla onaylanır; sorun, izin dönüşünde ya da SGK denetiminde "bu izin kimin isteğiyle verildi, koşulları neydi?" sorusu sorulduğunda ortaya çıkar. Ücretsiz izin talebi değerlendirme yazısı, işverenin çalışanın talebini kabul, kısmi kabul veya ret olarak gerekçeli biçimde cevapladığı; izin süresi, dönüş tarihi, SGK bildirimi, genel sağlık sigortası ve yan haklar gibi koşulları tek sayfada netleştirdiği yazıdır. Şablon ayrıca, çalışanın "ücretsiz izne zorlandım" itirazına verilecek cevabı da içerir.
Çalışanın dolduracağı dilekçe için ücretsiz izin dilekçesi örneği yazımıza, hukuki çerçeve için ücretsiz izin nedir rehberimize bakabilirsiniz. Bu yazı, dilekçe geldikten sonra işverenin vereceği karara odaklanır.
Ücretsiz İzin Talebi Değerlendirme Yazısı (Word) İndirÜcretsiz İzin Talebi Değerlendirme Yazısı Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
İş Kanunu'nda genel bir ücretsiz izin hakkı yoktur. md. 74'teki doğum sonrası altı aya kadar ücretsiz izin ve md. 56'daki dört güne kadar yol izni gibi özel haller dışında, ücretsiz izin tarafların anlaşmasına dayanır. Bu da işverene bir takdir yetkisi ve buna bağlı olarak gerekçe sorumluluğu yükler. Değerlendirme yazısı şu durumlarda kullanılır:
- Çalışan eğitim, aile bireyinin bakımı, uzun seyahat veya kişisel nedenlerle ücretsiz izin talep etmiştir.
- Talep edilen dönem iş planıyla çakışmaktadır ve farklı tarih önerilecektir.
- Talep reddedilecektir ve gerekçesinin yazılı kalması istenmektedir.
- İşveren, iş hacmi düşüşü nedeniyle çalışanlara ücretsiz izin önermiş; bir çalışan bunun rızası dışında uygulandığını ileri sürmüştür.
Son durum özellikle risklidir. Çalışanın onayı olmadan uygulanan ücretsiz izin, çalışma koşullarında esaslı değişiklik niteliğindedir ve ücret alacağı ile haklı fesih taleplerine yol açabilir. Ayrıntılar için ücretsiz izin ve çalışan onayı yazımıza bakabilirsiniz.
Şablonda Neler Var?
Bölüm 1 – Ücretsiz izin talebine cevap:
- Sayı, tarih, konu ve çalışanın bilgileri; talebin gerekçesi, tarihleri ve süresi,
- Üç seçenek: kabul, kısmi kabul / farklı tarih ve ret (yıllık izinle karşılama veya ileri tarihte yeniden değerlendirme önerisiyle),
- Dokuz satırlık izin koşulları tablosu: başlangıç ve bitiş, dönüş tarihi ve saati, ücret, SGK eksik gün bildirimi, genel sağlık sigortası, yan haklar, yıllık izin ve kıdem hesabı, erken dönüş ve uzatma, dönüşte görev,
- Çalışan, birim yöneticisi ve İK imzaları.
Bölüm 2 – Ücretsiz izne zorlama iddiasına cevap: İznin çalışanın talebine dayandığı, uygulamanın sona erdirilip ücretin ödendiği veya önerinin onaya bağlı olduğu ve alternatiflerin konuşulacağı seçenekleri.
İK kontrol listesi: Kanuni ücretsiz izin halleri tablosu, on maddelik süreç listesi ve yasal hatırlatma.
Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?
- Talebi yazılı alın. Gerekçe, başlangıç ve bitiş tarihi çalışanın kendi el yazısıyla veya imzasıyla dilekçede yer almalıdır. Bu belge, SGK'ya bildirilecek eksik günlerin dayanağıdır.
- Kanuni hal olup olmadığını kontrol edin. Doğum sonrası ücretsiz izin veya yol izni gibi kanuni hallerde talebi reddetme imkânınız yoktur. Doğum sonrası izin için doğum sonrası ücretsiz izin dilekçesi şablonunu kullanın.
- İş planıyla birlikte değerlendirin. Birim yöneticisinin görüşünü alın; ekip kapasitesi, dönem yoğunluğu ve vekâlet imkânını not edin.
- Eşit davranın. Benzer gerekçeli taleplere benzer kararlar verin. Bir çalışana onaylanan izin, aynı dönemde diğerine gerekçesiz reddedilirse ayrımcılık iddiası gündeme gelebilir.
- Kısmi kabulü değerlendirin. Farklı tarih veya daha kısa süre önermek çoğu zaman her iki tarafın ihtiyacını karşılar.
- Koşulları eksiksiz yazın. Özellikle genel sağlık sigortası ve yan hakların durumu açık olmalıdır. Bir takvim yılında toplam bir ayı aşmayan ve işverence belgelendirilen ücretsiz izinlerde genel sağlık sigortalılığı devam eder; daha uzun izinlerde çalışanı yazılı olarak bilgilendirin.
- Bordro ve SGK işlemlerini yapın. İzin ayının ücretini kıst hesaplayın ve izin günlerini "ücretsiz izin" nedeniyle eksik gün olarak bildirin. Bildirim ayrıntıları için eksik gün bildirimi nedenleri yazımıza bakabilirsiniz.
- Zorlama iddiasında hızlı davranın. İzin gerçekten çalışanın talebine dayanıyorsa dilekçeyi ekleyerek cevap verin. Onay alınmadan uygulandıysa uygulamayı sona erdirip ücreti ödeyin ve SGK bildirimini düzeltin; savunmaya çalışmak riski büyütür.
Örnek Metin
Şablondaki ret seçeneği:
Ücretsiz izin, kanunda doğrudan düzenlenen haller dışında işverenin takdirine bağlıdır. Talebiniz [Gerekçe] nedeniyle bu dönemde karşılanamamaktadır. Talebinizi yıllık ücretli izin bakiyeniz ile karşılamak veya [Tarih] sonrasında yeniden değerlendirmek mümkündür.
Zorlama iddiasına cevap – uygulamanın sona erdirilmesi:
Ücretsiz izin uygulaması, İş Kanunu md. 22 uyarınca yazılı onayınız alınmadan yapılmış olup [Tarih] tarihi itibarıyla sona erdirilmiştir. Bu dönemde ödenmeyen [Tutar] TL ücretiniz [Tarih] tarihinde banka hesabınıza yatırılacak, SGK bildirimleriniz ek bildirge ile düzeltilecektir.
Nasıl Doldurulur?
- Bölüm 1'de talebin gerekçesini ve tarihlerini dilekçeden aynen aktarın.
- Tek bir sonuç seçeneği bırakın. Kısmi kabulde yeni tarihleri, retde gerekçeyi ve alternatifi yazın.
- İzin koşulları tablosunu doldurun. Yan haklar satırında şirket uygulamanızı netleştirin.
- İmzaları alın. Çalışanın imzası, koşulları kabul ettiğini gösterir.
- Bölüm 2'yi yalnızca itiraz geldiğinde kullanın. İtirazın tarihini ve yolunu yazın, uygun seçeneği bırakın.
- Kontrol listesini tamamlayın ve dilekçe ile yazıyı ilgili ayın eksik gün klasörüne ve özlük dosyasına koyun.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Düzenleme | Özet |
|---|---|---|
| Genel ücretsiz izin | Tarafların anlaşması | Kanunda genel bir hak yok; işveren takdiri ve çalışanın talebi |
| Doğum sonrası ücretsiz izin | İş Kanunu md. 74 | İstek halinde altı aya kadar; yıllık izin hesabında dikkate alınmaz |
| Yol izni | md. 56 | Yıllık iznini başka yerde geçirecek işçiye istem ve belge halinde toplam dört güne kadar |
| Onaysız ücretsiz izin | md. 22 | Esaslı değişiklik; altı işgünü içinde yazılı kabul edilmezse işçiyi bağlamaz |
| Haklı fesih | md. 24/II | Ücretin ödenmemesi veya çalışma şartlarının uygulanmaması haklı fesih nedeni olabilir |
| Genel sağlık sigortası | 5510 sayılı Kanun md. 67 | Takvim yılında toplam bir ayı aşmayan, belgelendirilen ücretsiz izinlerde devam eder |
| Eksik gün bildirimi | 5510 sayılı Kanun md. 86 | Eksik gün nedeni ve sayısı beyan edilir, belgeler saklanır |
İş hacmi düşüşü gibi işveren kaynaklı nedenlerde ücretsiz izin yerine, şartları varsa kısa çalışma gibi yasal araçlar değerlendirilmelidir. Onay alınacaksa çalışanın yazılı ve özgür iradesiyle verilmesi şarttır; esaslı değişiklik kurallarının ayrıntısı için çalışma koşullarında esaslı değişiklik yazımıza bakabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Ücretsiz izni sözlü onaylayıp yazılı dilekçe almamak; eksik gün denetimde kabul görmeyebilir.
- Dönüş tarihini yazmamak ve izin sonrası belirsizlik yaratmak.
- Genel sağlık sigortası ve özel sağlık sigortası durumunu çalışana açıklamamak.
- Kanuni ücretsiz izin taleplerini "iş yoğunluğu" gerekçesiyle reddetmek.
- İş hacmi düştüğünde çalışanlara matbu "talep dilekçesi" imzalatarak işveren kaynaklı izni çalışan talebi gibi göstermek.
- Zorlama itirazına rağmen uygulamayı sürdürmek ve ücret farkını ödememek.
Şablonu İndirin
Ücretsiz İzin Talebi Değerlendirme Yazısı (Word) İndirŞablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirket izin politikanıza ve yan hak uygulamalarınıza göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; özellikle zorlama iddiası gibi uyuşmazlık riski taşıyan durumlarda somut durumunuz için uzman desteği alın.
İzin politikanızı, ücretsiz izin onay sürecinizi ve SGK eksik gün belgelerinizi denetime hazır hale getirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir veya bizimle iletişime geçin.
