Ramak Kala Bildirim Formu: Ücretsiz Word Şablonu ve Kullanımı

Forkliftin bir çalışanın yanından sıyırarak geçmesi, raftan düşen kolinin kimseye çarpmaması, kaygan zeminde son anda tutunmak... Hiç kimse yaralanmadığı için çoğu zaman unutulup giden bu olaylar, aslında bir sonraki iş kazasının habercisidir. Ramak kala bildirim formu, bu uyarıları kayda geçirip önleyici faaliyete dönüştürmenin en basit aracıdır.

Hazırladığımız Word şablonu; çalışanın olayı kolayca bildirebileceği sade bir ön bölüm, İSG uzmanının değerlendirme bölümü ve düzeltici faaliyet takibini tek dosyada birleştirir. Şablon, İSG uzmanları, İK ekipleri ve sahada çalışan ekip liderleri için tasarlandı.

Şablonda Neler Var?

Form, bildirimi kolaylaştırmak ve takibi garanti altına almak için iki ana bölüme ayrıldı:

Çalışanın dolduracağı bölüm

• Güven notu: Bildirimin suçlama aracı olmadığını ve isimsiz bildirim yapılabileceğini açıklayan kısa metin.
• Bildirimi yapan (isteğe bağlı): ad soyad, birim, görev ve iletişim; ayrıca "kimliğimin gizli tutulmasını istiyorum" kutusu.
• Olay bilgileri: tarih, saat, yer ve vardiya.
• Olay türü: düşme ve kayma, yüksekten cisim düşmesi, makine kaynaklı, elektrik, yangın, kimyasal, araç trafiği ve diğer seçenekleri.
• Ne oldu? Olayın serbest metinle anlatımı ve "sonuçlansaydı ne olabilirdi?" seçenekleri.
• İlk müdahale: olay anında alınan geçici önlem.

İSG uzmanının dolduracağı bölüm

• Değerlendirme: tekrarlama olasılığı, olası sonucun ciddiyeti ve temel nedenler.
• Risk değerlendirmesi bağlantısı: tehlikenin mevcut risk değerlendirmesinde yer alıp almadığı.
• Düzeltici ve önleyici faaliyet tablosu: faaliyet, sorumlu, termin ve durum.
• Geri bildirim ve kapanış: bildirim sahibine dönüş tarihi, etkinlik kontrolü ve kapanış tarihi.
• İmza alanları: bildirimi alan, birim yöneticisi ve İSG uzmanı.

Nasıl Kullanılır?

1. Şablonu indirip form numarasını düzenleyin; boş formları vardiya odaları, dinlenme alanları ve üretim hatlarının yakınına koyun. İsterseniz aynı alanlarla dijital bir form da oluşturabilirsiniz.
2. Çalışanlara formun amacını kısa bir toplantıyla anlatın; isimsiz bildirim imkânını ve olumsuz işlem yapılmayacağını açıkça vurgulayın.
3. Çalışan, olayı fark ettiği gün formun ilk bölümünü doldurup kutuya bırakır veya ekip liderine teslim eder.
4. İSG uzmanı formu değerlendirir, temel nedeni belirler ve risk değerlendirmesiyle karşılaştırır.
5. Düzeltici faaliyetler sorumlu ve terminle tabloya yazılır; tamamlandıklarında etkinlikleri kontrol edilir.
6. Bildirim sahibine ne yapıldığı anlatılır ve kayıt kapatılır. Kayıtlar periyodik olarak İSG kurulunda değerlendirilir.

Ramak kala kavramının ayrıntıları ve raporlama sürecinin kurgusu için ramak kala olayı raporlama rehberimizi okuyabilirsiniz.

Dikkat Edilecekler

Ramak kala kayıtları, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun öngördüğü önleme yaklaşımının en somut göstergelerinden biridir. Kaza olmadan önce tehlikeyi görmek, risk değerlendirmesinin güncel tutulmasına doğrudan katkı sağlar.

Tekrar eden olaylarda yüzeysel önlemlerle yetinmeyin; iş kazası kök neden analizi yöntemleri ramak kala olaylarında da aynı şekilde uygulanabilir.

Şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenizin yapısına ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğurabilecek konularda bir hukuk danışmanına başvurun.

Bildirim Kültürünü Güçlendirmek İçin İpuçları

Bir formun başarısı, doldurulan form sayısıyla değil, bildirimlerden sonra sahada neyin değiştiğiyle ölçülür. Aşağıdaki uygulamalar, çalışanların formu gerçekten kullanmasını kolaylaştırır:

• Yöneticilerin kendi gözlemledikleri ramak kala olaylarını da bildirmesi, sisteme güven verir.
• Ay sonunda yapılan kısa bir duyuruyla bildirilen olaylar ve alınan önlemler paylaşılabilir; kişi isimleri yerine yapılan iyileştirmeler öne çıkarılır.
• Bildirim kutusunun yanına doldurulmuş örnek bir form asmak, ilk kez bildirim yapacak çalışanın tereddüdünü azaltır.
• Vardiya başlangıç toplantılarında son bildirimlerden birine birkaç dakika ayırmak, konuyu gündemde tutar.

Sık Yapılan Hatalar

• Bildirimi cezalandırmak: Bildirim yapan çalışan sorgulanır veya suçlanırsa, sistem birkaç hafta içinde sessizleşir.
• Geri bildirim vermemek: Ne yapıldığını öğrenemeyen çalışan, bir sonraki olayı bildirmez.
• Formu karmaşıklaştırmak: Çalışan bölümü kısa tutulmalı; teknik değerlendirme İSG uzmanına bırakılmalıdır.
• Kayıtları istatistik olarak bırakmak: Sayılar raporlanır ama önlem alınmazsa form amacına ulaşmaz.
• Yaralanmalı olayı ramak kala diye kaydetmek: Yaralanma varsa olay iş kazasıdır; yasal bildirim süreci başlatılmalıdır.

Şablonu İndirin

İSG kayıt sisteminizi, bildirim kültürünüzü ve mevzuat uyumunuzu birlikte gözden geçirmek isterseniz, İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu danışmanlığı ekibiyle ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.