İşten Çıkış Kontrol Listesi (Offboarding): Ücretsiz Word Şablonu

Bir çalışanın ayrılışı tek bir günde bitmez; bildirimle başlar, devir teslim, zimmet iadesi, son ödemeler ve resmî bildirimlerle devam eder, kişisel verilerin saklanmasıyla kapanır. Bu adımlardan biri atlandığında sonuç, kapatılmamış bir sistem erişimi, yanlış çıkış kodu ya da eksik ödenmiş bir izin ücreti olabilir. İşten çıkış kontrol listesi, offboarding sürecini aşama aşama, sorumlu ve tarih bazında izlemeniz için hazırlanmış bir İK çalışma formudur. Bu sayfadan indirebileceğiniz Word şablonu, ayrılış türünden bağımsız olarak tüm adımları tek dosyada toplar.

Çalışanın birimlerden "ilişiği yoktur" onayı aldığı formu arıyorsanız ilişik kesme formu örneği yazımıza bakın. Bu liste ise İK'nın sürecin tamamını yönettiği üst belgedir.

İşten Çıkış Kontrol Listesi Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Offboarding, çalışanın şirketten ayrılış sürecinin planlı biçimde yönetilmesidir. İlişik kesme formu daha çok çalışanın elinde dolaşan ve birim onaylarını toplayan bir belgedir; kontrol listesi ise İK'nın masasında durur ve şu sorulara cevap verir:

• Ayrılış türü ne ve bu tür hangi hakları doğuruyor?
• Bildirim süresi kullandırılacak mı, peşin mi ödenecek?
• Hangi iş kime devredilecek, hangi erişim ne zaman kapanacak?
• Hangi ödemeler, hangi tarihte yapılacak?
• SGK bildirimi, çalışma belgesi ve diğer belgeler hazır mı?
• Kişisel veriler nasıl saklanacak, ne zaman imha edilecek?

Listeyi her ayrılışta, ayrılış bildiriminin alındığı gün açmak en doğrusudur. Böylece son güne sıkışan işler önceden dağıtılır.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışan ve ayrılış bilgileri: Bildirim tarihi, son çalışma günü ve süreç sorumlusu; on seçenekli ayrılış türü listesi (istifa, geçerli/haklı fesih, ikale, emeklilik, askerlik/evlilik, belirli süre sonu, deneme süresi, vefat) ve bildirim süresinin nasıl uygulanacağı.

2. Ayrılış kararı ve bildirim aşaması: Yazılı istifa veya fesih bildirimi, gerektiğinde savunma, haklı fesih süre kontrolü, yeni iş arama izni planı, duyuru ve kilit çalışanlar için erişim kısıtlama planı.

3. Son çalışma gününe kadar: Devir teslim, izin bakiyesi mutabakatı, avans ve masraf kapanışı, çıkış görüşmesi ve gizlilik yükümlülüklerinin hatırlatılması.

4. Zimmet ve erişimler: Bilgisayar, telefon, araç, kart, kurumsal kredi kartı, KKD ile e-posta, ERP/CRM/VPN, sosyal medya yetkileri ve PDKS için on satırlık iade/kapatma tablosu.

5. Ödemeler: Kıst ücret, diğer alacaklar, kullanılmamış izin ücreti, ihbar, kıdem ve çalışanın rızasıyla mahsup edilecek borç için hak/tutar/tarih tablosu.

6. Resmî bildirimler ve belgeler: SGK işten ayrılış bildirgesi, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi, çalışma belgesi, ücret hesap pusulası, referans yazısı, yabancı çalışan bildirimi ve ibraname kontrolü.

7. Kişisel veriler ve kapanış: Özlük dosyası saklama-imha planı, rehber ve yetki listelerinden çıkarma, cihazlardaki verilerin ayrılması, çıkış görüşmesi raporu ve pozisyon kararı; üç imza.

Nasıl Doldurulur?

1. Bildirim günü listeyi açın. Çalışan bilgilerini ve ayrılış türünü işaretleyin. Ayrılış türü, ödemeler bölümünde hangi satırların "evet" olacağını belirler.
2. Bildirim süresine karar verin. Çalıştırarak mı kullandıracağınızı, peşin mi ödeyeceğinizi belirleyin. İki seçeneğin artı ve eksileri için ihbar önelini kullandırmak mı, peşin ödemek mi yazımıza bakın.
3. Sorumluları yazın. Her satırdaki "Sorumlu" sütunu şablonda önerilmiştir; kendi organizasyonunuza göre değiştirin ve hedef tarihleri girin.
4. Devir teslimi erken başlatın. Yöneticiyle birlikte devredilecek işleri listeleyin; son haftaya bırakılan devirler genellikle eksik kalır.
5. Son gün zimmet ve erişimleri kapatın. İade alınan her kalemi teslim alan kişinin adıyla yazın. Kurumsal e-postanın ne kadar süre yönlendirileceğini ve kutunun saklama süresini not edin.
6. Ödemeleri hesaplayın. Tutarları fesih tarihindeki güncel parametrelerle hesaplayın ve ödeme tarihlerini yazın. Mahsup edilecek bir borç varsa çalışanın yazılı onayının tarihini girin.
7. Bildirimleri ve belgeleri tamamlayın. SGK işten ayrılış bildirgesini ayrılış nedenine uygun kodla verin; çalışma belgesini teslim edin. Bildirge alanları için SGK işten ayrılış bildirgesi nasıl verilir yazımız yol gösterir.
8. Kapanışı imzalayın. Tüm satırlar tamamlandığında İK sorumlusu, yönetici ve İK müdürü listeyi imzalar; liste özlük dosyasına konur.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Güncel kıdem tavanı ve kesinti oranları için 2026 bordro parametreleri yazımıza bakabilirsiniz. Şablona sabit rakam yazmadık; çünkü tavan yılda iki kez değişebilir.

Ayrılan çalışanın verileri de ayrı bir başlıktır. Özlük dosyası, kanuni saklama ve zamanaşımı süreleri boyunca saklanmalı; bu süre dolduğunda politikanıza göre imha edilmelidir. Ayrıntılar için işten ayrılan çalışanın verileri ve KVKK yazımızı okuyabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Erişimleri son güne bırakmak. Özellikle işveren feshinde ve kilit pozisyonlarda erişimlerin bildirimle eş zamanlı planlanması gerekir.
• Yanlış çıkış kodu. Ayrılış türünün SGK'ya yanlış bildirilmesi çalışanın işsizlik ödeneği hakkını etkileyebilir ve uyuşmazlık doğurur.
• İzin bakiyesini mutabakatsız hesaplamak. İzin kayıtları ile bordro kayıtları uyuşmuyorsa son ödemede tartışma çıkar.
• Zimmet borcunu rızasız kesmek. İade edilmeyen bir cihazın bedelini tazminattan tek taraflı düşmek, ücret alacağı talebine yol açabilir.
• İbranameyi ödeme öncesi imzalatmak. İbraname, son ödemeden sonra ve kalem bazında düzenlenmelidir.
• Çıkış görüşmesini atlamak. Ayrılan çalışandan alınacak geri bildirim, sonraki ayrılışları önlemenin en ucuz kaynağıdır.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; organizasyonunuza, kullandığınız sistemlere ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; fesih ve tazminat gibi hukuki sonuç doğuran kararlarda uzman desteği alın. Çıkış süreçlerinizi tek bir standarda bağlamak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.