İşten ayrılış süreci genellikle tazminat hesabı, SGK çıkış bildirgesi ve ibraname üzerine yoğunlaşır. Oysa ayrılış günü, KVKK açısından da kritik bir dönüm noktasıdır. İşten ayrılan çalışanın verileri, iş ilişkisi sona erdiği anda farklı bir statüye geçer: Bazı veriler yasal yükümlülükler nedeniyle saklanmaya devam eder, bazılarının işlenme amacı ortadan kalkar, bazıları ise (e-posta hesabı, sistem erişimleri, şirket web sitesindeki fotoğraf gibi) aktif olarak yönetilmesi gereken açık uçlar bırakır.
Ayrılış sürecindeki veri yönetimi iki yönlü bir risk taşır. Bir yanda, ayrılan çalışanın şirket sistemlerine erişiminin açık kalması veya kurumsal verileri yanında götürmesi, şirket için bilgi güvenliği riski yaratır. Diğer yanda, eski çalışanın e-posta hesabının aylarca okunmaya devam etmesi, fotoğrafının tanıtım materyallerinde kullanılması veya hakkındaki bilgilerin sonraki işverenlerle ölçüsüzce paylaşılması, eski çalışanın haklarını ihlal eder.
Bu yazıda ayrılış sürecinde İK'nın veri açısından yapması gerekenleri, ayrılış gününe göre sıralanmış bir kontrol listesiyle ele alıyoruz.
Ayrılış Sonrası Veriler Üç Gruba Ayrılır
| Grup | Örnek | Yaklaşım |
|---|---|---|
| Saklanması gereken veriler | Özlük dosyası, bordro kayıtları, SGK bildirgeleri, iş kazası kayıtları | Yasal süreler ve zamanaşımı boyunca güvenli saklama |
| Amacı sona eren veriler | Erişim kartı bilgisi, PDKS biyometrik şablonu, iç iletişim grupları, yan hak kayıtları | İlk periyodik imha döneminde silme |
| Aktif yönetim gerektirenler | E-posta hesabı, kullanıcı hesapları, web sitesi ve sosyal medya görselleri | Ayrılış planıyla kapatma veya kaldırma |
Saklama sürelerinin belirlenmesinde zamanaşımı süreleri önemli rol oynar. Örneğin kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, yıllık izin ücreti ve ücret alacaklarında zamanaşımı 5 yıldır; bu süre boyunca ilgili kayıtları saklamak, olası bir uyuşmazlıkta hakkın korunması açısından gerekçelendirilebilir. Diğer süreler için KVKK kapsamında çalışan verilerinin saklanması ve imhası yazımıza bakabilirsiniz.
İşten Ayrılan Çalışanın Verileri İçin Zaman Çizelgesi
Ayrılıştan önce
- İş devri planı hazırlayın: Hangi dosyalar, hangi müşteri yazışmaları kime devredilecek?
- Çalışandan kurumsal cihazlardaki kişisel dosyalarını (fotoğraflar, kişisel belgeler) ayırmasını isteyin ve bunun için makul süre tanıyın.
- Kurumsal verilerin kişisel e-posta veya bulut hesaplarına aktarılmaması gerektiğini hatırlatın.
Ayrılış günü
- Tüm sistem erişimlerini (e-posta, İK yazılımı, CRM, VPN, dosya paylaşımı) kapatın veya devre dışı bırakın.
- Giriş kartını, dizüstü bilgisayarı, telefonu ve diğer cihazları teslim alın; teslim tutanağı düzenleyin.
- PDKS sistemindeki biyometrik şablon varsa silin ve silme işlemini kayıt altına alın.
- Kurumsal mesajlaşma gruplarından ve ortak takvimlerden çıkarın.
Ayrılıştan sonraki haftalar
- E-posta hesabına otomatik yanıt ekleyin: "Bu adres artık kullanılmamaktadır, lütfen [yeni muhatap] ile iletişime geçin."
- Hesabı politikanızda belirlediğiniz makul süre sonunda tamamen kapatın.
- Şirket web sitesi, broşürler ve sosyal medya hesaplarındaki fotoğraf ve biyografileri gözden geçirin.
- Teslim alınan cihazları, iş için gerekli verileri yedekledikten sonra güvenli biçimde sıfırlayın.
Ayrılan çalışan şirket verisini götürürse
Ayrılış öncesinde müşteri listeleri, çalışan tabloları veya bordro dosyalarının kişisel e-posta adreslerine ya da harici belleklere aktarıldığı fark edilebilir. Bu dosyalar başka kişilere ait kişisel veriler içeriyorsa, durum yalnızca bir sadakat veya ticari sır sorunu değil, aynı zamanda bir veri ihlali olabilir. Böyle bir tespitte, olayı belgeleyin, hukuk danışmanınızla birlikte verilerin iadesi ve silinmesi için yazılı talepte bulunun ve veri ihlali bildirimi gerekip gerekmediğini değerlendirin. Kurul'a bildirim gerekiyorsa sürenin, ihlalin öğrenilmesinden itibaren en geç 72 saat olduğunu unutmayın.
E-posta Hesabı: En Hassas Açık Uç
Ayrılan çalışanın e-posta hesabına gelen yazışmalar iş sürekliliği için önemli olabilir. Ancak hesabı süresiz açık tutup gelen tüm yazışmaları bir yöneticinin okuması, hem eski çalışanın hem de ona yazan üçüncü kişilerin haklarını ihlal edebilir. Ölçülü bir yaklaşım şöyledir:
- Otomatik yanıtla gönderenleri yeni muhataba yönlendirin.
- İş için zorunlu olan yazışmaların devrini belirli bir süre ve yetkili bir kişiyle sınırlayın.
- Açıkça kişisel nitelikteki e-postaları incelemeyin, varsa eski çalışana iletme veya silme yolunu belirleyin.
- Bu kuralları e-posta kullanım politikanızda önceden yazın.
E-posta denetiminin genel sınırları için çalışan e-postası izleme yazımız da faydalı olacaktır.
Fotoğraflar, Videolar ve Tanıtım Materyalleri
Çalışanın fotoğrafı açık rızayla tanıtım materyallerinde kullanılmışsa, iş ilişkisi sona erdiğinde bu kullanımın devam edip etmeyeceği ayrıca değerlendirilmelidir. Pratikte en güvenli yol, ayrılan çalışanın görsellerini web sitesinden ve aktif tanıtım materyallerinden makul süre içinde kaldırmak, eski çalışan talep ederse arşivdeki paylaşımları da gözden geçirmektir. Geçmişte yayımlanmış ve kurum tarihini yansıtan içerikler için ise eski çalışanın talebi doğrultusunda hareket edilmelidir.
Referans ve Bilgi Talepleri
Ayrılan çalışan hakkında sonraki işverenlerden gelen bilgi talepleri, eski çalışanın onayı olmadan yanıtlanmamalıdır. İş Kanunu md. 28 kapsamında çalışana verilen çalışma belgesi işin türünü ve süresini gösterir; bunun ötesindeki değerlendirici bilgiler ancak eski çalışanın talebi veya onayıyla, ölçülü biçimde paylaşılmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Ayrılan çalışanın kullanıcı hesaplarını haftalarca açık bırakmak.
- Teslim alınan dizüstü bilgisayarı sıfırlamadan başka bir çalışana vermek.
- Biyometrik şablonları ve erişim kartı kayıtlarını sistemde unutmak.
- Ayrılan çalışanın fotoğrafını tanıtım sayfalarında kullanmaya devam etmek.
- Eski çalışanın KVKK başvurusunu "artık çalışanımız değil" diyerek yanıtsız bırakmak. İlgili kişi başvuruları en geç 30 gün içinde yanıtlanmalıdır.
Ayrılış Süreçlerinizi Uçtan Uca Planlayalım
İyi yönetilmiş bir ayrılış süreci, hem şirketin bilgi varlıklarını korur hem de eski çalışanla ilişkinin saygılı biçimde sona ermesini sağlar. İK Partner, ayrılış kontrol listelerinizi hukuki, bordro ve KVKK boyutlarıyla birlikte tasarlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
