Bir çalışan şirketten ayrılırken yalnızca bordro ve SGK işlemleri değil, pek çok küçük ama önemli adım da tamamlanmalıdır: zimmetli eşyalar iade alınmalı, sistem erişimleri kapatılmalı, devam eden işler devredilmeli, çalışana verilmesi gereken belgeler teslim edilmelidir. Bu adımları birimler arasında koordine etmenin en pratik yolu bir ilişik kesme formu kullanmaktır.
İlişik kesme formu, ayrılık sürecine katılan her birimin (bilgi işlem, idari işler, finans, yönetici, İK) kendi sorumluluğundaki işlemi tamamladığını imzasıyla onayladığı bir kontrol belgesidir. Doğru kullanıldığında hem şirket varlıklarının korunmasını hem de çalışanın haklarının eksiksiz teslim edilmesini sağlar. Yanlış kullanıldığında ise, örneğin ücret ödemesini forma bağlayan bir uygulamaya dönüştüğünde, işveren aleyhine hukuki risk yaratabilir.
Bu yazıda formda bulunması gereken bölümleri, doldurulabilir bir örnek metni ve uygulamadaki yaygın hataları ele alıyoruz. Ayrılık sonrası yapılacak tüm işlemlerin genel listesi için fesih sonrası yapılacaklar kontrol listesi yazımıza bakabilirsiniz.
İlişik Kesme Formu (Word) İndirİlişik Kesme Formunda Bulunması Gereken Bölümler
İyi tasarlanmış bir form, her birimin yapacağı işlemi ayrı bir bölümde toplar. Önerilen yapı şöyledir:
| Bölüm | Sorumlu | Kontrol edilecekler |
|---|---|---|
| Yönetici | Birim yöneticisi | Devir teslim, devam eden işler, dosya ve şifrelerin devri |
| Bilgi işlem | BT birimi | Bilgisayar, telefon, e-posta ve sistem erişimlerinin kapatılması, veri yedekleme |
| İdari işler | İdari işler | Giriş kartı, anahtar, araç, dolap, kıyafet |
| Finans | Muhasebe | Avans, masraf kapaması, kurumsal kart |
| İnsan kaynakları | İK | Belgelerin teslimi, çıkış görüşmesi, özlük dosyasının kapatılması |
Bölümlerin sayısı şirketin büyüklüğüne göre azaltılabilir. Küçük işyerlerinde tüm kontroller İK ve yönetici tarafından tek sayfada yapılabilir.
İlişik Kesme Formu Örneği
İLİŞİK KESME FORMU
Çalışan bilgileri: Ad Soyad: [Ad Soyad] – Sicil No: [numara] – Departman/Unvan: [departman / unvan] – İşe giriş tarihi: [Tarih] – Son çalışma günü: [Tarih] – Ayrılış şekli: [istifa / fesih / karşılıklı anlaşma / emeklilik / diğer]
1. Yönetici: Devam eden işlerin listesi ve devralan kişi: [açıklama]. Dosya, doküman ve müşteri bilgilerinin devri tamamlandı: [evet / hayır, açıklama]. [Ad Soyad, imza, tarih]
2. Bilgi işlem: Bilgisayar [seri no] iade alındı: [evet / hayır]. Telefon [IMEI] ve hat iade alındı: [evet / hayır]. E-posta ve sistem erişimleri [Tarih] saat [saat] itibarıyla kapatıldı. İş verilerinin yedeği alındı. [Ad Soyad, imza, tarih]
3. İdari işler: Giriş kartı [no], anahtarlar, araç [plaka] ve [diğer] iade alındı: [evet / hayır, açıklama]. [Ad Soyad, imza, tarih]
4. Finans: Açık avans: [yok / tutar]. Masraf beyanları kapatıldı: [evet / hayır]. Kurumsal kart iade alındı ve iptal edildi: [evet / hayır]. [Ad Soyad, imza, tarih]
5. İnsan kaynakları: Çalışma belgesi teslim edildi: [Tarih]. Ücret hesap pusulası ve ödeme dökümü verildi: [Tarih]. Çıkış görüşmesi yapıldı: [evet / hayır]. Gizlilik yükümlülüklerinin devam ettiği hatırlatıldı. [Ad Soyad, imza, tarih]
Çalışan beyanı: Yukarıda belirtilen eşya ve belgelerin teslim ve iade işlemlerinin tutanakta yazıldığı şekilde yapıldığını beyan ederim. Bu form, kanundan ve sözleşmeden doğan alacaklarıma ilişkin bir ibra niteliği taşımaz.
[Ad Soyad, imza, tarih]
Çalışan beyanındaki son cümle önemlidir: ilişik kesme formu bir ibraname değildir ve bu şekilde kurgulanmamalıdır. İbranın geçerliliği ayrı ve sıkı şekil şartlarına bağlıdır.
Ödemeleri Forma Bağlamanın Riskleri
Uygulamada sık karşılaşılan bir hata, çalışanın ücret, kullanılmamış izin ücreti veya tazminat ödemelerinin "ilişik kesme formu tamamlanınca" yapılacağının söylenmesidir. Bu yaklaşım şu riskleri doğurur:
- Ücretin geciktirilmesi: Ücret ve diğer alacakların zamanında ödenmemesi faiz ve idari para cezası riski doğurur. Ücretin kasten ödenmemesi veya eksik ödenmesi halinde 2026 yılı idari para cezası her işçi ve her ay için 2.734 TL'dir.
- İzin ücreti: Kullanılmamış yıllık izin ücretinin fesihte ödenmesi İş Kanunu md. 59 gereğidir; zimmet iadesi gerekçesiyle bekletilmesi uygun değildir.
- Çalışma belgesi: İş Kanunu md. 28 gereği çalışana çalışma belgesi verilmesi zorunludur; vermemenin 2026 yılı idari para cezası her işçi için 2.531 TL'dir.
- Baskı izlenimi: Ödemenin bir imzaya bağlanması, çalışanın sonradan "imzayı ödeme alabilmek için attım" demesine yol açabilir.
Zimmetli bir eşya iade edilmiyorsa, bu durum ayrı bir tutanakla tespit edilmeli ve çalışana yazılı ihtar gönderilmelidir. Eşyanın teslim koşulları için zimmet tutanağı örneği yazımızdaki iade tutanağı iskeletini kullanabilirsiniz. Hasar veya kayıp bedelinin ücretten kesilmesi için çalışanın açık yazılı rızası aranmalıdır.
Erişimlerin Kapatılması ve Veri Güvenliği
Bilgi işlem bölümü, ilişik kesmenin en kritik adımlarından biridir. Çalışanın e-posta, ERP, CRM, bulut depolama ve diğer sistemlere erişimi, son çalışma gününün sonunda veya fesih bildiriminin yapıldığı anda kapatılmalıdır. Şu noktalara dikkat edin:
- Ortak hesapların ve paylaşılan şifrelerin değiştirilmesi
- Çalışanın kişisel cihazlarına kurulu kurumsal uygulamaların kaldırılması
- Kurumsal e-posta adresine gelen iletiler için otomatik yanıt veya yönlendirme ayarlanması (kişisel yazışmaların okunmaması kaydıyla)
- Çalışanın kurumsal cihazda kalan kişisel dosyalarının kendisine teslim edilmesi veya imhası konusunda yazılı mutabakat
Çalışana ait kişisel veriler, ayrılıştan sonra da mevzuattaki saklama süreleri boyunca korunmalı ve süre dolduğunda imha edilmelidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Formu çalışanın son gününe bırakmak, birimleri önceden bilgilendirmemek
- Erişimleri ayrılıştan günler sonra kapatmak
- Formu ibraname gibi kurgulamak ve geniş feragat ifadeleri eklemek
- Ücret ve tazminat ödemelerini formun tamamlanmasına bağlamak
- İade edilmeyen eşyaları formda "evet" olarak işaretlemek
- Formun bir nüshasını çalışana vermemek
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve yargı uygulaması değişebilir. Somut ayrılık süreçleriniz için hukuk danışmanınıza başvurun.
Şablonu İndirin
Word şablonu; yönetici, bilgi işlem, idari işler, finans ve İK için ayrı kontrol tablolarını, birim onayları tablosunu, iade edilmeyen eşyalar için açık konular bölümünü ve ibra niteliği taşımadığını belirten çalışan beyanını içerir. Kontrol maddelerini işyerinizdeki zimmet ve sistemlere göre uyarlayın.
İlişik Kesme Formu (Word) İndirAyrılık Süreçlerinizi Standartlaştırın
İK Partner, işe başlamadan ayrılışa kadar tüm çalışan yaşam döngüsü belgelerinizi birbiriyle uyumlu bir set halinde hazırlar. İlişik kesme formları, zimmet ve iade tutanakları ile ayrılık kontrol listelerinizi işyerinize özel tasarlamak için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
