Fesih Öncesi Savunma Alma Formu: Word Şablonu ve İş Kanunu 19

Davranışı veya performansı nedeniyle bir çalışanın iş sözleşmesini sona erdirmeyi düşünüyorsanız, verilecek kararın kendisi kadar karara giden yolun da belgelenmesi gerekir. İşe iade davasında mahkemenin ilk baktığı konulardan biri, çalışanın savunmasının usulüne uygun alınıp alınmadığıdır. Fesih öncesi savunma alma formu, iş güvencesi kapsam kontrolünü, iddiaları ve delilleri, savunma davetini, çalışanın savunmasını, savunmanın değerlendirilmesini ve kararı tek bir dosyada toplayan işveren formudur. Bu sayfadaki Word şablonu, İş Kanunu md. 19'daki savunma zorunluluğunu adım adım uygulamanız için hazırlandı.

Geçerli nedenle feshin tüm aşamalarını görmek isterseniz önce geçerli nedenle fesih süreci rehberimize göz atın.

Fesih Öncesi Savunma Alma Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

4857 sayılı İş Kanunu md. 19, hakkındaki iddialara karşı savunması alınmadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesinin, davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemeyeceğini düzenler. Bu kural, md. 18'deki iş güvencesi kapsamındaki çalışanlar için geçerlidir: otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyeri, en az altı aylık kıdem ve belirsiz süreli sözleşme. Kapsamın ayrıntıları için iş güvencesi nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Form şu durumlarda kullanılır:

• Davranış nedeniyle fesih: Tekrarlayan geç kalma, talimata aykırılık, iş arkadaşlarıyla çatışma gibi haklı fesih ağırlığına ulaşmayan ama iş ilişkisini olumsuz etkileyen davranışlar. Örnekler için davranış nedeniyle fesih yazımıza bakın.
• Verim / yeterlilik nedeniyle fesih: Ölçülebilir hedeflerin altında kalan, gelişim desteğine rağmen düzelmeyen performans. Ayrıntılar performans düşüklüğü nedeniyle fesih yazımızda.
• Haklı nedenle fesih değerlendirmesi: Md. 19, md. 25/II'ye dayalı haklı fesih hakkını saklı tutar; ancak olayın aydınlatılması ve ispat için bu hallerde de savunma alınması önerilir.

Savunma görüşmesini ayrıca kayda almanız gerekiyorsa yazılı savunma tutanağı örneği şablonumuzu bu formla birlikte kullanabilirsiniz.

Şablonda Neler Var?

Bölüm A – Kapsam kontrolü: Çalışan bilgileri ve md. 18'deki dört ölçütü (işçi sayısı, kıdem, sözleşme türü, üst düzey işveren vekili olmama) içeren tablo.

Bölüm B – Gerekçe türü: Davranış, verim, md. 25/II bendi veya "savunma sonrası değerlendirilecek" seçenekleri.

Bölüm C – İddia ve deliller: Her olay için tarih, saat, yer, ihlal edilen kural ve delil türü; önceki uyarılar tablosu; verim gerekçesi için hedef, gelişim planı ve karşılaştırma soruları; haklı fesih süre hesabı alanları.

Bölüm D – Savunmaya davet: İddiaların, olası sonucun, sürenin, belge inceleme hakkının ve savunma vermemenin sonucunun yazılı olduğu davet metni; tebliğ şekli ve tebellüğ imzası.

Bölüm E – Çalışanın savunması: Yazı satırları, tanık ve belge alanı, savunma şekli seçenekleri ve imzalar.

Bölüm F – Değerlendirme: İddia bazında savunma, inceleme ve sonuç tablosu; daha hafif yaptırım, başka pozisyon, eşit davranma ve zamanlama kontrolleri.

Bölüm G – Karar: İşlem yapmama, disiplin yaptırımı, geçerli fesih veya haklı fesih seçenekleri; fesih bildiriminde yazılacak sebep ve planlanan çıkış kodu; üç imza ve İK kontrol listesi.

Bu Süreçte İşveren Ne Yapmalı?

1. Kapsamı kontrol edin. Bölüm A'yı doldurun. Çalışan kapsam dışında olsa bile savunma almak, keyfi fesih iddialarına karşı güçlü bir belgedir.
2. İddiayı somutlaştırın. "Performansı düşük" veya "uyumsuz" gibi genel ifadeler yerine olay, tarih ve kural yazın. Delili olmayan iddiayı dosyaya koymayın.
3. Haklı fesihte takvimi çıkarın. Md. 26'ya göre haklı fesih hakkı, fiilin öğrenilmesinden itibaren altı iş günü ve her halde fiilden itibaren bir yıl içinde kullanılır. Savunma süreci bu süreyi tüketmemelidir.
4. Daveti tebliğ edin ve makul süre tanıyın. Kanun belirli bir süre öngörmez; çalışanın hazırlanabileceği bir süre verin, iç yönetmelik veya TİS süre belirliyorsa ona uyun.
5. Savunmayı gerçekten inceleyin. Çalışanın gösterdiği tanığı dinleyin, belgeyi inceleyin ve sonucu Bölüm F'ye yazın.
6. Ölçülülüğü değerlendirin. Feshin son çare olup olmadığını, daha hafif bir yaptırımın yeterli olup olmayacağını ve benzer olaylarda diğer çalışanlara ne yapıldığını not edin.
7. Kararı yazılı bildirin. Fesih kararı verilirse fesih bildirimini ayrı bir belge olarak, sebebi açık ve kesin yazarak tebliğ edin. Yazım için fesih bildirimi nasıl yazılır rehberimize bakın.

Örnek Metin

Şablondaki savunmaya davet metni şöyledir:

Sayın [Ad Soyad], yukarıda Bölüm C'de tarih ve ayrıntılarıyla belirtilen iddialar nedeniyle hakkınızda iş sözleşmenizin feshi dahil olmak üzere bir değerlendirme yapılmaktadır. Herhangi bir karar verilmeden önce açıklamalarınızı almak istiyoruz. Yazılı savunmanızı bu formun tebliğinden itibaren [süre] içinde, en geç [Tarih] saat [_:_]'a kadar İnsan Kaynakları birimine teslim etmeniz ya da bu tarihe kadar sözlü savunma için randevu almanız gerekmektedir. İddialara ilişkin belgeleri talep ederek inceleyebilirsiniz. Belirtilen süre içinde savunma vermemeniz halinde savunma hakkınızı kullanmaktan vazgeçmiş sayılacağınızı ve değerlendirmenin dosyadaki bilgi ve belgelerle yapılacağını bildiririz.

Nasıl Doldurulur?

1. İK, Bölüm A–C'yi delilleri toplayarak doldurur; birim yöneticisi olayları doğrular.
2. Bölüm D'deki süre ve son tarih doldurulur; form çalışana tebliğ edilir ve tebellüğ imzası alınır. Çalışan imzadan kaçınırsa tanıklı tutanak düzenlenir.
3. Çalışan Bölüm E'yi doldurur veya ayrı bir savunma metni ekler; sözlü savunma verirse ayrı tutanak düzenlenir.
4. İK veya disiplin kurulu, ikinci sayfadaki Bölüm F'yi doldurur.
5. Yetkililer Bölüm G'de kararı işaretleyip imzalar; fesih kararı varsa fesih bildirimi ayrıca hazırlanır.
6. Form, delillerle birlikte özlük dosyasında saklanır.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Yargıtay'ın yerleşik uygulamasına göre savunma alınmadan yapılan davranış veya verim kaynaklı fesih, bu usul eksikliği nedeniyle geçersiz sayılabilir. Bu nedenle form, işe iade davasında işverenin elindeki temel belgelerden biridir.

Sık Yapılan Hatalar

• Savunmayı fesih bildirimiyle aynı anda istemek. Savunma, karardan önce alınmalıdır; aynı yazıda hem savunma istenip hem fesih bildirilmesi savunmanın anlamını ortadan kaldırır.
• İddiayı belirsiz bırakmak. Çalışan neye cevap vereceğini bilmiyorsa, savunma hakkı fiilen tanınmamış olur.
• Savunmayı okumadan karar vermek. Dosyada savunmanın incelendiğine dair bir iz bulunmalıdır.
• Haklı fesihte süreyi kaçırmak. Uzayan iç yazışmalar, altı iş günlük sürenin dolmasına neden olabilir.
• Fesih bildiriminde farklı sebep yazmak. Formdaki gerekçe ile fesih bildirimindeki sebep tutarlı olmalıdır; sonradan sebep değiştirmek ispat sorunları doğurur.
• Eşit davranmayı göz ardı etmek. Benzer olaylarda farklı yaptırımlar uygulanması, feshin gerçek nedeninin sorgulanmasına yol açar.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; disiplin yönetmeliğinize, toplu iş sözleşmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; işe iade riski taşıyan fesih kararlarında avukatınızla birlikte hareket edin ve somut durumunuz için uzman desteği alın. Fesih süreçlerinizi mevzuata uygun bir dosya düzenine kavuşturmak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.