Görev Değişikliği ve Nakil Formu: Word Şablonu ve Md. 22 Kontrolü

Bir çalışanı başka bir departmana, şubeye veya göreve almak, çoğu zaman bir yönetici kararı ve bir e-postayla gerçekleşir. Sorun, değişikliğin çalışan açısından "esaslı" olduğu ve onun yazılı kabulü alınmadan uygulandığı durumlarda ortaya çıkar. Görev değişikliği ve nakil formu, kalıcı görev, departman veya işyeri değişikliğini; mevcut ve yeni durumun karşılaştırması, esaslı değişiklik ön kontrolü, onay akışı ve çalışanın kabul beyanıyla birlikte belgeleyen bir İK formudur. Bu sayfadaki Word şablonu, nakil sonrası yapılması gereken işlemleri de bir kontrol listesiyle tamamlar.

Esaslı değişiklik kavramını ve işverenin seçeneklerini çalışma koşullarında esaslı değişiklik (md. 22) rehberimizde ayrıntılı anlattık. Bu yazı, kararın kâğıda dökülmesine odaklanır.

Görev Değişikliği ve Nakil Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Form, çalışanın iş ilişkisindeki kalıcı değişiklikler için kullanılır:

• Aynı şirket içinde başka bir göreve veya unvana geçiş,
• Departman veya bağlı yönetici değişikliği,
• Aynı işverenin başka bir şubesine, fabrikasına veya şehirdeki işyerine nakil,
• Yeniden yapılanma nedeniyle kadro değişiklikleri,
• Sağlık nedeniyle uygun bir işe aktarma.

Geçici ve gelişim amaçlı görevlendirmeler için rotasyon görevlendirme formu, kısa süreli dış görevler için görevlendirme yazısı daha uygundur. Ücret, çalışma saati gibi görev dışı koşulların değiştiği durumlar için ise çalışma koşulları değişikliği bildirim ve onay formu kullanılabilir.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışan bilgileri: Ad soyad, sicil, işe giriş tarihi, mevcut unvan, departman ve yönetici.

2. Değişikliğin kaynağı ve türü: Talebi başlatan (çalışan, mevcut veya alıcı yönetici, yeniden yapılanma, sağlık nedeniyle aktarma) ve değişen unsurlar (görev, departman, yönetici, aynı ilde işyeri, şehir değişikliği, çalışma saatleri, ücret).

3. Mevcut ve yeni durum tablosu: Unvan, departman, yönetici, işyeri adresi ve SGK sicil numarası, çalışma saatleri, brüt ücret, yan haklar ve görev tanımı numarası yan yana; yürürlük tarihi ve gerekçe.

4. Esaslı değişiklik ön kontrolü: Altı soruluk tablo (sözleşmedeki yetki, ücret azalması, statü düşüşü, nitelik uyumu, ulaşım ve ikamet yükü, çalışma saatleri) ve sonuç seçenekleri: esaslı değil / esaslı / hukuki görüş alınacak.

5. Uyum ve destek planı: Eğitim, devir-teslim, ulaşım veya taşınma desteği, yetki ve erişim tanımları.

6. Onaylar: Mevcut yönetici, yeni yönetici ve İK.

7. Çalışana bildirim ve kabul beyanı (2. sayfa): Bildirim tarihi ve tebliğ şekli; altı iş günü süresini ve sessizliğin kabul sayılmayacağını açıklayan bildirim metni; çalışanın kabul / ret beyanı ve gerekçesi.

İK uygulama kontrol listesi ve hatırlatma notu: Kabul, yürürlük, görev tanımı, SGK nakil bildirimi, sağlık muayenesi, İSG eğitimi, bordro, zimmet ve dosyalama adımları; kabul edilmeyen değişiklikte işverenin seçenekleri.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Değişikliğin niteliğini belirleyin. Kalıcı mı, geçici mi? Geçiciyse rotasyon veya görevlendirme belgesi kullanın.
2. Sözleşmeyi okuyun. İş sözleşmesinde görev yeri veya görev değişikliği konusunda işverene tanınmış açık ve sınırları belli bir yetki var mı? Yetki varsa bile hakkaniyete uygun kullanılmalıdır.
3. Ön kontrolü yapın. Formdaki altı soruyu yanıtlayın. Tek bir "Evet" bile değişikliğin esaslı sayılabileceğine işaret eder.
4. Gerekçeyi yazın. Yeniden yapılanma, kadro ihtiyacı veya çalışanın talebi gibi gerekçe formda açıkça yer almalıdır.
5. Yazılı bildirim yapın. Esaslı değişiklikte bildirim yazılı olmalı ve ispatlanabilir biçimde tebliğ edilmelidir.
6. Altı iş günü bekleyin. Çalışanın yazılı kabulü bu süre içinde alınmalıdır. Süre içinde cevap vermemek kabul anlamına gelmez.
7. Kabul yoksa durun ve değerlendirin. Değişiklik uygulanmaz; işveren mevcut koşullarla devam edebilir veya md. 22'nin öngördüğü fesih yolunu hukuki değerlendirme sonrasında kullanabilir.
8. Kabul varsa uygulama listesini tamamlayın. SGK, İSG, bordro, zimmet ve görev tanımı adımlarını atlamayın.

Örnek Metin

Formun ikinci sayfasındaki bildirim metni şöyledir:

Sayın [Çalışanın Adı Soyadı],

[Gerekçe] nedeniyle, [Yürürlük Tarihi] tarihinden itibaren görev ve çalışma koşullarınızda yukarıdaki tabloda gösterilen değişikliğin yapılması planlanmaktadır. Ücretiniz ve diğer haklarınız [aynen korunacaktır / tabloda belirtildiği şekilde olacaktır]. Değişiklik çalışma koşullarında esaslı değişiklik niteliğindeyse, bu bildirimi aldığınız tarihten itibaren altı iş günü içinde kabul edip etmediğinizi yazılı olarak bildirmenizi rica ederiz. Bu süre içinde yazılı kabul bildirmemeniz, değişikliği kabul ettiğiniz anlamına gelmez.

Nasıl Doldurulur?

1. 1–3. bölümleri talebi başlatan yönetici ve İK birlikte doldurur. Mevcut ve yeni durum tablosundaki her satır doldurulmalıdır; değişmeyen unsurlar için "değişiklik yok" yazın.
2. 4. bölümü İK doldurur. Belirsiz durumlarda "hukuki görüş alınacak" seçeneğini işaretleyin ve görüş gelmeden uygulamaya geçmeyin.
3. 5. bölümde yeni görev için gereken eğitim ve devir-teslimi planlayın. Devir için görev devir teslim formu kullanılabilir.
4. 6. bölümde üç onay tamamlanmadan çalışana bildirim yapılmaz.
5. 7. bölümde bildirim tarihini ve tebliğ şeklini yazın; çalışanın kabul veya ret beyanını ve gerekçesini alın.
6. Kontrol listesi tamamlandıktan sonra form ve kabul beyanı özlük dosyasına konur.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Farklı SGK işyeri sicil numarasına sahip bir işyerine nakilde, eski işyerinden nakil koduyla işten ayrılış ve yeni işyerinden işe giriş bildirimi yapılır. Bildirim sürelerini ve güncel kodları SGK'nın resmî kaynaklarından kontrol edin.

Sık Yapılan Hatalar

• "Yönetim hakkı" diyerek her değişikliği tek taraflı uygulamak. Sözleşmedeki genel yetki hükümleri, ücret düşüşü veya statü kaybı içeren bir değişikliği esaslı olmaktan çıkarmaz.
• Sessizliği kabul saymak. Altı iş günü içinde yazılı kabul gelmemesi, değişikliği reddetme anlamına gelir.
• Değişikliği geçmişe yürütmek. Çalışan bir süredir yeni görevde çalışıyorsa form o tarihten itibaren düzenlenmez; değişiklik ileriye dönük yapılır.
• Görev tanımını güncellememek. Yeni görevin tanımı yoksa ileride performans ve disiplin süreçlerinde dayanak bulunmaz; görev tanımı formu ile güncelleyin.
• İSG adımlarını atlamak. Farklı risklere sahip bir göreve geçen çalışana eğitim verilmemesi, olası bir iş kazasında işverenin sorumluluğunu ağırlaştırır.
• SGK nakil bildirimini unutmak. Çalışan fiilen yeni işyerinde çalışırken eski işyerinden bildirilmeye devam eder.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; iş sözleşmelerinizdeki hükümlere ve organizasyon yapınıza göre uyarlayın. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; esaslı değişiklik ve fesih gibi hukuki sonuç doğuran kararlarda somut durumunuz için uzman desteği alın.

Yeniden yapılanma, toplu nakil veya organizasyon değişikliği süreçlerinizi hukuki ve iletişim boyutuyla planlamak için değişim yönetimi hizmetimizi inceleyebilir, bizimle iletişime geçin.