Devamsızlık Mazeret Bildirim Formu: Word Şablonu ve İK Kararı

Bir çalışan sabah işe gelmediğinde İK'nın önünde iki soru vardır: Bu gün puantaja nasıl işlenecek ve devamsızlığın geçerli bir mazereti var mı? Devamsızlık mazeret bildirim formu, çalışanın işe gelemediği gün veya saatler için mazeretini ve belgelerini yazılı olarak sunduğu, İK'nın da bu mazereti değerlendirip puantaj kararını kayda geçirdiği belgedir. Bu sayfadaki Word şablonu, mazeretsiz devamsızlıkta izlenecek adımları da içeren bir İK kontrol listesiyle birlikte gelir.

Devamsızlığın hukuki sonuçlarını ve fesih sürecini ayrıntılı görmek için devamsızlık nedeniyle fesih rehberimize bakabilirsiniz.

Devamsızlık Mazeret Bildirim Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Bu form, önceden planlanmamış yoklukların (tam gün devamsızlık, geç gelme, erken çıkma) sonradan belgelenmesi için kullanılır. Önceden planlanan izinler için izin talep formu, yasal mazeret izinleri için mazeret izni dilekçesi daha uygundur. Ancak ani bir ölüm, hastalık veya ulaşım engeli gibi durumlarda çalışan önceden izin isteyemez; mazeretini işe döndüğünde bildirir. Form tam bu boşluğu doldurur.

Formun sağladığı faydalar:

• Her devamsızlık için aynı soruların sorulmasını ve aynı kriterlerle değerlendirilmesini sağlar.
• Çalışanın kendi beyanını ve belgelerini kayda geçirir; sonradan "mazeretim vardı ama kimse sormadı" iddiasının önüne geçer.
• Puantaj ve bordro için net bir karar üretir: ücretli izin, rapor, yıllık izinden mahsup, ücretsiz izin veya mazeretsiz devamsızlık.
• Mazeretsiz devamsızlık hâlinde tutanak, savunma ve fesih sürelerinin takibini kolaylaştırır.

Şablonda Neler Var?

1. sayfa – Çalışan beyanı:

• Devamsızlığın başlangıç ve bitişi (tarih ve saat), toplam süre ve tam gün / geç gelme / erken çıkma seçimi,
• Dokuz seçenekli mazeret türü listesi: hastalık (belgeli / belgesiz), yasal mazeret izinleri, çocuk tedavisi, refakat, ulaşım engeli, resmî çağrı ve diğer,
• Devamsızlığın kime, ne zaman ve hangi yolla bildirildiği,
• Ek belge listesi ve çalışanın puantaj tercihi,
• Çalışan ve yönetici imzası, sağlık verisi vurgulu KVKK aydınlatma notu.

2. sayfa – İK değerlendirmesi:

• Zamanında bildirim, belge, yasal izin kapsamı, rapor kaydı ve aynı aydaki önceki devamsızlıkları sorgulayan kontrol tablosu,
• Altı seçenekli İK kararı, puantaj ve SGK eksik gün alanı,
• Mazeretsiz devamsızlıkta sekiz adımlı kontrol listesi ve yasal hatırlatma notu.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. İlk gün iletişim kurun. Çalışan habersiz gelmediyse aynı gün telefon ve mesajla ulaşmaya çalışın, kayıtlarını saklayın. Bir kaza veya hastane yatışı gibi durumlar çoğu zaman bu aramayla ortaya çıkar.
2. Gerekirse tutanak tutun. Mazeret bildirilmemişse devamsızlık gününü iki tanığın imzaladığı tutanakla belgeleyin. Örnek için devamsızlık tutanağı örneği yazımıza bakabilirsiniz.
3. Dönüşte formu verin. Çalışan işe döndüğünde mazeretini bu formla yazılı bildirsin ve belgelerini eklesin.
4. Mazereti türüne göre değerlendirin. Yasal mazeret izni kapsamındaysa ücretli izin olarak işleyin. Hekim raporu varsa istirahat olarak kaydedin ve SGK işlemlerini başlatın. Diğer haklı mazeretlerde çalışanla anlaşarak yıllık izinden mahsup, ücretsiz izin veya telafi çalışması seçeneklerinden birini uygulayın.
5. Mazereti kabul etmiyorsanız savunma isteyin. İddiayı ve tarihleri açıkça yazan bir savunma istem yazısı verin, makul süre tanıyın. Savunmada yeni bir mazeret ve belge gelirse aynı form üzerinden yeniden değerlendirin.
6. Eşikleri ve süreleri hesaplayın. md. 25/II-g eşiği aşılmışsa ve mazeret yoksa, derhal fesih hakkı md. 26'daki altı iş günlük süre içinde kullanılmalıdır. Karar öncesi hukuki görüş alın.
7. Kaydı kapatın. Kararı puantaja, bordroya ve devamsızlık takip tablosuna işleyin.

Örnek Metin

Şablondaki çalışan beyanı ve tercih bölümü şöyledir:

Bu süre için tercihim (İK onayına tabidir): ☐ Yasal ücretli mazeret izni olarak değerlendirilsin ☐ Yıllık ücretli iznimden düşülsün ☐ Ücretsiz izin olarak işlensin ☐ Telafi çalışmasıyla tamamlansın ☐ İK'nın değerlendirmesine bırakıyorum

Yukarıdaki bilgilerin doğru olduğunu, belgelerin gerçeğe uygun olduğunu beyan ederim.

İK karar bölümündeki son seçenek ise şöyledir: "Mazeret kabul edilmedi – mazeretsiz devamsızlık tutanağı düzenlenecek ve yazılı savunma istenecek."

Nasıl Doldurulur?

1. Süreyi saatiyle yazın. Geç gelme ve erken çıkmalarda saat bilgisi, kesirli gün hesabı için gereklidir.
2. Tek bir mazeret türü seçin. Birden fazla neden varsa ağır basanı seçip açıklamaya diğerini yazın.
3. Bildirim satırlarını boş bırakmayın. Çalışanın devamsızlığı zamanında bildirip bildirmediği, haklı mazeret değerlendirmesinde önemli bir unsurdur.
4. Belgeyi ekleyin. Sağlık belgesinde tanı bilgisinin bulunması gerekmez; rapor tarihi ve süresi yeterlidir.
5. Yönetici "görüldü" imzası atsın. Yönetici, devamsızlık gününün iş planına etkisini bilir ve gerekirse not ekler.
6. İK kontrol tablosunu doldurun. Aynı aydaki önceki devamsızlıkları yazmak, md. 25/II-g değerlendirmesi için zorunludur.
7. Kararı işaretleyin ve imzalatın. Puantaj işlemini ve SGK eksik gün gerekip gerekmediğini yazın; formu özlük dosyasına koyun.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

md. 25/II-g'deki eşik, yalnızca izinsiz ve haklı bir sebebe dayanmayan devamsızlıklar için geçerlidir. Çalışanın sonradan sunduğu geçerli bir mazeret, fesih hakkını ortadan kaldırabilir. Yargıtay'ın yerleşik uygulamasına göre işveren, devamsızlığı ve mazeretin bulunmadığını ispat etmekle yükümlüdür; tutanak ve yazılı savunma bu ispatın temel araçlarıdır. Kavramsal çerçeve için mazeret izni nedir ve istirahat raporu nedir yazılarımızı okuyabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Mazereti sözlü dinleyip yazılı kayıt almamak; aylar sonra fesih gündeme geldiğinde mazeretin ne olduğunu ispat edememek.
• Yasal mazeret iznini yıllık izinden düşmek.
• Çalışanın onayı olmadan devamsızlık gününü yıllık izinden mahsup etmek.
• Sağlık belgesinde tanı bilgisi istemek veya belgeleri genel personel dosyasında herkesin erişimine açık tutmak.
• Devamsızlık eşiği aşıldıktan sonra haftalarca bekleyip altı iş günlük fesih süresini kaçırmak.
• Savunma istemeden ve mazereti değerlendirmeden fesih bildirimi vermek.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işyerinizin izin politikası, disiplin yönetmeliği ve varsa toplu iş sözleşmesine göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; özellikle fesih düşünülen durumlarda somut durumunuz için uzman desteği alın.

Devamsızlık, izin ve disiplin süreçlerinizi tutarlı ve denetime hazır hâle getirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir veya bizimle iletişime geçin.