Disiplin Soruşturması İfade Tutanağı: Word Şablonu ve Rehber

Bir iş yeri olayında karar, büyük ölçüde tanıkların ne söylediğine dayanır. Ancak bu beyanlar düzgün kayda geçirilmezse aylar sonra mahkemede "ben öyle demedim" itirazıyla karşılaşabilirsiniz. Disiplin soruşturması ifade tutanağı, tanık, şikâyetçi, olayı tespit eden yönetici veya hakkında iddia bulunan çalışanın beyanını soru-cevap biçiminde, okunup imzalanmış olarak kayda alan belgedir. Bu sayfadaki Word şablonu ön bilgilendirme metni, delil teslim tablosu, imzadan kaçınma şerhi ve soruşturmacı kontrol listesiyle birlikte gelir.

Disiplin sürecinin genel işleyişi ve savunma hakkı için savunma alma usulü rehberimize bakabilirsiniz.

Disiplin Soruşturması İfade Tutanağı Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

İfade tutanağı, işyerinde açılan bir iç soruşturmada kişilerin olaya ilişkin bilgi ve gözlemlerini kayda geçiren belgedir. Olayın kendisini tespit eden disiplin tutanağından farklıdır: Disiplin tutanağı "ne oldu" sorusuna olay anında cevap verir; ifade tutanağı ise soruşturma aşamasında "kim ne gördü, ne biliyor" sorusunu yanıtlar.

Tipik kullanım alanları:

• İşyerinde kavga, sataşma veya hakaret iddiaları,
• Taciz ve mobbing şikâyetleri,
• Hırsızlık, zimmet açığı veya güveni kötüye kullanma şüphesi,
• İSG kurallarının ihlali ve ramak kala olaylar,
• Talimatlara uymama ve görev ihmali iddiaları.

Şablon, ifade verenin konumunu dört seçenekle ayırır: tanık, şikâyetçi, olayı tespit eden yönetici ve hakkında iddia bulunan çalışan. Son seçenek önemli bir uyarı taşır: Hakkında iddia bulunan çalışanın bu tutanaktaki beyanı bilgi amaçlıdır; İş Kanunu md. 19'daki savunma hakkı ayrı bir yazılı savunma istemiyle kullandırılmalıdır.

Şablonda Neler Var?

Soruşturma ve ifade veren bilgileri:

• Dosya no, konu, olay tarihi ve yeri, soruşturmayı yürüten, ifade yeri ve saatleri,
• İfade verenin bilgileri, hakkında iddia bulunan kişiyle iş ilişkisi ve soruşturmadaki konumu,
• İfadeyi alan, tutanağı yazan ve hazır bulunan kişiler.

Ön bilgilendirme: Görüşmenin amacı, doğru beyan beklentisi, beyanın kimlerle paylaşılacağı, misilleme yasağı, gizlilik ricası ve okuma hakkını içeren altı maddelik metin.

Soru-cevap tablosu: Altı hazır açık uçlu soru ve altı boş satır. Hazır sorular, doğrudan gözlem ile duyumu ayırmayı ve delil varlığını sorgulamayı hedefler.

Delil ve imza bölümleri:

• Teslim alınan belge ve kayıtlar tablosu,
• Okuma beyanı, düzeltme/ekleme alanı, sayfa sayısı ve parafa ilişkin cümle,
• İfade veren, ifadeyi alan ve tutanağı yazan imzaları,
• İmzadan kaçınma şerhi ve iki tespit imzası,
• KVKK aydınlatma notu.

2. sayfa – Soruşturmacı kontrol listesi: Dokuz maddelik usul listesi ve md. 26 sürelerini izleyen tarih tablosu.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

Bir şikâyet veya olay bildirimi aldığınızda önerilen sıra şöyledir:

1. Soruşturmayı yürütecek kişiyi belirleyin. Olaya karışmamış, taraflarla hiyerarşik çıkar çatışması olmayan bir kişi veya kurul seçin.
2. Süreleri hemen hesaplayın. md. 26'ya göre ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılığa dayanan derhal fesih hakkı, öğrenmeden itibaren altı iş günü içinde kullanılmalıdır. Soruşturma bu süreyi göz önünde tutarak hızlı yürütülmelidir.
3. Tanık listesini çıkarın. Olay yerinde bulunanları, şikâyetçiyi ve olayı tespit eden yöneticiyi listeleyin.
4. Tanıkları ayrı ayrı dinleyin. Her tanık diğerlerinin yanında olmadan, açık uçlu sorularla dinlenmeli; cevaplar yorum katılmadan yazılmalıdır.
5. Belgeleri toplayın. Mesaj, e-posta, kamera kaydı, PDKS verisi gibi delilleri teslim tablosuna işleyin.
6. Hakkında iddia bulunan çalışandan savunma isteyin. Tanık ifadelerinden sonra iddiaları açıkça yazan bir savunma istem yazısı verin ve makul süre tanıyın. Savunma yazılı veya yazılı savunma tutanağı ile alınabilir.
7. Olay özeti hazırlayıp karar merciine sunun. Disiplin kurulu varsa kararın gerekçeli olması için disiplin kurulu kararı örneği yol gösterir.

Örnek Metin

Şablondaki ön bilgilendirme ve okuma beyanı şöyledir:

Bu görüşme [Soruşturma Konusu] konusundaki iç soruşturma kapsamında, olayların doğru tespiti amacıyla yapılmaktadır. Beyanınızın doğru ve eksiksiz olması beklenir; bilmediğiniz veya görmediğiniz hususlarda tahmin yürütmeniz gerekmez. İyi niyetle beyanda bulunduğunuz için size karşı herhangi bir olumsuz işlem yapılmayacaktır.

Yukarıdaki beyanım tarafıma okunmuş / tarafımca okunmuştur. Beyanımın söylediğim gibi yazıldığını kabul ederim. ☐ Düzeltme / ekleme yoktur. ☐ Aşağıdaki düzeltme / eklemeyi istiyorum.

Nasıl Doldurulur?

1. Başlık bilgilerini görüşmeden önce doldurun. Dosya no ve konu, aynı soruşturmadaki tüm tutanaklarda aynı olmalıdır.
2. Ön bilgilendirmeyi yüksek sesle okuyun. Özellikle misilleme yasağı ve gizlilik ricası, tanığın rahat konuşmasını sağlar.
3. Hazır soruları sırayla sorun. Olayın kendisine ilişkin soruları boş satırlara ekleyin; "X'in size hakaret ettiğini gördünüz mü?" yerine "O sırada ne gördünüz?" gibi açık uçlu sorular kullanın.
4. Cevabı ifade verenin sözcükleriyle yazın. Özetlemek gerekiyorsa ifade verene okuyup onayını alın.
5. Delilleri tabloya işleyin. Ekran görüntüsü gibi dijital delillerde tarih, saat ve kaynak bilgisini açıklamaya yazın.
6. Okutun, düzeltin, imzalatın. Her sayfayı paraflatın. İmzadan kaçınma varsa şerhi doldurun ve iki kişiyle tespit edin.
7. Kontrol listesini ve süre tablosunu tamamlayın. Bu sayfa soruşturma dosyasında kalır; ifade verene verilmez.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Yargıtay'ın yerleşik uygulamasına göre işveren, fesih gerekçesi olan olguları ispatla yükümlüdür; tarafsız biçimde alınmış ve imzalanmış tanık beyanları bu ispatın en önemli araçlarındandır. Altı iş günlük sürenin, feshe yetkili kişi veya kurulun olayı öğrenmesiyle başladığı kabul edilir; bu nedenle şablondaki süre tablosunda "öğrenme tarihi" ayrı bir satırdır. Haklı fesih bentlerinin ayrıntısı için İş Kanunu 25/II haklı fesih bentleri yazımıza bakabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Tanıkları aynı odada birlikte dinlemek veya birbirlerinin ifadesini okumalarına izin vermek.
• "Değil mi?" ile biten yönlendirici sorular sormak; cevabı soruşturmacının kendi cümleleriyle yazmak.
• Hakkında iddia bulunan çalışanın ifadesini almayı savunma yerine saymak, ayrı savunma istememek.
• Soruşturmayı uzatıp md. 26'daki altı iş günlük süreyi kaçırmak.
• Duyuma dayalı bilgileri doğrudan gözlem gibi kaydetmek.
• Tutanakları herkesin erişebildiği klasörlerde saklamak; tanıkların kimliğini ifşa etmek.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işyerinizin disiplin yönetmeliği ve varsa toplu iş sözleşmesindeki usul kurallarına göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; fesihle sonuçlanabilecek soruşturmalarda somut durumunuz için uzman desteği alın.

Disiplin yönetmeliği, soruşturma usulü ve yönetici eğitimleri için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir veya bizimle iletişime geçin.