Bir çalışan haber vermeden işe gelmediğinde işverenin ilk refleksi çoğu zaman "devamsızlıktan çıkış" olur. Oysa devamsızlık nedeniyle yapılacak bir feshin hukuken ayakta kalması, olayın gün gün ve usulüne uygun belgelenmesine bağlıdır. Bu belgelemenin temel aracı devamsızlık tutanağıdır.
Bu yazıda devamsızlık tutanağının nasıl tutulacağını, kimlerin imzalaması gerektiğini, doldurulabilir bir tutanak örneğini ve çalışandan mazeret soran ihtar metnini paylaşıyoruz. Devamsızlığa dayalı feshin şartlarını ve fesih sürecini ise devamsızlık nedeniyle fesih yazımızda ayrıntılı olarak ele aldık.
Tutanak, mahkemede işverenin iddiasını destekleyen önemli bir delildir; ancak tek başına yeterli değildir. Tutanakta adı geçen kişilerin gerektiğinde tanık olarak dinlenebileceğini ve tutanağın gerçeği yansıtması gerektiğini baştan bilmek gerekir.
Devamsızlık Tutanağı (Word) İndirDevamsızlık Tutanağı Neden Bu Kadar Önemli?
İş Kanunu md. 25/II-(g) bendi, çalışanın işverenden izin almaksızın veya haklı bir sebebe dayanmaksızın belirli sayıda iş günü işe devam etmemesini işveren açısından haklı fesih nedeni olarak düzenler. Bu bentteki şartların gerçekleştiğini ispat yükü işverendedir. İşveren şunları gösterebilmelidir:
- Çalışanın hangi günlerde işe gelmediğini
- Bu günlerde izinli, raporlu veya görevli olmadığını
- Devamsızlığın haklı bir nedene dayanmadığını
- Fesih hakkının süresi içinde kullanıldığını
Bu unsurların her biri tutanak, ihtar ve kayıtlarla desteklenmelidir. İşverenin ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılığa dayalı fesih hakkı, öğrenmeden itibaren 6 iş günü ve her halde fiilden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır (md. 26). Bu süre, devamsızlık vakalarında da dikkatle takip edilmelidir.
Devamsızlık Tutanağı Nasıl Tutulur? Adım Adım
- Her gün için ayrı tutanak düzenleyin. Birkaç günü tek tutanakta toplamak yerine, devamsızlığın gerçekleştiği her gün mesai bitiminde ayrı bir tutanak tutun.
- Tanıkları doğru seçin. Tutanağı çalışanın yöneticisi ve en az iki çalışma arkadaşı imzalamalıdır. Tanıkların olayı bizzat görmüş, yani çalışanın o gün işyerinde olmadığını bilen kişiler olması gerekir.
- Ulaşma girişimlerini yazın. Çalışanın telefonla, mesajla veya e-postayla arandığını, saatleriyle birlikte tutanağa geçirin.
- İzin ve rapor kontrolü yapın. O gün için onaylı bir izin, sistemde görünen bir sağlık raporu veya görevlendirme olup olmadığını kontrol edip sonucu not edin.
- PDKS kayıtlarını ekleyin. Personel devam kontrol sistemi kullanıyorsanız ilgili günün giriş-çıkış dökümünü tutanağa ek yapın.
- Abartılı veya yorum içeren ifadelerden kaçının. Tutanak yalnızca tespit edilen olguları içermelidir.
Çalışanın yalnızca günün bir bölümünde işyerinde bulunmadığı, örneğin öğleden sonra izinsiz ayrıldığı durumlar da ayrı bir tutanakla, ayrılış saati belirtilerek kayda geçirilmelidir. Bu tür kısmi devamsızlıklar tek başına aynı sonucu doğurmayabilir; ancak tekrarlandığında uyarı ve disiplin süreçlerinin dayanağını oluşturur.
Devamsızlık Tutanağı Örneği
DEVAMSIZLIK TESPİT TUTANAĞI
Şirketimizin [birim] biriminde [unvan] olarak çalışan [Ad Soyad] (Sicil No: [numara]), [Tarih] [gün adı] günü mesai başlangıç saati olan [saat]'ten mesai bitimi olan [saat]'e kadar işyerine gelmemiştir.
Çalışanın bu tarih için onaylanmış bir yıllık izni, mazeret izni, görevlendirmesi bulunmamakta olup İK kayıtlarında ve sistemde herhangi bir sağlık raporu görünmemektedir.
Çalışana [saat]'te [telefon numarası] numaralı telefondan ulaşılmaya çalışılmış, [cevap verilmemiştir / telefon kapalıdır]. [saat]'te kayıtlı e-posta adresine ve [saat]'te kısa mesajla bilgi talep edilmiş, herhangi bir dönüş alınmamıştır.
İşbu tutanak, durumu bizzat bilen aşağıda imzası bulunan kişilerce [Tarih] tarihinde saat [saat]'te düzenlenmiş ve imza altına alınmıştır.
Birim yöneticisi: [Ad Soyad, unvan, imza] – Tanık: [Ad Soyad, unvan, imza] – Tanık: [Ad Soyad, unvan, imza]
Ek: [PDKS dökümü, arama kaydı ekran görüntüsü]
Mazeret Soran İhtar Metni
Devamsızlık tespit edildikten sonra çalışana yazılı olarak ulaşıp mazeretini sormak, yargı uygulamasında işverenin özenli davrandığını gösteren önemli bir adımdır. İhtar; noter, iadeli taahhütlü posta veya kayıtlı elektronik posta (KEP) gibi ispatı mümkün bir yolla çalışanın bilinen adresine gönderilmelidir.
Sayın [Ad Soyad],
[Tarih], [Tarih] ve [Tarih] tarihlerinde işverenden izin almaksızın ve herhangi bir bildirimde bulunmaksızın işinize gelmediğiniz tutanaklarla tespit edilmiştir.
Devamsızlığınıza ilişkin mazeretinizi ve varsa belgelerinizi, işbu yazının tebliğinden itibaren [makul süre] içinde yazılı olarak İnsan Kaynakları birimine bildirmeniz gerekmektedir. Süresi içinde geçerli bir mazeret bildirmemeniz halinde, İş Kanunu md. 25/II hükümleri çerçevesinde iş sözleşmenizin feshi dahil gerekli işlemler yapılacaktır.
[İşveren unvanı, yetkili Ad Soyad, imza] – [Tarih]
İhtar ve mazeret bekleme sürecinin 6 iş günlük süreye etkisi somut olaya göre farklı değerlendirilebileceğinden, ihtar sürecini fesih hakkını tehlikeye atmayacak şekilde planlamak gerekir. Bu planlamayı somut olaya göre hukuk danışmanınızla birlikte yapın.
Sık Yapılan Hatalar
| Hata | Neden risklidir? |
|---|---|
| Tutanağın günler sonra toplu düzenlenmesi | Güvenilirliği zayıflar, tanık beyanlarıyla çelişebilir |
| Olayı görmeyen kişilerin imzalaması | Tanık olarak dinlendiklerinde ifadeleri tutanağı desteklemeyebilir |
| Ulaşma girişiminin yazılmaması | Çalışanın mazeret bildirme imkânının bulunmadığı ileri sürülebilir |
| Rapor kontrolü yapılmaması | Sonradan ortaya çıkan rapor feshi haksız hale getirebilir |
| Ücret alacağı varken devamsızlık iddiası | Çalışan ücretin ödenmemesi nedeniyle iş görmekten kaçındığını ileri sürebilir |
| 6 iş günü süresinin kaçırılması | Haklı fesih hakkı düşebilir |
Fesih yapılırsa, SGK işten ayrılış bildirgesinde md. 25/II bentlerine karşılık gelen 42–50 aralığındaki ilgili kodun seçilmesi gerekir; yanlış kod hem işsizlik ödeneği hem de ileride çıkabilecek uyuşmazlıklar açısından sorun yaratır.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve yargı uygulaması değişebilir. Devamsızlığa dayalı fesih kararından önce mutlaka hukuk danışmanınıza başvurun.
Şablonu İndirin
Şablonda izin/rapor kontrolü ve ulaşma girişimleri tablolarıyla günlük devamsızlık tespit tutanağı, mazeret soran ihtar yazısı ve devamsızlık takip çizelgesi yer alır. Her devamsızlık günü için ayrı bir nüsha doldurun.
Devamsızlık Tutanağı (Word) İndirDisiplin Süreçlerinizi Sağlam Belgelerle Yürütün
Devamsızlık, geç kalma ve diğer disiplin olaylarında kullanılan tutanak ve yazıların standart hale getirilmesi, yöneticilerin doğru adımları doğru sırayla atmasını sağlar. İK Partner, işyerinize özel tutanak setleri ve yönetici rehberleri hazırlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
