Zimmet Tutanağı Örneği: Bilgisayar, Telefon ve Araç Teslimi

Çalışana teslim edilen dizüstü bilgisayar, cep telefonu, araç veya giriş kartı, şirketin varlığıdır ve kimin elinde, hangi durumda olduğu her an bilinmelidir. Bu bilginin hukuki dayanağı zimmet tutanağıdır. Bu yazıda doldurulabilir bir zimmet tutanağı örneği, iade tutanağı iskeleti ve uygulamada en çok karşılaşılan sorunların çözümünü bulacaksınız.

Zimmet tutanağı yalnızca bir envanter kaydı değildir. Eşyanın kaybolması veya hasar görmesi halinde sorumluluğun tartışıldığı her durumda, eşyanın çalışana hangi tarihte ve hangi durumda teslim edildiği bu belgeyle ispatlanır. İş sağlığı ve güvenliği kapsamında verilen kişisel koruyucu donanımlar ise ayrı kurallara tabidir; bu konuda KKD seçimi ve zimmet süreci yazımıza bakabilirsiniz.

Zimmet Tutanağında Bulunması Gereken Bilgiler

Bir zimmet tutanağının ispat değeri, eşyayı tereddüde yer bırakmayacak şekilde tanımlamasına bağlıdır. Şu alanları içermesini öneririz:

• Teslim eden birim ve kişi ile teslim alan çalışanın kimlik ve görev bilgileri
• Eşyanın cinsi, markası, modeli ve seri numarası (araçta plaka ve şasi numarası)
• Teslim anındaki fiziki durum (yeni, kullanılmış, mevcut çizik veya hasar)
• Birlikte verilen aksesuarlar (şarj aleti, kılıf, ruhsat, yedek anahtar vb.)
• Kullanım amacı ve kişisel kullanım kuralları
• Teslim tarihi ve iade koşulları
• Tarafların imzaları

Teslim anındaki durumu fotoğraflarla desteklemek, özellikle araç ve pahalı elektronik cihazlarda sonradan çıkabilecek "bu hasar zaten vardı" tartışmalarını önler.

Zimmet kayıtlarının merkezi bir envanter listesiyle eşleştirilmesi de önemlidir. Her eşyaya bir demirbaş numarası verip tutanakta bu numarayı da kullanmak, cihaz bir çalışandan diğerine geçtiğinde geçmişin izlenmesini kolaylaştırır. Envanter listesinde eşyanın hangi tarihte kime zimmetlendiği, ne zaman iade alındığı ve hangi tutanak numarasına dayandığı görülebilmelidir. Bu düzen, hem yıl sonu sayımlarında hem de bir çalışan ayrılırken yapılan ilişik kesme işlemlerinde zaman kazandırır.

Zimmet Tutanağı Örneği

DEMİRBAŞ ZİMMET TUTANAĞI

Teslim alan: [Ad Soyad] – Sicil No: [numara] – Departman/Unvan: [departman / unvan]

Teslim eden: [Bilgi İşlem / İdari İşler birimi, yetkili Ad Soyad]

Teslim edilen eşya: 1. [Dizüstü bilgisayar] – Marka/Model: [bilgi] – Seri No: [numara] – Durum: [yeni / kullanılmış, açıklama] – Aksesuar: [şarj aleti, çanta] 2. [Cep telefonu] – Marka/Model: [bilgi] – IMEI: [numara] – Hat No: [numara] – Durum: [açıklama] 3. [Giriş kartı] – Kart No: [numara]

Yukarıda belirtilen eşyaları eksiksiz ve belirtilen durumda teslim aldım. Bu eşyaları yalnızca işimle ilgili amaçlarla, özenle ve şirketin [bilgi güvenliği / araç kullanım] politikasına uygun şekilde kullanacağımı; kayıp, çalınma veya arıza halinde derhal [birim]'e bildireceğimi; iş sözleşmemin sona ermesi veya talep edilmesi halinde eşyaları eksiksiz iade edeceğimi kabul ederim.

Teslim tarihi: [Tarih]

Teslim eden: [Ad Soyad, imza] – Teslim alan: [Ad Soyad, imza]

Şirket Aracı İçin Ek Hükümler

Araç zimmetinde standart tutanağa ek olarak bir araç kullanım taahhüdü alınması yerinde olur. Bu bölümde şu konular netleştirilmelidir:

1. Aracın yalnızca zimmetli çalışan tarafından mı, yoksa başka çalışanlar tarafından da kullanılabileceği
2. Mesai dışı ve hafta sonu kullanım kuralları
3. Trafik cezalarının sorumluluğu ve bildirimi
4. Kaza halinde izlenecek adımlar (tutanak, fotoğraf, sigorta bildirimi, şirkete bildirim)
5. Yakıt, bakım ve kilometre bildirimleri
6. Araç takip sistemi varsa bunun çalışana bildirildiği

Araç kullanım taahhüdü (ek): [Plaka] plakalı aracı [Tarih] tarihinde [km] kilometrede, [hasar durumu] ile teslim aldım. Aracı trafik kurallarına uygun kullanacağımı, adıma tebliğ edilen trafik cezalarına ilişkin süreci [şirket politikası] uyarınca yürüteceğimi, kaza halinde derhal [birim]'e bilgi vereceğimi ve aracın takip sistemiyle izlendiği konusunda bilgilendirildiğimi kabul ederim. [Ad Soyad, imza, tarih]

Araç takip sistemi ve şirket telefonlarının izlenmesi kişisel veri işleme faaliyetidir; çalışana bu konuda aydınlatma yapılması gerekir.

İade Tutanağı ve Hasar Durumu

Eşyanın iadesi de en az teslimi kadar önemlidir. İade tutanağında eşyanın iade anındaki durumu, eksik aksesuarlar ve varsa hasar açıkça yazılmalıdır.

ZİMMET İADE TUTANAĞI

[Ad Soyad] adına [Tarih] tarihli tutanakla zimmetlenen [eşya, seri no] [Tarih] tarihinde iade alınmıştır. İade anındaki durum: [sağlam / hasarlı, açıklama]. Eksik aksesuar: [yok / açıklama].

İade eden: [Ad Soyad, imza] – İade alan: [Ad Soyad, imza]

Türk Borçlar Kanunu'na göre işçi, işverene verdiği zarardan kusuru oranında sorumludur. Ancak hasar bedelinin ücretten kendiliğinden kesilmesi ciddi risk taşır. Zararın tutarı ve çalışanın kusuru belirlenmeden, çalışanın açık yazılı rızası olmadan ücretten mahsup yapılmamalıdır. Ücretten kesintinin sınırları için ücretten kesinti ve maaş avansı yazımıza göz atabilirsiniz. Olağan kullanımdan kaynaklanan yıpranma ise çalışana yüklenemez.

Zimmet Süreçlerinde Sık Yapılan Hatalar

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve yargı uygulaması değişebilir. Hasar ve sorumluluk uyuşmazlıklarında hukuk danışmanınıza başvurun.

Şablonu İndirin

Şablon; demirbaş listesi tablosuyla zimmet teslim tutanağını, şirket aracı kullanım taahhüdünü ve zimmet iade tutanağını tek dosyada sunar. Eşya satırlarını ve politika atıflarını işyerinize göre doldurup her teslimde ayrı bir tutanak numarası kullanın.

Belge Setinizi İK Partner ile Oluşturun

Zimmet, iade ve ilişik kesme belgelerinin birbirine bağlı ve tutarlı olması, ayrılık süreçlerini çok daha sorunsuz hale getirir. İK Partner olarak işyerinize özel form setleri ve politika metinleri hazırlıyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizle ilgili ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.