Zimmet Takip Çizelgesi: Ücretsiz Excel Demirbaş Takip Şablonu

Çalışanlara teslim edilen bilgisayar, telefon, araç, giriş kartı veya kişisel koruyucu donanım; tek tek bakıldığında küçük bir işlem gibi görünür. Ancak çalışan sayısı arttıkça "hangi cihaz kimde, ne zaman verildi, ayrılan çalışandan geri alındı mı?" sorularının cevabı kaybolmaya başlar. Zimmet tutanağı her teslimi tek tek belgeler; zimmet takip çizelgesi ise tüm bu tutanakların toplu görünümünü sunar.

İK Partner'ın ücretsiz Excel şablonu, şirket varlıklarını teslim ve iade tarihleri, durum, bedel ve tutanak bilgisiyle tek listede tutar. Ayrılan bir çalışanda iade alınmamış ekipman kaldığında veya bir tutanak imzalanmadığında çizelge sizi otomatik olarak uyarır.

Şablonda Neler Var?

Dosya dört sayfadan oluşur:

• Zimmet Listesi (100 satır): Her satır bir varlıktır. Sütunlar: zimmet no, kategori, marka/model, seri no veya plaka, sicil no, ad soyad, departman, teslim tarihi, teslimdeki durum, tutanak imzalı mı, durum, iade tarihi, iadedeki durum, çalışan ayrıldı mı, bedel, zimmet süresi (gün), uyarı ve not. Listenin altında toplam bedel hesaplanır.
• Kategori Özeti: Bilgisayar, telefon, tablet, monitör/çevre birimi, araç, anahtar/kart, KKD, mobilya ve diğer kategorileri için toplam kayıt, zimmetteki, iade edilen, arızalı/kayıp adet ve zimmetteki toplam bedel.
• Özet: Toplam varlık, zimmetteki varlık ve bedeli, zimmet sahibi çalışan sayısı; iade alınması gereken varlıklar, imzasız tutanaklar ve hasarlı iadeler.
• Nasıl Kullanılır: Kullanım adımları.

Uyarı sütunu üç durumu otomatik yakalar:

Nasıl Kullanılır?

1. Mevcut zimmetleri aktarın. Elinizdeki zimmet tutanaklarını tek tek listeye işleyin. Aynı çalışana birden fazla ekipman verildiyse her ekipman için ayrı satır açın.
2. Zimmet numarası verin. Her tutanağa bir numara verin (ör. ZM-001) ve aynı numarayı çizelgeye yazın. Böylece çizelge ile fiziki tutanak arasında kolayca eşleştirme yapılır.
3. Teslimdeki durumu kaydedin. Cihaz sıfır mı, ikinci el mi, üzerinde kusur var mı; iade sırasında anlaşmazlık yaşamamak için teslim anındaki durumu mutlaka işaretleyin.
4. İadeleri işleyin. Ekipman geri alındığında durumu "İade Edildi" yapın, iade tarihini ve iadedeki durumu girin. Hasar veya eksik parça varsa not sütununa tutanak bilgisini ekleyin.
5. Ayrılışlarda kontrol edin. Çalışanın işten çıkış süreci başladığında "Çalışan Ayrıldı mı?" sütununu "Evet" yapın ve uyarı sütununu filtreleyin; iade alınması gereken tüm varlıklar listelenir.
6. Dönemsel sayım yapın. Yılda en az bir kez fiziki sayım yaparak çizelgeyi doğrulayın ve son sayım tarihini özet sayfasına yazın.

Çizelgeyi İK, bilgi işlem ve idari işler birimlerinin ortak kullandığı bir dosya olarak tasarlamak en sağlıklı yoldur. Bilgi işlem cihazları, idari işler araç ve kartları, İSG birimi de kişisel koruyucu donanımları işleyebilir; İK ise ayrılış süreçlerinde uyarı sütununu kontrol eder. Böylece her birim kendi varlığından sorumlu olur, ama tüm kayıtlar tek bir yerde kalır.

Her teslim için ayrıca imzalı bir tutanak düzenlenmesi gerekir; tutanakta bulunması gereken bilgiler için zimmet tutanağı örneği yazımıza, kişisel koruyucu donanımlar için KKD seçimi ve zimmet süreci rehberimize bakabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

• Çizelge tutanağın yerine geçmez. Çizelge bir takip aracıdır; ispat açısından asıl belge, çalışanın imzasını taşıyan zimmet tutanağıdır. İmzalı tutanaklar özlük dosyasında saklanmalıdır.
• Ücretten kesinti: Hasar veya kayıp durumunda çalışanın ücretinden kesinti yapılması, İş Kanunu'nun ücret kesme hükümlerine ve çalışanın kusurunun ispatına bağlıdır. Yasaya aykırı ücret kesme cezasının 2026 yılı tutarı 9.943 TL'dir. Böyle bir işlemden önce mutlaka hukuk danışmanınıza başvurun.
• İSG ekipmanları: Kişisel koruyucu donanımların teslimi ayrıca İSG mevzuatı kapsamında belgelenmelidir; çizelgedeki KKD kategorisi bu kayıtların takibini kolaylaştırır.
• Kişisel veri: Çizelge çalışan adlarını ve araç plakası gibi bilgileri içerir; erişimi sorumlu birimlerle sınırlayın.

Sık Yapılan Hatalar

• Teslim anındaki durumu yazmamak: İade sırasında "bu çizik zaten vardı" tartışmasının en kolay önlemi, teslimdeki durumun kayıt altında olmasıdır.
• Ayrılış sürecini zimmetle bağlamamak: Çıkış görüşmesi ve ilişik kesme işlemleri zimmet kontrolü yapılmadan tamamlanmamalıdır.
• Toplu ekipmanları tek satırda tutmak: Seri numarası olan her cihaz ayrı satırda izlenmelidir.
• Çizelgeyi yalnızca bir kişinin bilmesi: Sorumlu kişi değiştiğinde kayıtlar kaybolmasın diye dosyayı ortak ve yetkili bir alanda tutun.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde hukuk danışmanınıza başvurun.

Zimmet, ilişik kesme ve özlük süreçlerinizi mevzuata uygun bir düzene oturtmak isterseniz İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmeti kapsamında destek verebiliriz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.