Aile ve Çocuk Yardımı Beyan Formu: Ücretsiz Word Şablonu

Evli veya çocuklu çalışanlara düzenli destek ödeyen işyerlerinde, kimin hangi yardıma hak kazandığını belgeye dayandırmak İK'nın temel işidir. Aile ve çocuk yardımı beyan formu, çalışanın medeni durumunu, eşinin çalışma durumunu ve çocuk bilgilerini yazılı olarak beyan ettiği; İK ve bordronun ise hak kazanmayı onaylayıp bordro koduna bağladığı belgedir. Bu sayfadaki Word şablonu, beyan, belge listesi, KVKK notu ve iç kontrol listesini tek dosyada toplar.

Yardımın vergi ve SGK karşısındaki durumunu ayrıntılı görmek isterseniz önce aile ve çocuk yardımının bordroya yansıması rehberimizi okuyabilirsiniz. Bu yazı, formun kendisine ve doğru kullanımına odaklanır.

Aile ve Çocuk Yardımı Beyan Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Aile (eş) yardımı ve çocuk yardımı, kanunla zorunlu tutulmuş ödemeler değildir. Kaynakları genellikle iş sözleşmesi, toplu iş sözleşmesi, personel yönetmeliği veya yıllardır süren işyeri uygulamasıdır. Kaynak ne olursa olsun, ödemenin dayandığı bilgiler (evlilik, eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk sayısı ve yaşı) çalışanın beyanından gelir. Beyan yazılı değilse, hatalı ödemelerin geri alınması da, hak kazanmayan çalışana neden ödeme yapılmadığının açıklanması da zorlaşır.

Form şu durumlarda kullanılır:

• İlk başvuru: İşe yeni giren veya yeni evlenen çalışan yardım talep ettiğinde.
• Durum değişikliği: Doğum, boşanma, eşin işe başlaması ya da çocuğun yaş sınırını aşması gibi hallerde.
• Dönemsel güncelleme: Öğrenim koşuluna bağlı çocuk yardımlarında her öğretim yılı başında.
• Sonlandırma: Çalışanın artık hak kazanmadığını kendisinin bildirdiği hallerde.

Genel adres, banka veya iletişim bilgisi değişiklikleri için ayrı bir personel durum değişikliği bildirim formu kullanmak, yardım dosyasını sade tutar.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışan ve başvuru bilgileri: Ad soyad, sicil, görev, işe giriş tarihi ve yönetici alanları; başvurunun türünü (ilk başvuru, değişiklik, güncelleme, sonlandırma) gösteren onay kutuları. İK, yardımın dayanağını (politika, sözleşme veya TİS maddesi) bu bölümde işaretler.

2. Aile (eş) yardımı beyanı: Medeni durum, eşin adı ve evlilik tarihi ile üç kritik soru: Eş çalışıyor veya emekli aylığı alıyor mu, kendi işvereninden aile yardımı alıyor mu, aynı şirkette mi çalışıyor? Bu sorular mükerrer ödemeyi önlemek için tasarlandı.

3. Çocuk yardımı tablosu: Dört çocuk için ad soyad, doğum tarihi, öğrenim durumu ve ekli belge sütunları. Çocukların T.C. kimlik numarası bilinçli olarak istenmedi; yaş ve öğrenim kontrolü için doğum tarihi ve nüfus kayıt örneği yeterlidir.

4. Engelli çocuk ek yardımı (isteğe bağlı): Politikanız böyle bir ek yardım öngörüyorsa, sağlık kurulu raporunun işlenmesi için ayrı bir açık rıza kutusu. Rıza verilmemesinin yalnızca bu ek yardımı etkileyeceği açıkça yazılıdır.

5. Belge listesi: Nüfus kayıt örneği, eşin çalışmadığına dair beyan veya SGK dökümü, öğrenci belgesi ve gerektiğinde sağlık kurulu raporu.

6. Beyan ve taahhüt: Çalışanın bilgilerin doğruluğunu ve değişiklikleri belirlenen süre içinde bildireceğini taahhüt ettiği metin ile imza alanı.

7. KVKK aydınlatma notu ve İK/bordro bölümü: Hangi verinin hangi amaçla işlendiğini anlatan kısa not; teslim alma, belge kontrolü, yardım kalemleri, aylık brüt tutar ve bordro kodu tablosu; İK uzmanı, bordro sorumlusu ve İK müdürü imzaları.

İkinci sayfa – İK kontrol listesi: Eşit davranma, mükerrer yardım, öğrenim belgesi takibi, bordro gösterimi ve yıllık güncelleme adımlarını içeren dokuz maddelik iç kullanım listesi.

Nasıl Doldurulur?

1. Dayanağı belirleyin. Formu vermeden önce yardımın hangi belgeye dayandığını ve hak kazanma koşullarını (eşin çalışmaması, çocuk yaş sınırı, öğrenim şartı) netleştirin. Koşullar yazılı değilse önce politikayı yazın.
2. Formu çalışana verin. Çalışan bölümleri 1–6'yı kendisi doldurup imzalar. Eşin çalışma durumu sorusunu boş bırakmamasını isteyin; "bilmiyorum" seçeneği bile kayıt açısından değerlidir.
3. Belgeleri teslim alın. Nüfus kayıt örneğini e-Devlet çıktısı olarak isteyin. Eşin çalışmadığını gösteren belgede, politikanız ne gerektiriyorsa onu (yazılı beyan veya hizmet dökümü) talep edin; fazlasını istemeyin.
4. Sağlık verisini ayırın. Engellilik raporu yalnızca açık rıza kutusu işaretlenmişse alınır ve özlük dosyasının genel bölümüne değil, erişimi sınırlı ayrı bir bölüme konur.
5. Hak kazanmayı onaylayın. İK bölümündeki tabloda her kalem için karar verin, başlangıç dönemini yazın ve bordro kodunu atayın.
6. Bordroya işleyin. Yardımları ayrı satırda gösterin; SGK istisnası ve vergi uygulamasını mali müşavirinizle teyit edin. Örnek gösterim için yan hakların bordroda gösterimi yazımıza bakabilirsiniz.
7. Takvim kurun. Öğrenci belgesi yenileme tarihlerini ve yıllık durum güncellemesini İK takvimine işleyin.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

SGK istisna tutarı her yıl değişebilir; bu nedenle şablona sabit rakam yazmadık. Güncel değeri SGK duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin. Hangi ödemelerin genel olarak prime tabi olduğunu SGK primine tabi olan ve olmayan kazançlar yazımızda bulabilirsiniz.

Veri tarafında, beyan formunun çalışan aydınlatma metninizle uyumlu olması gerekir. Henüz güncel bir metniniz yoksa KVKK çalışan aydınlatma metni örneği iyi bir başlangıçtır. Sağlık verisinin işyerinde nasıl ele alınacağına dair genel ilkeler için özel nitelikli kişisel veriler yazımıza göz atabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Koşulları yazmadan ödeme yapmak. "Evlilere yardım veriyoruz" gibi sözlü kurallar, eşi çalışan veya boşanmış çalışan için tartışma doğurur.
• Mükerrer ödemeyi kontrol etmemek. Eşlerin aynı şirkette veya grup şirketlerinde çalıştığı durumlarda yardımın iki kez ödenmesi sık rastlanan bir hatadır.
• Gereğinden fazla veri istemek. Çocukların kimlik numaraları, eşin maaş bordrosu veya sağlık bilgisi, yardım koşulu bunları gerektirmiyorsa istenmemelidir.
• Öğrenci belgesini takip etmemek. Öğrenimi biten çocuk için yıllarca ödeme yapılması, geri alma tartışmasına dönüşür.
• Fazla ödemeyi rızasız kesmek. Hatalı ödemenin ücretten tek taraflı kesilmesi ücret alacağı uyuşmazlığına yol açabilir.
• Yardımı brüt ücrete gömmek. Ayrı satırda gösterilmeyen yardımın SGK istisnası uygulanamaz ve kalem denetimde ispatlanamaz.

Temsilî bir örnek: Eşi aynı grup şirketinde çalışan bir çalışan için iki şirket de aile yardımı ödüyor. Yıllık güncellemede durum fark ediliyor; ancak beyan formu hiç alınmadığı için hangi tarafın bilgi vermediği belirlenemiyor. Formdaki "eşiniz kendi işvereninden aile yardımı alıyor mu?" sorusu ve bildirim taahhüdü, bu tür bir tartışmayı baştan önler.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi yan hak politikanıza, varsa toplu iş sözleşmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Yan hak politikanızı eşit davranma ilkesi, bordro ve KVKK açısından birlikte gözden geçirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir ya da bizimle iletişime geçin.