Bir çalışan hakkında disiplin işlemi veya fesih değerlendirmesi yapılacaksa, ilk resmi adım çoğu zaman savunmasının istenmesidir. Bu sayfadaki savunma istem yazısı örneği, İK ekiplerinin ve yöneticilerin iddiayı tarafsız bir dille aktarması, çalışana makul süre tanıması ve süreci belgelemesi için hazırlanmış İK Partner logolu bir Word şablonudur. Tek dosyada üç belge bulunur: savunma istem yazısı, çalışanın dolduracağı savunma formu ve savunma verilmemesi ya da tebellüğden kaçınılması halinde kullanılacak tutanak.
Savunmanın neden ve nasıl alınması gerektiğini ayrıntılı öğrenmek için savunma alma usulü rehberimizi okuyabilirsiniz. Burada şablonu doğru doldurmaya odaklanıyoruz.
Savunma İstem Yazısı ve Savunma Formu (Word) İndirŞablonda Neler Var?
Bölüm A – Savunma İstem Yazısı
- Sayı, konu ve tarih satırı; çalışan ve bağlı olduğu yönetici bilgileri,
- Olay tarihi ve saati, olay yeri, tespit eden kişi ve ihlal edildiği düşünülen kural için ayrı alanlar,
- Olayın yorum katılmadan yazılacağı özet alanı ve dayanak belgelerin listesi,
- Savunma süresi, teslim yeri, delil sunma ve sözlü savunma seçeneklerini anlatan maddeler,
- Savunma verilmemesinin sonucunu ve yazının bir yaptırım kararı olmadığını açıklayan paragraf,
- İşveren imzası ve çalışanın tebellüğ imzası.
Bölüm B – Çalışan Savunma Formu
- Çalışanın açıklaması için yazı alanı,
- İddiayı kabul, kısmen kabul veya ret seçenekleri,
- Dinlenmesini istediği tanıklar ve sunduğu belgeler tablosu,
- Çalışan ve teslim alan İK imzaları.
Bölüm C – Savunma Vermeme / Tebellüğden Kaçınma Tutanağı
- Yazıyı almaktan kaçınma, süre içinde savunma vermeme ve savunma vermeyeceğini sözlü beyan etme seçenekleri,
- Ek açıklama alanı ile iki tanık ve düzenleyen yetkili imzası.
Nasıl Kullanılır?
- Olayı tespit edin. Savunma istemeden önce olayın tutanak, kayıt veya tanık beyanıyla belgelendiğinden emin olun.
- İddiayı nesnel yazın. "Sorumsuz davrandınız" gibi değerlendirmeler yerine "[tarih] günü saat [_:_]'da şu işlem yapılmamıştır" biçiminde olguları yazın.
- İlgili kuralı belirtin. İş sözleşmesi, personel yönetmeliği veya işyeri talimatındaki madde numarasını ekleyin.
- Süreyi belirleyin. İç yönetmeliğiniz veya toplu iş sözleşmeniz bir süre öngörüyorsa onu yazın; yoksa çalışanın hazırlanabileceği makul bir süre verin ve bitiş tarih ile saatini açıkça gösterin.
- Yazıyı tebliğ edin. Çalışanın tebellüğ imzasını alın. İmzadan kaçınırsa Bölüm C'deki ilk seçeneği iki tanıkla doldurun.
- Savunma formunu ekleyin. Çalışan isterse serbest dilekçe de verebilir; form yalnızca kolaylık sağlar.
- Süre sonunda durumu kayda alın. Savunma gelmezse Bölüm C'deki ikinci seçeneği işaretleyerek tutanak düzenleyin.
- Savunmayı değerlendirin ve kararı ayrı bir yazıyla bildirin. Uyarı, disiplin cezası veya fesih kararı için ayrı belge düzenleyin.
Değerlendirme aşamasında çalışanın gösterdiği tanıkları dinlemek ve sunduğu belgeleri incelemek, kararın tarafsızlığını gösterir. Dinlenen tanıkların beyanlarını kısa notlarla kayda geçirin ve savunma dosyasına ekleyin. Böylece ileride bir arabuluculuk görüşmesinde veya davada, savunmanın yalnızca şekil için alınmadığını ortaya koyabilirsiniz.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
İş Kanunu md. 19'a göre, çalışanın davranışı veya verimiyle ilgili nedenlerle iş sözleşmesi, hakkındaki iddialara karşı savunması alınmadan feshedilemez. Bu kural iş güvencesi kapsamındaki geçerli nedenle fesihler için zorunludur; ancak iyi bir uygulama olarak daha hafif disiplin işlemlerinde de savunma istenmesi önerilir.
Haklı nedenle fesih değerlendiriliyorsa süre yönetimi kritik hale gelir. Ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık hallerinde (md. 25/II) işverenin fesih hakkı, olayı öğrenmesinden itibaren 6 iş günü ve her halde fiilden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır (md. 26). Savunma süresini bu takvimi aşmayacak şekilde planlayın.
| Durum | Savunmanın yeri |
|---|---|
| Davranış veya verim nedeniyle geçerli fesih | Zorunlu (md. 19) |
| 25/II kapsamında haklı fesih | Olayın aydınlatılması için önerilir; 6 iş günü sınırı gözetilmeli |
| Uyarı ve diğer disiplin işlemleri | İç yönetmelik veya TİS'e göre; iyi uygulama olarak önerilir |
Sık Yapılan Hatalar
- İddiayı belirsiz yazmak; tarih, yer ve kural belirtmemek.
- Çalışanın hazırlanamayacağı kadar kısa veya bitiş saati belirsiz bir süre vermek.
- Savunma yazısında sonucu önceden ilan eder gibi "feshedileceksiniz" dili kullanmak.
- İmzadan kaçınmayı tanıksız veya olaydan günler sonra tutanağa geçirmek.
- Savunma alındıktan sonra değerlendirmeyi belgelememek ve kararı ayrı yazıyla bildirmemek.
- 25/II hallerinde savunma sürecini uzatıp hak düşürücü süreyi kaçırmak.
Şablonu İndirin
Savunma İstem Yazısı ve Savunma Formu (Word) İndirŞablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize, iç yönetmeliğinize, varsa toplu iş sözleşmesine ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Savunma süreci ileride fesih ya da dava ile sonuçlanabileceğinden, hukuki sonuç doğuran adımlarda hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
Disiplin süreçlerinizi standart hale getirmek, yöneticilerinize savunma alma ve tutanak düzenleme konusunda rehberlik etmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşmede mevcut belgelerinizi birlikte gözden geçirelim.
