Yurt Dışı Görevlendirme Onay Formu: Word Şablonu ve SGK Notları

Bir çalışanı birkaç günlük bir fuar ya da birkaç aylık bir kurulum projesi için yurt dışına göndermek, yalnızca bilet ve otel ayarlamaktan ibaret değildir. Sigortalılığın devam edip etmediği, vize türünün uygun olup olmadığı, harcırahın nasıl ödeneceği ve acil bir durumda kimin aranacağı önceden netleşmelidir. Yurt dışı görevlendirme onay formu, görevin amacını ve süresini, ücret ve harcırah düzenini, sosyal güvenlik, vize ve sağlık sigortası kontrollerini ve çalışanın onayını tek belgede toplayan bir İK şablonudur.

Görevlendirmenin genel yazışması için görevlendirme yazısı örneği şablonumuzu da kullanabilirsiniz; bu form, yurt dışı göreve özgü kontrolleri ekler.

Yurt Dışı Görevlendirme Onay Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Form, Türkiye'deki iş sözleşmesi devam ederken çalışanın geçici olarak yurt dışında görev yapacağı durumlar için tasarlanmıştır:

• Müşteri ziyareti, fuar, toplantı veya eğitim gibi kısa iş seyahatleri,
• Kurulum, devreye alma, denetim veya proje desteği gibi birkaç haftalık görevler,
• Yurt dışı iştirak veya şubede birkaç ay süren geçici görevlendirmeler.

Çalışanın uzun süreli olarak yurt dışındaki bir projeye götürülmesi, yurt dışında yeni bir iş sözleşmesiyle istihdamı veya sürekli atama ise farklı bir hukuki çerçeveye tabidir. Bu durumlar için yurt dışında çalıştırılan Türk işçiler rehberimize bakın. Çalışanın kendi isteğiyle yurt dışından uzaktan çalışması da ayrı bir konudur ve workation yazımızda ele alınmıştır.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışan bilgileri: Kimlik ve görev bilgileri, pasaport numarası ve türü, pasaport geçerlilik bitişi, acil durumda aranacak kişi.

2. Görev bilgileri: Ülke ve şehir, görev yeri, gidiş-dönüş tarihleri, toplam süre, yurt dışında bağlı olacağı yetkili, görevin amacı ve beklenen çıktılar; kısa seyahat, proje görevi veya uzun geçici görev seçenekleri.

3. Ücret, harcırah ve masraflar: Ücretin Türkiye bordrosundan devamı, gündelik (harcırah), ulaşım sınıfı, konaklama üst sınırı, şehir içi ulaşım, vize ve sigorta giderleri ve varsa ek görev ödeneği; avans tutarı ve avansın kapatılma tarihi.

4. Çalışma süresi ve izin düzeni: Görev yerindeki çalışma saatleri, hafta tatili, yolculuk sürelerinin değerlendirilmesi ve fazla çalışmanın nasıl onaylanıp kaydedileceği.

5. Sosyal güvenlik, vize ve sigorta kontrolleri: Sigortalılığın devamı, sosyal güvenlik sözleşmesi ve geçici görev belgesi, vize türü, seyahat sağlık sigortası, mevcut özel sigortanın kapsamı, ülkeye özgü sağlık gereklilikleri, güvenlik ve acil durum planı, uzun görevlerde vergi değerlendirmesi.

6. Çalışanın beyanı ve onayı: Bilgilendirme, belge sunma, kurallara uyma ve masraf beyanı taahhüdü; kabul veya ret seçeneği.

7. Onay zinciri: Talep eden yönetici, direktör, İK, finans ve genel müdür; tahmini bütçe ve masraf merkezi.

İK kontrol listesi ve dönüş takibi (2. sayfa): On maddelik iç kontrol listesi ve dönüş tarihi, masraf beyanı, avans kapanışı, görev raporu tablosu.

Nasıl Doldurulur?

1. Talebi yönetici başlatsın. Görev bilgilerini ve amacı yönetici yazar. "Müşteri ziyareti" yerine hangi müşteri, hangi çıktı ve kaç gün olduğu belirtilmelidir; bu açıklık, harcırahın gerçek bir göreve dayandığını da gösterir.
2. Pasaport süresini kontrol edin. Birçok ülke, dönüş tarihinden sonra belirli bir süre geçerli pasaport ister. Gidecek ülkenin güncel kurallarını kontrol edin.
3. Harcırah ve masrafları politikaya göre doldurun. Gündelik ve konaklama sınırlarını şirketin seyahat politikasından alın. Kısa seyahatlerin talep ve harcama süreci için iş seyahati talep ve harcama formu ile birlikte kullanılabilir.
4. SGK durumunu işaretleyin. Görev ülkesiyle sosyal güvenlik sözleşmesi olup olmadığını kontrol edin; varsa geçici görev belgesinin SGK'dan alınması gerekip gerekmediğini belirleyin ve belge süresini takvime işleyin.
5. Vize türünü doğru seçin. Bazı ülkelerde iş görüşmesi için turist vizesi yeterli olsa da fiilen iş yapmak (kurulum, servis, eğitim verme) çalışma izni veya iş vizesi gerektirebilir.
6. Sigortayı görev süresinin tamamını kapsayacak şekilde düzenleyin. Poliçe numarasını ve acil yardım hattını çalışana iletin.
7. Onay zincirini tamamlayın ve formu çalışana imzalatın. Bir nüsha çalışana verilir.
8. Dönüşte kapanışı yapın. Masraf beyanı, avans kapanışı ve görev raporu ikinci sayfadaki tabloya işlenir. Masraf beyanı için masraf beyan formu şablonumuzu kullanabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Harcırahın vergi ve prim karşısındaki durumu, gündelik ile gerçek gider iadesi arasındaki fark ve "sabit harcırah" riskleri için harcırah ve yolluk: vergi ve SGK yazımıza bakabilirsiniz.

Görev sırasında yaşanan bir kaza, görev yerinde veya görev nedeniyle gerçekleştiğinde iş kazası değerlendirmesine konu olabilir. Bu nedenle görev tarihleri, görev yeri ve çalışma saatlerinin formda açıkça yazılı olması, olası bir bildirimde de önemli bir kayıttır.

Sık Yapılan Hatalar

• Sözlü görevlendirme: Görevin e-posta veya telefonla verilip yazılı bir onaya bağlanmaması.
• Yanlış vize: Fiilen iş yapılacakken turist vizesiyle seyahat edilmesi.
• Sigortayı eksik süreyle yapmak: Görev uzadığında seyahat sağlık sigortasının yenilenmemesi.
• Geçici görev belgesini unutmak: Sözleşmeli ülkelerde belge alınmadan uzun süreli görev yapılması ve görev ülkesinde prim talebiyle karşılaşılması.
• Avansı kapatmamak: Dönüşte masraf beyanının alınmaması ve avansın aylarca açık kalması.
• Fazla çalışmayı kaydetmemek: Görev yerindeki uzun çalışma günlerinin puantaja yansıtılmaması.

Şablonu İndirin

Şablonu seyahat politikanız, onay yetkileriniz ve sık gidilen ülkelerin gerekliliklerine göre uyarlayın. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; özellikle uzun süreli görevlendirmelerde somut durumunuz için uzman desteği alın.

Yurt dışı görevlendirme politikası, harcırah düzeni ve sözleşme eklerini birlikte kurgulamak için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizi inceleyebilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.