İşyerinde kurallara aykırı bir davranış yaşandığında atılacak ilk adım, olayı yorum katmadan ve zamanında kayıt altına almaktır. Uyarıdan fesihe kadar her disiplin yaptırımının dayanağı bu ilk kayıttır; eksik veya sonradan düzenlenmiş bir tutanak, haklı bir işlemi bile savunulamaz hale getirebilir. Disiplin tutanağı örneği olarak hazırladığımız Word şablonu, olayın tespitini, tanık imzalarını, savunma sürecini ve verilen kararı tek bir belgede birleştirir.
Şablon, disiplin yönetmeliği olan şirketlerde kurul sürecine girdi olarak, yönetmeliği olmayan küçük işletmelerde ise doğrudan disiplin kaydı olarak kullanılabilir.
Disiplin Tutanağı (Word) İndirŞablonda Neler Var?
- Tutanak bilgileri: tutanak numarası, düzenlenme ve olay tarih-saati, olay yeri, olayı tespit eden kişi ve tespit şekli (gözlem, kamera, sistem kaydı, şikâyet).
- Hakkında tutanak tutulan çalışan: ad soyad, sicil numarası, görev ve bağlı olduğu yönetici.
- Aykırılık türü: geç gelme veya erken ayrılma, izinsiz işyerini terk, İSG kurallarına uymama, talimata uymama, uygunsuz söz veya davranış, şirket malına zarar, gizlilik ihlali ve diğer.
- Olayın anlatımı: kim, ne zaman, nerede, ne oldu sorularına göre olgusal anlatım alanı ve doldurma örneği; olayın sonuçları ve ekler.
- Düzenleyen ve tanık imzaları: üç ayrı imza kutusu.
- Savunma süreci: savunma isteminin tebliğ tarihi, verilen süre, savunmanın alındığı tarih ve şekli; savunma verilmesi, savunmadan kaçınma ve imzadan kaçınma şerhleri.
- Değerlendirme ve karar: dayanak yönetmelik veya sözleşme maddesi; sözlü uyarı, yazılı uyarı, kınama, ücret kesme cezası, geçerli veya haklı nedenle fesih değerlendirmesi ya da yaptırıma gerek olmadığı seçenekleri; karar gerekçesi ve tebellüğ imzası.
Nasıl Kullanılır?
- Olayı gören kişi veya yönetici, tutanağı olay anında ya da hemen sonrasında düzenler.
- Anlatım bölümüne yalnızca gözlenen olguları yazın: saat, yer, davranış ve söylenen sözler. "Saygısız", "tembel" gibi değerlendirmelerden kaçının.
- Olayı gören en az iki tanığa tutanağı okutun ve imzalatın; varsa fotoğraf veya sistem kaydını ekleyin.
- Çalışana savunma istemini yazılı olarak tebliğ edin ve savunma için makul bir süre tanıyın.
- Savunma geldikten sonra disiplin kurulu veya yetkili yönetici, yönetmelikteki ilgili maddeye göre karar verir ve gerekçesini yazar.
- Kararı çalışana tebliğ edin; imzadan kaçınırsa durumu tanıklar huzurunda şerh edin ve tutanağı özlük dosyasına koyun.
Savunma isteminin içeriği ve tebliğ yöntemi için savunma alma usulü rehberimize, kurul kararının yazımı için disiplin kurulu kararı nasıl yazılır? yazımıza göz atabilirsiniz.
Tutanak numaralarını yıl bazında sıralı vermek ve tüm disiplin kayıtlarını tek bir listede izlemek, benzer olaylarda tutarlı karar verilmesini kolaylaştırır. Örneğin aynı ay içinde iki farklı departmanda yaşanan geç gelme olaylarında birine sözlü uyarı, diğerine kınama verilmesi eşit davranma ilkesi açısından sorgulanabilir. Kayıt listesinde olay türü, verilen yaptırım ve karar tarihi görünür olduğunda, kurul veya yönetici önceki uygulamaları dikkate alarak karar verebilir.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Kural |
|---|---|
| Savunma | Davranış veya verimle ilgili nedenlerle geçerli fesihte çalışanın savunması alınmalıdır (md. 19). |
| Haklı fesih süresi | Ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık hallerinde fesih hakkı, öğrenmeden itibaren 6 iş günü ve her halde fiilden itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır (md. 26). |
| Ücret kesme cezası | Yalnızca iş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesinde öngörülmüşse uygulanabilir, sebebiyle birlikte hemen bildirilir ve md. 38'deki sınırı aşamaz. |
| İş güvencesi | 30 veya daha fazla işçi çalıştıran işyerinde, en az 6 aylık kıdemi olan ve belirsiz süreli sözleşmeyle çalışanlar iş güvencesi kapsamındadır. |
Yasaya aykırı ücret kesme cezası uygulamak, 2026 yılında 9.943 TL idari para cezası gerektirir. Aynı fiil için birden fazla yaptırım uygulanmaması ve benzer olaylarda çalışanlar arasında tutarlı davranılması, disiplin sürecinin adil görülmesi için önemlidir.
Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize, disiplin yönetmeliğinize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Fesih gibi hukuki sonuç doğuran kararlardan önce hukuk danışmanınıza başvurun.
Sık Yapılan Hatalar
- Tutanağı günler sonra düzenlemek: Gecikmiş tutanak inandırıcılığını yitirir ve md. 26 süresini de tüketebilir.
- Olgu yerine yorum yazmak: Değerlendirme içeren ifadeler, tutanağın delil değerini zayıflatır.
- Olayı görmeyen kişileri tanık yazmak: Tanık, olayı bizzat görmüş veya duymuş olmalıdır.
- Savunma almadan karar vermek: Özellikle fesih değerlendirmesinde savunmasız karar ciddi risk taşır.
- Yönetmelikte olmayan yaptırım uygulamak: Ücret kesme gibi yaptırımlar, sözleşmede veya TİS'te dayanağı olmadan uygulanamaz.
Şablonu İndirin
Disiplin Tutanağı (Word) İndirDisiplin yönetmeliği hazırlamak, kurul işleyişini kurmak veya fesih öncesi dosyanızı gözden geçirmek için İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu danışmanlığı ekibiyle ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.
