Staj dönemi yaklaştığında İK'ya e-posta, mesaj ve özgeçmiş yağar; hangi öğrencinin zorunlu staj yapacağı, okulun sigorta yapıp yapmayacağı, hangi tarihlerde müsait olduğu ise çoğu zaman belirsiz kalır. Staj başvuru formu, adayın kimlik ve okul bilgilerini, staj türünü, tarih ve birim tercihlerini, becerilerini ve KVKK onaylarını standart bir biçimde toplar; ikinci sayfadaki İK bölümü de ön değerlendirmeyi ve kabul öncesi kontrolleri kayda geçirir. Word şablonu ücretsizdir.
Başvuru kabul edildikten sonra imzalanacak sözleşme için staj sözleşmesi örneği şablonumuzu, programın tasarımı için staj programı kurmak yazımızı kullanabilirsiniz.
Staj Başvuru Formu (Word) İndirStaj Başvuru Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Staj başvuru formu, öğrencinin işletmede staj yapmak için yaptığı başvuruyu standartlaştıran belgedir. Özgeçmişten farkı, işverenin karar vermek için ihtiyaç duyduğu bilgileri (staj türü, zorunlu gün sayısı, müsait tarihler, okul koordinatörü) eksiksiz istemesidir. Sözleşmeden farkı ise henüz bir taahhüt içermemesidir; form yalnızca başvuruyu ve ön değerlendirmeyi kayıt altına alır.
Formu şu durumlarda kullanabilirsiniz:
- Yaz veya dönem içi staj programına toplu başvuru alırken,
- Meslek lisesi ve üniversitelerden gelen zorunlu staj taleplerini değerlendirirken,
- Kariyer fuarlarında ve kampüs etkinliklerinde başvuru toplarken,
- Gönüllü staj taleplerini zorunlu stajdan ayırmak istediğinizde,
- Olumlu sonuçlanmayan başvuruları aday havuzunda tutmak için açık rıza alırken.
Staj türünü baştan doğru belirlemek kritiktir; çünkü sigorta, ödeme ve belge yükümlülükleri zorunlu ve gönüllü stajda farklıdır. Bu ayrımı zorunlu staj ve gönüllü staj farkı yazımızda ayrıntılı anlattık.
Şablonda Neler Var?
1. sayfa – Aday tarafından doldurulur:
- Aday bilgileri: ad soyad, doğum tarihi, iletişim, yaşadığı il ve isteğe bağlı portfolyo bağlantısı; 18 yaş altı adaylar için veli veya vasi bilgileri.
- Okul bilgileri: okul, bölüm, sınıf, öğrenci no, tahmini mezuniyet ve okulun staj koordinatörü; öğrenim kademesi (meslek lisesi, ön lisans, lisans, yüksek lisans).
- Staj türü ve tercihler: zorunlu veya gönüllü staj, zorunlu staj gün sayısı, tercih edilen tarihler, haftalık müsait gün sayısı ve en fazla üç birim tercihi.
- Bilgi ve beceriler: yabancı dil, yazılım, önceki deneyim, proje ve kulüp çalışmaları, sertifikalar; motivasyon için kısa yazı alanı.
- Başvuru ekleri: özgeçmiş, öğrenci belgesi, okulun zorunlu staj yazısı, isteğe bağlı transkript ve veli izni.
- KVKK aydınlatma notu: işleme amacı, hukuki sebep, saklama süresi, özel nitelikli veri eklenmemesi uyarısı ve başvuru hakları; aday havuzu için ayrı ve isteğe bağlı açık rıza kutusu.
- Aday beyanı ve imza: bilgilerin doğruluğu, sözleşmenin ayrıca imzalanacağı ve İSG eğitimine katılım bilgisi; aday ve gerekiyorsa veli imzası.
2. sayfa – İK iç kullanımı:
- Ön değerlendirme bilgileri (değerlendiren, önerilen birim, mentor adayı),
- Beş kriterli puanlama tablosu (alan uyumu, motivasyon, beceriler, tarih uyumu, mülakat izlenimi),
- Sonuç seçenekleri (mülakat, kabul, yedek, olumsuz),
- Sekiz maddelik kabul öncesi kontrol listesi.
Nasıl Doldurulur?
- Şirket bilgilerini ekleyin. KVKK notundaki şirket unvanı, saklama süresi, başvuru adresi ve aydınlatma metni bağlantısını doldurun. Sunmadığınız birimleri tercih listesinden çıkarın.
- Formu dijital ya da basılı paylaşın. Kariyer sayfanızda veya fuarda aynı formu kullanmak, başvuruları karşılaştırmayı kolaylaştırır.
- Staj türünü belgeyle eşleştirin. Zorunlu staj işaretleyen adaydan okulun staj yazısını isteyin; gönüllü staj işaretleyen adayın durumunu ayrıca not edin.
- Tarih uyumunu kontrol edin. Zorunlu gün sayısı ile adayın müsait tarihleri ve birimin kapasitesi örtüşmelidir.
- Ön değerlendirmeyi puanlayın. Kriterleri her aday için aynı şekilde uygulayın; notlarınızı somut gözlemlere dayandırın.
- Kabul öncesi kontrolleri tamamlayın. Sigorta, ödeme, yaş ve İSG maddelerini işaretlemeden kabul yazısı göndermeyin.
- Adaya sonucu bildirin. Olumsuz sonuçlanan başvurularda da kısa bir bilgilendirme yapın; aday havuzu rızası yoksa verileri belirlediğiniz süre sonunda silin.
Temsilî bir örnek: Bir yazılım şirketi yaz stajı için 120 başvuru alıyor. Formdaki staj türü ve gün sayısı alanları sayesinde İK, okul yazısı gereken 70 zorunlu stajyer adayını ilk gün ayırıyor; tarih uyumu olmayan başvuruları yedek listeye alıyor. Mülakata çağrılan adaylar, ikinci sayfadaki beş kriterle puanlanıyor ve her birim yöneticisi aynı ölçütlerle karar veriyor.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Dayanak | Dikkat |
|---|---|---|
| Zorunlu staj, ödeme ve devlet katkısı | 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu | Ödeme alt sınırı ve katkı koşulları güncel mevzuattan kontrol edilmeli |
| Stajyerin sigortası | 5510 sayılı Kanun ve 3308 sayılı Kanun | Zorunlu stajda genellikle okul aracılığıyla iş kazası ve meslek hastalığı sigortası; gönüllü stajda durum ayrıca değerlendirilmeli |
| 18 yaş altı adaylar | İş Kanunu md. 71 ve ilgili yönetmelik | Yaş, çalışma süresi ve yasak işler kontrol edilmeli |
| Aday verileri | KVKK md. 5 ve md. 10 | Aydınlatma başvuru anında yapılmalı; aday havuzu için ayrı açık rıza alınmalı |
| Özel nitelikli veri | KVKK md. 6 | Sağlık, din, dernek üyeliği gibi bilgiler istenmemeli |
| İSG eğitimi | 6331 sayılı Kanun md. 17 | Stajyer işe başlamadan eğitim planlanmalı |
| Ayrımcılık yasağı | İş Kanunu md. 5 | Değerlendirme kriterleri işle ilgili olmalı |
Stajyere ödeme ve sigorta konusunda en sık yapılan hata, gönüllü stajyerin sigortasının da okul tarafından yapıldığını varsaymaktır. Kabul kararından önce sigorta durumunu yazılı belgeyle teyit edin; ayrıntılar için stajyer ücreti ve sigortası yazımıza bakabilirsiniz.
Başvuru aşamasında toplanan veriler, adayın işe alınmaması halinde de korunmalıdır. Form, bu nedenle aday havuzu için ayrı ve isteğe bağlı bir rıza kutusu içerir. Aday verilerinin işlenmesine ilişkin genel çerçeve için işe alımda aday verileri ve KVKK yazımızı okuyabilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Staj türünü sormamak: Zorunlu ve gönüllü staj ayrımı yapılmazsa sigorta ve ödeme yükümlülükleri karışır.
- Okul yazısını kabulden sonra istemek: Zorunlu stajda okulun yazısı ve sigorta bilgisi kabulden önce dosyada olmalıdır.
- Gereksiz kişisel veri istemek: Fotoğraf, medeni durum, sağlık bilgisi veya aile bilgileri başvuru için gerekli değildir.
- Aday havuzu için rıza almamak: Olumsuz sonuçlanan başvuruları süresiz saklamak KVKK'ya aykırıdır.
- 18 yaş altı adayları ayrı değerlendirmemek: Çalışma süresi ve yasak işler genç işçilerde farklıdır; çocuk ve genç işçi çalıştırma kuralları yazımıza bakın.
- Kriterleri yöneticiden yöneticiye değiştirmek: Ortak bir puanlama tablosu kullanılmazsa karşılaştırma yapılamaz.
Şablonu İndirin
Staj Başvuru Formu (Word) İndirStaj sonunda performansı ölçmek ve işe alım kararına veri sağlamak için stajyer değerlendirme formu şablonumuzu kullanabilirsiniz. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; staj programınıza, okul protokollerinize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.
Staj programınızı yetenek kazanımı için bir kanala dönüştürmek isterseniz işe alım danışmanlığı hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.
