Stajyer Değerlendirme Formu: Okul ve İşe Alım İçin Word Şablonu

Staj bittiğinde çoğu şirket okulun gönderdiği tek sayfalık formu imzalayıp süreci kapatır. Oysa iyi bir stajyer, birkaç yıl içinde en kolay ve en az maliyetle işe alınabilecek adaydır. Stajyer değerlendirme formu, stajyerin yetkinliklerini, devam durumunu ve yaptığı işleri ölçülebilir biçimde kaydeder; okula iletilecek özeti, işe alım kararına yönelik iç değerlendirmeden ayırır. Word şablonu ücretsizdir.

Staj sürecinin başındaki adımlar için staj başvuru formu şablonumuzu, stajyerin çalışana dönüşmesinin hukuki boyutu için stajdan işe alım hukuki adımlar yazımızı kullanabilirsiniz.

Stajyer Değerlendirme Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Stajyer değerlendirme formu, staj sorumlusunun veya mentorun stajyeri belirli kriterlere göre puanladığı, gözlemlerini yazdığı ve sonucu kayda geçirdiği belgedir. İki amaca hizmet eder:

1. Okul için: Zorunlu stajlarda okul, işletmeden stajın başarılı olup olmadığını ve kısa bir değerlendirme ister. Okulun kendi formu varsa o form ayrıca doldurulur; şablondaki özet bölümü bu forma temel oluşturur.
2. İşletme için: Stajyerin mezuniyet sonrası işe alınıp alınmayacağı, yetenek havuzuna eklenip eklenmeyeceği ve staj programının nasıl geliştirileceği konusunda veri sağlar.

Formu şu zamanlarda kullanın:

• Staj bitiminden birkaç gün önce, son geri bildirim görüşmesinde,
• Uzun stajlarda (ör. dönem boyu süren mesleki eğitimde) ara değerlendirme olarak,
• Birden fazla birimde rotasyon yapan stajyerlerde her birim sonunda,
• Yetenek havuzuna aday seçerken karşılaştırma aracı olarak.

Şablonda Neler Var?

Form iki sayfadan oluşur. İlk sayfa okulla da paylaşılabilecek bölümleri, ikinci sayfa yalnızca iç kullanıma yönelik işe alım değerlendirmesini içerir.

1. sayfa:

1. Staj bilgileri: stajyer, okul ve bölüm, öğrenci no, staj türü, başlangıç ve bitiş tarihleri, birim ve mentor.
2. Devam durumu: planlanan ve fiilen yapılan staj günü, mazeretli ve mazeretsiz devamsızlık, telafi edilen gün. Zorunlu stajda okulların çoğu bu bilgiyi ister.
3. Üstlenilen görev ve projeler: görev, süre ve somut çıktı. Puanlamayı gerçek işlere bağlamak için örnek bir satır bulunur.
4. Yetkinlik değerlendirmesi: sekiz kriter için 1–5 ölçek ve gözlem sütunu: alan bilgisini uygulama, işin kalitesi, öğrenme hızı, sorumluluk ve zaman yönetimi, iletişim ve geri bildirime açıklık, takım çalışması, işyeri kuralları ve İSG talimatlarına uyum, gizlilik kurallarına uyum. Ölçeğin her düzeyi formda tanımlıdır.
5. Güçlü yönler ve gelişim alanları: stajyerle paylaşılacak açık geri bildirim.
6. Okula iletilecek genel değerlendirme: başarılı veya başarısız sonucu, okul formunun ayrıca imzalanıp imzalanmayacağı ve kısa açıklama.
7. Stajyerin görüşü: programı geliştirmek için stajyerin önerileri ve imzası.

2. sayfa (iç kullanım):

• Mezuniyet sonrası istihdam edilebilirlik, uygun pozisyon, müsaitlik tarihi, yarı zamanlı veya proje bazlı devam imkânı ve gelecek staj programında rol alma potansiyeli,
• Öneri seçenekleri: iş teklifi, yetenek havuzu veya şu an için öneri yok,
• Gerekçe, birim yöneticisi ve İK imzaları,
• Adil değerlendirme ve KVKK hatırlatma kutusu.

Nasıl Doldurulur?

1. Ölçütleri staj başında paylaşın. Stajyer, hangi kriterlerle değerlendirileceğini ilk hafta bilmelidir. Bu, değerlendirmenin sürpriz olmasını önler.
2. Görev listesini staj boyunca tutun. Mentor, stajyerin üstlendiği işleri ve çıktıları 3. bölüme yazarak ilerlesin; son gün hafızaya dayanarak doldurmak yanıltıcıdır.
3. Devam bilgisini puantajdan alın. Devamsızlık ve telafi günlerini kayıtlarla eşleştirin.
4. Her puan için gözlem yazın. "4" puanı tek başına anlam taşımaz; "Raporlama şablonunu iki gün erken teslim etti" gibi somut bir örnek ekleyin.
5. Geri bildirim görüşmesi yapın. Güçlü yönleri ve gelişim alanlarını stajyerle yüz yüze konuşun; stajyerin görüşünü 7. bölüme yazmasını isteyin.
6. Okul formunu ayrıca doldurun. Okulun kendi formu varsa 6. bölümdeki sonuçla tutarlı şekilde doldurun ve imzalayın.
7. İç değerlendirmeyi ayrı tutun. 2. sayfayı okulla paylaşmayın; birim yöneticisi ve İK ile birlikte doldurun.
8. Yetenek havuzunu güncelleyin. Önerilen stajyerler için mezuniyet tarihini takvime işleyin ve iletişim izni olup olmadığını kontrol edin.

Temsilî bir örnek: Bir finans departmanında sekiz hafta staj yapan ekonomi öğrencisi, mutabakat çalışmaları ve aylık rapor hazırlığında görev alıyor. Mentor, staj boyunca tuttuğu görev listesi sayesinde "işin kalitesi" kriterine somut örnekler yazabiliyor. Okula "başarılı" sonucu iletilirken iç değerlendirmede stajyer, mezuniyete bir yıl kaldığı için yetenek havuzuna alınıyor ve bahar döneminde yarı zamanlı proje önerisiyle yeniden iletişime geçilmesi planlanıyor.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Değerlendirmede yaş, cinsiyet, sağlık veya aile durumu gibi işle ilgisi olmayan ölçütler kullanılmamalıdır. Ortak bir ölçek ve gözlem zorunluluğu, mentorların kişisel izlenimlerinin değerlendirmeyi domine etmesini engeller. Değerlendirme yanılgıları hakkında performans değerlendirme hataları yazımız yol gösterir.

Staj süresince stajyerin İSG eğitimini almış olması, "İSG talimatlarına uyum" kriterinin adil uygulanabilmesinin ön şartıdır. Eğitim yükümlülükleri için stajyer İSG eğitimi yükümlülükleri yazımıza bakabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Yalnızca okulun formunu doldurmak: Okul formu işe alım kararı için yeterli bilgi sunmaz; iç değerlendirme kaybolur.
• Son gün hafızaya dayanarak puanlamak: En son yaşanan olay tüm değerlendirmeyi belirler; görev listesi staj boyunca tutulmalıdır.
• Gözlemsiz puan vermek: Somut örnek olmadan verilen puanlar karşılaştırılamaz.
• İç değerlendirmeyi okula göndermek: İşe alım önerisi ve gerekçesi okulla paylaşılması gereken bir bilgi değildir.
• Geri bildirim görüşmesi yapmamak: Stajyer, formu yalnızca okul aracılığıyla görürse gelişim fırsatı kaçar.
• Yetenek havuzunu takip etmemek: Önerilen stajyerle mezuniyete kadar iletişim kurulmazsa yatırım boşa gider.

Şablonu İndirin

Geri bildirim görüşmesini yapıcı yürütmek için geri bildirim verme becerisi yazımızdan yararlanabilirsiniz. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; staj programınıza, okul protokollerinize ve iç değerlendirme ölçütlerinize göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

Staj ve yeni mezun programlarınızı ölçülebilir hedeflere ve adil değerlendirme sistemine bağlamak için performans yönetimi hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.