Yaz dönemi yaklaştığında İK ve bordro birimlerine gelen soruların başında stajyer ücreti ve sigortası gelir: Stajyere ödeme yapmak zorunlu mu, sigortasını kim yapacak, prim hangi kollar üzerinden ödenecek? Bu soruların cevabı tek değildir; stajın zorunlu mu gönüllü mü olduğuna, öğrencinin hangi kademede okuduğuna ve işletmenin büyüklüğüne göre değişir.
Yanlış bir varsayım, örneğin gönüllü stajyerin sigortasının da okul tarafından yapıldığını düşünmek, olası bir iş kazasında işvereni ağır bir sorumlulukla baş başa bırakabilir. Benzer şekilde stajyere hiç ödeme yapmamak da bazı durumlarda kanuna aykırıdır.
Bu yazıda staj ödemeleri ve sigortası konusundaki genel çerçeveyi açıklıyoruz. Ödeme alt sınırları ve devlet katkısı oranları sık güncellendiği için rakam vermiyor, doğru kaynağa yönlendiriyoruz.
Stajyer ücreti ve sigortası: temel ayrım
Her şeyden önce stajın niteliğini belirlemeniz gerekir. Türkiye'de uygulamada üç temel durum vardır:
- 3308 sayılı Kanun kapsamında işletmede mesleki eğitim: Meslek lisesi ve mesleki eğitim merkezi öğrencileri.
- Zorunlu staj: Meslek yüksekokulu veya lisans öğrencilerinin müfredatın gereği olarak yaptığı staj.
- Gönüllü staj: Öğrencinin müfredat zorunluluğu olmaksızın, kendi isteğiyle yaptığı staj.
İlk iki grupta öğrenci, 5510 sayılı Kanun kapsamında iş kazası ve meslek hastalığı ile belirli durumlarda hastalık sigortası kollarına tabi tutulur. Üçüncü grupta ise okul aracılığıyla yapılan bir sigorta bulunmaz; sorumluluk büyük ölçüde işverene geçer.
Zorunlu stajda ödeme
3308 sayılı Kanun, işletmede mesleki eğitim gören ve staj yapan öğrencilere, asgari ücrete oranla belirlenen bir alt sınırın altında olmamak üzere ödeme yapılmasını öngörür. Alt sınır, işletmenin çalıştırdığı personel sayısına göre farklılaşabilir. Ayrıca belirli koşulları sağlayan işletmeler için bu ödemenin bir kısmının devlet katkısıyla karşılanması uygulaması vardır.
Devlet katkısı uygulamasının kapsamı, oranları ve başvuru yöntemi mevzuat değişiklikleriyle güncellenir. Uygulamaya karar vermeden önce şu kaynakları kontrol edin:
- Resmî Gazete'de yayımlanan güncel kanun ve yönetmelik değişiklikleri,
- Millî Eğitim Bakanlığı ve yükseköğretim kurumlarının staj birimi duyuruları,
- İŞKUR'un devlet katkısına ilişkin açıklamaları,
- Mali müşavirinizin bordro uygulaması değerlendirmesi.
Stajyere yapılan ödemelerin vergi ve damga vergisi karşısındaki durumu için de mevzuatta özel düzenlemeler bulunmaktadır. Bu istisnaların hangi öğrencilere ve hangi tutara kadar uygulanacağını mali müşavirinizle teyit etmeniz önemlidir.
Zorunlu stajda sigorta: kim, ne yapar?
Zorunlu stajda öğrencinin iş kazası ve meslek hastalığı sigortası genel olarak öğrencinin bağlı olduğu eğitim kurumu tarafından yapılır. Mesleki eğitim gören lise öğrencileri için Millî Eğitim Bakanlığı sistemi, üniversite öğrencileri için ise ilgili yükseköğretim kurumu devreye girer.
| Durum | Sigorta kolları (genel) | Bildirim ve prim sorumlusu (genel) |
|---|---|---|
| İşletmede mesleki eğitim (lise/MESEM) | İş kazası-meslek hastalığı; statüye göre hastalık | Eğitim kurumu / Bakanlık sistemi |
| Zorunlu staj (yükseköğretim) | İş kazası-meslek hastalığı | Yükseköğretim kurumu |
| Gönüllü staj | Okul kanalıyla sigorta yok | İşveren |
Tablo genel bir çerçeve sunar; öğrencinin statüsüne göre ayrıntılar değişebilir. Bu yüzden her stajyer için okuldan sigorta girişinin yapıldığını gösteren belgeyi stajyer işe başlamadan önce isteyin ve dosyaya koyun. Okulun sigorta girişini yapmadığı bir stajyeri çalıştırmak, kaza halinde işvereni korumasız bırakır.
Gönüllü stajda durum
Gönüllü stajda öğrenci, okulun müfredatı dışında işletmede bulunur. Bu nedenle okul sigorta yapmaz. Uygulamada işverenler bu durumda öğrenciyi SGK'ya bildirmekle yükümlü olur; bildirimin hangi sigortalılık statüsüyle ve hangi belge türüyle yapılacağı konusunda mutlaka mali müşavirinizden görüş alın.
Gönüllü stajda dikkat edilmesi gereken bir başka nokta, ilişkinin fiilen işçilik ilişkisine dönüşme riskidir. Öğrenci düzenli mesai yapıyor, bir kadroyu dolduruyor, eğitim amacından bağımsız bir iş üretiyor ve karşılığında düzenli ödeme alıyorsa, olası bir uyuşmazlıkta bu ilişki iş sözleşmesi olarak değerlendirilebilir. Zorunlu ve gönüllü staj arasındaki farkları zorunlu staj ile gönüllü staj farkı yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Örnek senaryo: yaz stajı planlaması
Bir lojistik şirketi, yaz döneminde iki farklı stajyer kabul ediyor: Biri endüstri mühendisliği bölümünde zorunlu stajını yapacak bir öğrenci, diğeri ise birinci sınıfta olup kendi isteğiyle deneyim kazanmak isteyen bir öğrenci.
- Zorunlu stajyer için şirket, üniversiteden staj kabul formunu ve sigorta girişine ilişkin yazıyı alıyor; ödemeyi kanuni alt sınıra uygun olarak planlıyor ve devlet katkısı koşullarını mali müşavirle değerlendiriyor.
- Gönüllü stajyer için şirket, okulun sigorta yapmayacağını teyit ediyor; mali müşavirle bildirim yöntemini belirliyor ve staj süresini, çalışma saatlerini ve eğitim hedeflerini yazılı sözleşmede netleştiriyor.
Bu örnek senaryo, aynı şirkette aynı dönemde iki farklı yükümlülük setinin bulunabileceğini gösterir.
Sık yapılan hatalar ve kontrol listesi
Stajyer kabul etmeden önce şu kontrol listesini kullanabilirsiniz:
- Staj zorunlu mu gönüllü mü? Okuldan yazılı teyit alındı mı?
- Sigorta girişini kim yapıyor? Belgesi dosyada mı?
- Ödeme tutarı kanuni alt sınıra uygun mu?
- Devlet katkısı başvurusu için gerekli belgeler hazır mı?
- Staj süresi, çalışma saatleri ve görev tanımı yazılı mı?
- İSG eğitimi stajın ilk gününde verildi mi?
En sık yapılan hata, gönüllü stajyeri "nasılsa öğrenci" diyerek hiçbir kayda almamaktır. İkinci sık hata ise staj süresi bittikten sonra öğrencinin aynı düzende çalışmaya devam etmesidir; bu durumda staj ilişkisi sona ermiş, yeni bir hukuki ilişki başlamıştır.
Staj süreçlerinizi birlikte düzenleyelim
İK Partner, staj ve mesleki eğitim süreçlerinizde ödeme, sigorta ve belge düzenini mevzuata uygun hale getirmenize yardımcı olur. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizle staj politikası, sözleşme şablonları ve kontrol listeleri hazırlıyoruz. Ücretsiz ilk görüşmede mevcut uygulamanızı birlikte değerlendirebiliriz.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlarınız için hukuk danışmanınıza ve mali müşavirinize başvurun.
