Satış, saha servis veya yönetici pozisyonlarında çalışana şirket aracı vermek yaygın bir uygulamadır; ancak aracın hangi durumda teslim edildiği, kimin kullanabileceği, hasar ve trafik cezasının kime ait olacağı yazılı değilse ilk kazada tartışma başlar. Şirket aracı tahsis formu, aracı teslim alan çalışanla şirket arasındaki bu kuralları, aracın teslim anındaki durumunu ve iadesini tek belgede kayda geçirir. İndirebileceğiniz Word şablonu, kullanım taahhüdü, GPS/KVKK bilgilendirmesi ve iade tutanağını birlikte sunar.
Araç, hukuken çalışana teslim edilen diğer iş araçları gibi bir zimmet konusudur. Zimmet mantığını genel olarak görmek isterseniz zimmet tutanağı örneği yazımıza da göz atabilirsiniz.
Şirket Aracı Tahsis ve Kullanım Formu (Word) İndirŞirket Aracı Tahsis Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Genel zimmet tutanağı bir dizüstü bilgisayar için yeterli olabilir; araç ise trafiğe çıkan, sigortası, muayenesi, yakıtı ve cezası olan bir varlıktır. Bu nedenle ayrıca şu konuların yazılı olması gerekir:
- Aracı kimin, hangi amaçla (yalnızca görev, işe geliş-gidiş, sınırlı özel kullanım) kullanacağı,
- Teslim anında mevcut hasarların ve eksiklerin neler olduğu,
- Kaza, hasar ve trafik cezasında izlenecek yol,
- Yakıt limiti ve masrafların paylaşımı,
- Araç takip sistemi varsa hangi verilerin, ne amaçla işlendiği,
- İş sözleşmesi sona erdiğinde aracın nasıl iade edileceği.
Form; yeni tahsiste, araç değişiminde, geçici (örneğin bir haftalık) tahsislerde ve görev değişikliği nedeniyle aracın başka çalışana devrinde kullanılır. Her teslim ve iade için ayrı imza alınması, sorumluluğun hangi tarihte kime geçtiğini netleştirir.
Şablonda Neler Var?
1. Çalışan ve tahsis bilgileri: Ehliyet sınıfı ve geçerlilik tarihi dahil sürücü bilgileri, tahsis türü (sürekli/geçici) ve tahsis amacı seçenekleri.
2. Araç bilgileri: Plaka, model, şase no, muayene, trafik sigortası ve kasko bitiş tarihleri, teslim kilometresi, yakıt seviyesi ve taşıt tanıma kartı.
3. Teslim durumu tablosu: Kaporta, cam, lastik, iç döşeme, evrak, güvenlik ekipmanı, yedek anahtar ve arıza lambası kontrolleri; her satırda fotoğraf numarası yazılabilecek açıklama sütunu.
4. Kullanım kuralları: Dokuz maddelik numaralı liste: üçüncü kişilere kullandırmama, trafik kuralları, ehliyet durumunun bildirilmesi, kaza bildirimi, bakım ve kilometre bildirimi, yakıt limiti, otopark ve geçiş ücretleri, sigara/kişisel eşya kuralı ve iade yükümlülüğü.
5. Hasar, ceza ve masraflar tablosu: Kasko kapsamındaki ve dışındaki hasar, trafik cezaları, özel kullanım masrafları ve ücretten mahsup için ayrı kurallar.
6. GPS ve kişisel veriler: Araçta takip sistemi, sürüş davranışı cihazı veya kamera olup olmadığı; işleme amaçları, özel kullanım saatlerinde konumun nasıl ele alınacağı, saklama süresi ve erişim yetkisi.
7. Çalışan taahhüdü ve imzalar: Çalışan, teslim eden filo/İK sorumlusu ve birim yöneticisi imzaları.
İkinci sayfa: Araç iade tutanağı (kilometre, yakıt, anahtar, evrak, yeni hasar, ödenmemiş ceza sorgusu) ve İK kontrol listesi.
Nasıl Doldurulur?
- Ehliyeti kontrol edin. Ehliyetin aslını görün, sınıfını ve geçerlilik tarihini forma yazın. Ehliyet fotokopisini saklamak gerekiyorsa aydınlatma metninizde bunun amacını belirtin.
- Aracı birlikte inceleyin. Teslimi çalışanla birlikte yapın. Tablodaki her satırı işaretleyin; mevcut çizik ve göçükleri "hasar var" olarak yazıp fotoğraflayın. Teslimde not edilmeyen hasarın sonradan kime ait olduğunu ispatlamak zordur.
- Kullanım amacını seçin. Özel kullanıma izin veriliyorsa sınırlarını (hafta sonu, şehir dışı, aile bireylerinin kullanımı) açıkça yazın.
- Limitleri doldurun. Yakıt limiti, kilometre bildirim tarihi ve bildirim yapılacak kişi gibi köşeli parantezli alanları şirket politikanıza göre doldurun.
- Hasar kurallarını politikanızla eşleştirin. Muafiyet ve hasarsızlık indirimi kaybının çalışana yansıtılıp yansıtılmayacağı şirket politikasında yazılı değilse önce politikayı belirleyin.
- GPS bölümünü gerçeğe uygun doldurun. Araçta olmayan bir sistemi işaretlemeyin; var olan sistemi saklamayın. Özel kullanım saatlerinde konumun takip edilip edilmeyeceğini net yazın.
- İmzalatın ve bir nüsha verin. Formun bir kopyasını çalışana verin, aslını özlük dosyasına koyun.
- İadede ikinci sayfayı kullanın. Araç geri alınırken iade tutanağını aynı titizlikle doldurun ve ödenmemiş ceza ile geçiş ihlallerini sorgulayın.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Dayanak | Not |
|---|---|---|
| Çalışanın zarardan sorumluluğu | Türk Borçlar Kanunu md. 400 | İşçi kusuruyla verdiği zarardan sorumludur; işin tehlikesi ve işçinin nitelikleri dikkate alınır |
| Ücretten mahsup | TBK md. 407 | İşveren alacağını ücretle, işçinin rızası olmadan takas edemez |
| Ücret kesme cezası | 4857 sayılı İş Kanunu md. 38 | Disiplin amaçlı kesinti yalnızca sözleşmede gösterilen sebeplerle ve sınırlar içinde yapılabilir; hasar bedelinin tahsili bundan ayrıdır |
| Konum ve sürüş verisi | 6698 sayılı KVKK md. 4, 5 ve 10 | Amaçla sınırlı, ölçülü işleme ve aydınlatma gerekir |
| Özlük kaydı | İş Kanunu md. 75 | Tahsis ve iade belgeleri özlük dosyasında saklanır |
Uygulamada en çok tartışılan konu, hasar bedelinin çalışana yansıtılmasıdır. Kusur oranı belirlenmeden ve tutar kesinleşmeden yapılan otomatik kesintiler, ücret alacağı uyuşmazlığına dönüşebilir. Bu yüzden şablonda, tutar belli olduktan sonra ayrıca yazılı onay alınacağı açıkça yazıldı. Ücretten kesinti kurallarının genel çerçevesi için ücretten kesinti ve maaş avansı yazımıza bakabilirsiniz.
Araç takip sistemleri ayrı bir dikkat konusudur. Mesai saatleri içinde filo güvenliği için konum izlemek ile özel kullanıma bırakılan akşam ve hafta sonlarında sürekli konum toplamak aynı ölçülülükte değerlendirilmez. Ayrıntılar için araç takip sistemi (GPS) ve KVKK rehberimizi okuyun.
Özel kullanıma izin verilen araçların vergi ve SGK boyutu da vardır. Bu konunun genel değerlendirmesini şirket aracı ve telefon tahsisinin vergisel durumu yazımızda bulabilirsiniz; somut uygulamayı mali müşavirinizle netleştirin.
Sık Yapılan Hatalar
- Teslim fotoğrafı çekmemek. "Bu çizik bende değildi" tartışmasının tek çözümü tarihli fotoğraftır.
- Ehliyet geçerliliğini takip etmemek. Ehliyeti geri alınmış bir çalışanın şirket aracı kullanması hem sigorta hem de iş güvenliği riski yaratır.
- Özel kullanımı yazıya dökmemek. Sözlü "hafta sonu da kullanabilirsin" izni, kaza sonrası kusur ve masraf tartışmasını büyütür.
- Hasar bedelini rızasız maaştan kesmek. Türk Borçlar Kanunu md. 407 uyarınca takas için çalışanın rızası gerekir.
- GPS'i aydınlatma yapmadan kullanmak. Gizli takip, hem KVKK hem de çalışan güveni açısından sorun doğurur.
- İadeyi ilişik kesmeye bağlamamak. Ayrılan çalışanın aracı geç iade etmesi veya ceza sorgusunun yapılmaması sonradan tahsil sorunları doğurur; iade adımını ilişik kesme sürecinize ekleyin.
Şablonu İndirin
Şirket Aracı Tahsis ve Kullanım Formu (Word) İndirŞablon genel bilgilendirme amaçlıdır; filo politikanıza, sigorta poliçe koşullarınıza ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; hasar yansıtma ve kesinti gibi hukuki sonuç doğuran konularda uzman desteği alın. Araç, zimmet ve kesinti kurallarınızı iş hukuku ile KVKK açısından birlikte kurgulamak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.
