Bir çalışanın üst pozisyona taşınması çoğu şirkette bir koridor konuşmasıyla başlar, bir e-postayla onaylanır ve bordroya bir ay gecikmeyle yansır. Terfi onay formu, terfi önerisinin gerekçesini, yeni unvan ve ücret koşullarını, bütçe kontrolünü ve onay zincirini tek bir belgede toplayan; sonunda çalışanın yazılı kabulünü de alan İK formudur. Böylece karar hem tutarlı hem de ispatlanabilir hale gelir.
Terfinin türleri, kriterleri ve kariyer sistemine nasıl bağlanacağı için terfi nedir rehberimize bakabilirsiniz. Bu yazı, indirilebilir şablonun nasıl kullanılacağına odaklanır.
Terfi Önerisi ve Onay Formu (Word) İndirTerfi Onay Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Terfi onay formu, bir yöneticinin ekibindeki çalışanı daha üst bir unvana, kademeye veya yönetici rolüne önermesiyle başlayan süreci kayıt altına alır. Form üç işi birden görür:
- Karar belgesi: Neden bu kişinin, neden şimdi terfi ettirildiğini somut verilerle yazar.
- Onay aracı: Öneriyi yönetici, İK, finans ve genel müdür sırasıyla değerlendirir; kimin neyi onayladığı görünür.
- Sözleşme değişikliğinin kanıtı: Yeni unvan, ücret, çalışma yeri ve geçerlilik tarihi çalışana yazılı bildirilir ve kabulü alınır.
Şu durumlarda kullanılması önerilir:
- Dönemsel terfi takviminde (ör. yıllık performans değerlendirmesinin ardından),
- Bir pozisyon boşaldığında içeriden atama yapılırken,
- Uzmanlık kariyer yolunda kademe yükseltmesinde,
- Vekâleten yürütülen bir görevin asaleten verilmesinde.
İçeriden atama ile dışarıdan işe alım arasında karar vermeden önce iç kaynaktan terfi mi, dışarıdan alım mı yazımızdaki ölçütler işinize yarayabilir.
Şablonda Neler Var?
Word dosyası iki sayfadan oluşur. İlk sayfa öneri ve onay sürecine, ikinci sayfa çalışanın bilgilendirilmesine ve İK uygulamasına ayrılmıştır.
1. Çalışan bilgileri: Ad soyad, sicil no, mevcut unvan ve departman, işe giriş ve mevcut pozisyonda başlama tarihi, yönetici ve lokasyon.
2. Terfi türü: Dikey terfi, kademe yükseltmesi, yönetici pozisyonuna atama, uzmanlık kariyer yolunda ilerleme ve vekâletten asalete geçiş seçenekleri.
3. Mevcut ve önerilen koşullar tablosu: Unvan, kademe, birim, bağlı yönetici, çalışma yeri, brüt ücret, artış oranı, ücret bandı içindeki konum, yan haklar, yönetilecek ekip büyüklüğü ve geçerlilik tarihi yan yana gösterilir. Bu tablo, terfinin hangi çalışma koşullarını değiştirdiğini tek bakışta görmenizi sağlar.
4. Terfi gerekçesi: Son iki dönem performans sonucu, hedeflerde ulaşılan somut sonuçlar, yeni rolün yetkinlik gerekleri, liderlik örnekleri, eğitimler ve pozisyonun açık olma nedeni. Ayrıca başka aday değerlendirilip değerlendirilmediği ve boşalan pozisyonun nasıl doldurulacağı sorulur.
5. Sorumluluklar ve geçiş planı: Yeni görevin temel sorumlulukları, devredilecek işler, gerekli eğitim ve alışma dönemi takip tarihi.
6. Bütçe ve ücret kontrolü: Önerilen ücretin bant içinde olup olmadığı, emsallerle iç denge, bütçe karşılığı ve tahmini maliyet etkisi.
7. Onay zinciri: Öneren yönetici, üst yönetici, İK, finans ve genel müdür için karar (onay / ret / revize), tarih ve imza alanları.
8. Çalışanın bilgilendirilmesi ve kabulü: Yeni unvan, ücret ve geçerlilik tarihini bildiren kısa metin; kabul / ret seçenekleri, teslim ve cevap tarihleri.
9. İK uygulama kayıtları: Görev tanımının tebliği, sözleşme eki, bordro, organizasyon şeması, yetkiler, boşalan pozisyon, duyuru ve dosyalama adımları.
Nasıl Doldurulur?
- Öneriyi yönetici başlatsın. 1–5. bölümleri öneren yönetici doldurur. Gerekçe bölümüne "çok başarılı" gibi genel ifadeler yerine ölçülebilir sonuçlar yazılmalıdır: hangi hedef, hangi dönem, hangi sonuç.
- Koşullar tablosunu eksiksiz doldurun. Sadece unvan ve ücret değil, çalışma yeri, bağlı yönetici ve çalışma düzeni de değişiyorsa "önerilen" sütununa yazın. Hukuki değerlendirme bu tabloya dayanır.
- İK ücret kontrolünü yapsın. Yeni ücret, yeni pozisyonun ücret bandıyla ve aynı kademedeki emsallerle karşılaştırılır. Bant dışı bir öneri varsa gerekçe yazılır. Bant yapınız yoksa önce ücret bandı tablosu ile bir çerçeve oluşturmanızı öneririz.
- Finans maliyet etkisini onaylasın. Aylık işveren maliyeti artışı ve yıl sonuna kadar etkisi yazılır; bütçede karşılığı yoksa ek bütçe onayı istenir.
- Onay zincirini sırayla işletin. Her kademe tarih atarak karar verir. "Revize" kararı verilirse gerekçe alanı doldurulur ve form öneren yöneticiye geri döner.
- Çalışanı bilgilendirin. Onay tamamlandıktan sonra 8. bölüm çalışana teslim edilir. Teslim tarihi mutlaka yazılmalıdır.
- Kabulü alın ve uygulayın. Çalışan kabul kutusunu işaretleyip imzaladıktan sonra 9. bölümdeki adımlar tamamlanır ve form özlük dosyasına konur.
Temsilî bir örnek: Satış uzmanı olarak çalışan bir çalışan, bölge satış sorumlusu pozisyonuna öneriliyor. Ücret artıyor, ancak çalışma yeri de il merkezinden bölge ofisine taşınıyor. Bu durumda koşullar tablosunda lokasyon değişikliği açıkça yazılmalı ve çalışanın yazılı kabulü alınmadan değişiklik uygulanmamalıdır.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
Terfi çoğunlukla çalışan lehine bir değişikliktir; ancak her terfi yalnızca "daha iyi" koşullar getirmez. Yeni rol başka bir şehirde çalışmayı, farklı vardiyayı veya daha geniş bir sorumluluk alanını gerektirebilir.
| Konu | Dayanak | Uygulamada ne yapılmalı? |
|---|---|---|
| Esaslı değişiklik | 4857 sayılı İş Kanunu md. 22 | Çalışma yeri, görev içeriği, çalışma süresi gibi koşullar değişiyorsa yazılı bildirim yapın; çalışanın altı iş günü içinde yazılı kabulünü alın. Kabul edilmeyen değişiklik çalışanı bağlamaz. |
| Geriye etki | md. 22 | Çalışma koşullarındaki değişiklik geriye etkili yürürlüğe konulamaz; geçerlilik tarihini ileri bir tarih olarak belirleyin. |
| Eşit davranma | md. 5 | Aynı veya eşit değerde iş için cinsiyet nedeniyle daha düşük ücret kararlaştırılamaz; terfi kriterlerini herkese aynı uygulayın. |
| Ücret gizliliği ve kişisel veri | 6698 sayılı KVKK md. 12 | Ücret ve performans bilgisi içeren formu yalnızca onay zincirindeki kişilerle paylaşın. |
Ret hâlinde ne olur? Terfiyi kabul etmemek çalışanın hakkıdır. Teklifin reddedilmesi tek başına bir disiplin veya fesih gerekçesi olarak görülmemelidir; çalışan mevcut koşullarıyla çalışmaya devam eder. Pozisyon için başka adaya geçmek ise işverenin takdirindedir.
Terfi kararının şeffaf ve savunulabilir olması için ölçütlerin önceden belirlenmesi önemlidir. Performans sonuçlarının ücret ve terfi kararlarına nasıl bağlanacağı için performans ve ücret artışı yazımızı inceleyebilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- Sözlü terfi: Unvan değişikliğinin yalnızca e-imza altında veya kartvizitte görünmesi, ücret ve görev tanımının yazılı olmaması.
- Gerekçesiz öneri: Gerekçe bölümünün boş bırakılması; aynı performanstaki başka bir çalışan itiraz ettiğinde kararın açıklanamaması.
- Bant dışı ücret: Yeni ücretin emsallerden belirgin farklı belirlenmesi ve bunun iç dengeyi bozması.
- Geriye dönük uygulama: Kabul alınmadan önceki bir tarihten itibaren yeni görev yüklemek.
- Boşalan pozisyonu unutmak: Terfi eden kişinin eski işinin kime devredileceğinin planlanmaması.
- Görev tanımı eksikliği: Yeni rolün sorumluluklarının yazılı tebliğ edilmemesi; ileride performans değerlendirmesinin neye göre yapılacağının belirsiz kalması.
Şablonu İndirin
Terfi Önerisi ve Onay Formu (Word) İndirŞablon genel bilgilendirme amaçlıdır; onay kademelerini, ücret bandı yapınızı ve kariyer sisteminizi yansıtacak şekilde uyarlayın. Terfiyle birlikte ayrıca bir ücret düzeltmesi planlıyorsanız ücret artışı onay formu ile birlikte kullanabilirsiniz. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; çalışma yeri veya görev içeriği değişen terfilerde somut durumunuz için uzman desteği alın.
Terfi kriterlerinizi, kariyer basamaklarınızı ve performans sisteminizi birbirine bağlamak istiyorsanız performans yönetimi hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.
