Çalışanın evlenmesi, çocuk sahibi olması ya da bir yakınını kaybetmesi, pek çok şirketin maddi destek sunduğu anlardır. Bu yardımlar iyi niyetle verilse de belge, tutar ve bordro kuralları belirsiz kalırsa aynı olay için mükerrer ödeme, eşitsizlik algısı ve yanlış prim hesabı gibi sorunlar doğar. Sosyal yardım talep formu, çalışanın başvurusunu, gerekli belgeleri, İK uygunluk kontrolünü ve bordro değerlendirmesini tek bir Word belgesinde toplar. Şablon ücretsizdir.
Bu yardımların SGK ve gelir vergisi karşısındaki durumunu ayrıntılı anlattığımız doğum, evlenme ve ölüm yardımı bordro yazımızı formla birlikte okumanızı öneririz.
Sosyal Yardım Talep Formu (Word) İndirSosyal Yardım Talep Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Sosyal yardım talep formu, şirket politikası, personel yönetmeliği veya toplu iş sözleşmesiyle tanınan yardımların çalışan tarafından yazılı olarak istenmesini sağlar. Kanun, özel sektör işverenine bu yardımları ödeme yükümlülüğü getirmez; yardımın varlığı, tutarı ve şartları şirketin kendi düzenlemesine bağlıdır. Form bu düzenlemenin tutarlı uygulanması için bir araçtır.
Form şu yardım türlerini kapsar:
- Evlenme yardımı: çalışanın evlenmesi halinde,
- Doğum veya evlat edinme yardımı: çocuk sahibi olunduğunda,
- Ölüm yardımı: eş, çocuk, anne, baba veya kardeşin vefatında,
- Eğitim yardımı: çalışanın çocuğunun öğrenimi için,
- Olağanüstü durum yardımı: doğal afet, yangın gibi beklenmedik olaylarda,
- Politikada tanımlı diğer yardımlar.
Aynı olaylar için kanunda ayrıca ücretli izin hakları vardır. İş Kanunu Ek md. 2'ye göre çalışana evlenmesi, evlat edinmesi veya ana, baba, eş, kardeş ya da çocuğunun ölümü halinde üç gün, eşinin doğum yapması halinde on gün ücretli izin verilir. Form, İK bölümünde bu izinlerin çalışana hatırlatıldığını da kaydeder. İzinlerin ayrıntısı için evlilik, ölüm ve evlat edinme izni yazımıza bakabilirsiniz.
Şablonda Neler Var?
Giriş notu: Formun hangi politika veya toplu iş sözleşmesi maddesine dayandığını ve olaydan sonra başvuru süresini yazacağınız alan.
Çalışan bilgileri: ad soyad, sicil no, departman, işe giriş tarihi ve iletişim bilgileri.
Talep edilen yardım tablosu: her yardım türü için seçim kutusu ve olay bilgisi (tarih, yakınlık derecesi, öğrenim kademesi). Eşi de aynı şirkette çalışan çalışanlar için yardımın kime ödeneceğini gösteren seçenekler.
Açıklama alanı: çalışanın talebini kısaca anlatabileceği satırlar.
Ekli belgeler tablosu: her yardım türü için istenecek belge (nüfus kayıt örneği, doğum belgesi, ölüm kaydı, öğrenci belgesi, resmî kurum yazısı) ve eklendi kutusu.
Ödeme bilgileri ve çalışan beyanı: IBAN, mükerrer yardım almadığına dair beyan ve gerçeğe aykırı beyanda iade taahhüdü.
İK bölümü: kıdem ve başvuru süresi şartı, belge kontrolü, mükerrer ödeme kontrolü, politikaya göre tutar (net veya brüt) ve bağlantılı yasal izin hatırlatması; onay, eksik belge veya ret seçenekleri.
Bordro / muhasebe bölümü: bordro kalemi, SGK, gelir vergisi ve damga vergisi durumu ile ödeme dönemi. Bordro notu ve KVKK aydınlatma notu.
Nasıl Doldurulur?
- Politika referansını yazın. Formun en üstüne yardımların dayandığı politika veya sözleşme maddesini ve başvuru süresini ekleyin.
- Çalışana yardım türünü seçtirin. Olay bilgisini (tarih, yakınlık) eksiksiz yazmasını isteyin.
- Belgeleri kontrol edin. e-Devlet üzerinden alınan nüfus kayıt örneği çoğu durumda yeterlidir. Ölüm belgesinde ölüm nedeni gibi sağlık bilgisi varsa bu kısmı karartarak saklayın.
- Mükerrer ödemeyi önleyin. Eşlerin aynı şirkette çalıştığı durumlarda yardımın tek kişiye ödenip ödenmeyeceğini politikanıza göre belirleyin.
- Tutarı politikaya göre belirleyin. Tutarın net mi brüt mü olduğunu açıkça işaretleyin; net tutar taahhüt ediliyorsa vergi ve kesintiler brütleştirme ile hesaplanmalıdır.
- Bordro değerlendirmesini yapın. Her yardımın SGK, gelir vergisi ve damga vergisi karşısındaki durumunu mali müşavirinizle birlikte işaretleyin.
- İzin hakkını hatırlatın. Evlenme, ölüm veya eşin doğumu söz konusuysa çalışana ücretli izin hakkını bildirin.
- Onaylayıp dosyalayın. İmzaları tamamlayın, formu ve belgeleri özlük dosyasında saklayın.
Temsilî bir örnek: Bir lojistik şirketinde çalışan iki eş, çocuklarının doğumu üzerine aynı gün doğum yardımı başvurusu yapıyor. Şirket politikası aynı olay için yardımın tek kez ödenmesini öngördüğünden İK, formdaki "eşim şirkette çalışıyor" seçeneği üzerinden yardımın anneye ödenmesini kayda geçiriyor. Babaya ise yardım yerine on günlük ücretli babalık izni hakkı hatırlatılıyor ve izin talep formu veriliyor.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Dayanak | Uygulama |
|---|---|---|
| Yardımın varlığı ve tutarı | Şirket politikası / TİS / iş sözleşmesi | Kanunda zorunlu tutulmuş genel bir özel sektör yardımı yoktur |
| SGK – ölüm, doğum, evlenme yardımları | 5510 md. 80 | Prime esas kazanca dahil edilmez |
| SGK – ayni yardımlar | 5510 md. 80 | Prime esas kazanca dahil edilmez |
| SGK – diğer nakdi yardımlar | 5510 md. 80 | Sayılan istisnalar dışındaki ödemeler prime tabidir |
| Gelir ve damga vergisi | Vergi mevzuatı | Yardımın türüne göre farklılık gösterir; mali müşavir görüşü alınmalı |
| Bağlantılı izinler | İş Kanunu Ek md. 2 | Evlenme ve yakın ölümünde 3 gün, eşin doğumunda 10 gün ücretli izin |
| Eşit davranma | İş Kanunu md. 5 | Aynı durumdaki çalışanlara farklı uygulama yapılmamalı |
| Kişisel veriler | KVKK md. 5, md. 10 | Belgeler yalnızca başvurunun değerlendirilmesi amacıyla işlenir |
SGK istisnası ile vergi istisnası farklı kurallara bağlıdır. Ölüm, doğum ve evlenme yardımlarının prime tabi olmaması, aynı yardımın gelir vergisinden de istisna olduğu anlamına gelmez. Eğitim yardımı ise SGK açısından genellikle prime tabidir; ayrıntılar için eğitim yardımı vergi ve SGK yazımıza bakabilirsiniz.
Düzenli ve koşulsuz yapılan yardımlar zamanla işyeri uygulamasına dönüşebilir. Yardımın şartlarını, başvuru süresini ve tutar belirleme yöntemini yazılı bir politikaya bağlamak, hem eşit davranma ilkesine uygunluğu hem de ileride yapılacak değişikliklerin yönetimini kolaylaştırır.
Sık Yapılan Hatalar
- Yazılı politika olmadan ödeme yapmak: Her talepte farklı tutar ödenmesi eşitsizlik iddialarına yol açar.
- SGK istisnasını vergi istisnası gibi uygulamak: Prim muafiyeti gelir vergisi muafiyeti anlamına gelmez.
- Aynı olay için iki kez ödemek: Eşlerin aynı şirkette çalıştığı durumlar politikada açıkça düzenlenmelidir.
- Eğitim yardımını primsiz bırakmak: Ölüm, doğum ve evlenme dışındaki nakdi yardımlar genel kural olarak prime tabidir.
- Gereğinden fazla belge istemek: Ölüm nedeni veya tedavi bilgisi gibi gereksiz sağlık verilerini toplamayın.
- İzin hakkını hatırlatmamak: Maddi yardım, kanundaki ücretli mazeret izninin yerine geçmez.
Şablonu İndirin
Sosyal Yardım Talep Formu (Word) İndirÇocuk ve aile yardımlarının bordroya etkisi için aile ve çocuk yardımı bordro yazımız da işinize yarayabilir. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirket politikanıza, varsa toplu iş sözleşmenize ve güncel vergi/SGK mevzuatına göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki veya mali danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.
Sosyal yardım ve yan hak politikalarınızı adil, sürdürülebilir ve mevzuata uygun biçimde kurgulamak için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilirsiniz.
