Sağlık Raporu Takip Tablosu: İstirahat ve e-Vizite Excel Şablonu

Bir çalışanın raporu geldiğinde İK'nın yapması gereken işler bir zincir oluşturur: raporu kaydetmek, e-Vizite'de onay vermek, bordroda eksik günleri doğru işlemek, iş kazasıysa SGK bildirimini süresinde yapmak ve çalışanın işe dönüşünü planlamak. Sağlık raporu takip tablosu, bu zincirin her halkasını tek satırda izleyen, SGK ödeneğinin başlayacağı günü ve tahmini ödenek gününü hesaplayan bir Excel şablonudur. Tanı bilgisi tutmadan, yalnızca idari süreci izleyecek şekilde tasarlandı.

İşverenin rapor sürecindeki yükümlülüklerinin tamamı için hastalık raporu ve geçici iş göremezlik rehberimize bakabilirsiniz.

Sağlık Raporu Takip Tablosu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Sağlık raporu takip tablosu, çalışanların istirahat raporlarını tür, tarih ve süre bilgisiyle kaydeden ve her raporun idari işlemlerinin tamamlanıp tamamlanmadığını gösteren bir kayıt aracıdır. Devamsızlık analizi yapan araçlardan farkı, raporun sonrasındaki işlemlere odaklanmasıdır: e-Vizite, bordro, SGK bildirimi ve işe dönüş.

Tablo özellikle şu durumlarda işe yarar:

• Ayda birden fazla raporun geldiği, e-Vizite onaylarının gözden kaçabildiği işyerleri,
• Bordroyu dışarıdan mali müşavire yaptıran ve rapor bilgisini düzenli aktarması gereken şirketler,
• İş kazası raporlarında üç iş günlük SGK bildirim süresini kaçırmamak isteyen İSG ve İK ekipleri,
• Uzun süreli veya tekrarlayan raporlarda md. 25/I-b bekleme süresini bilmek isteyen yöneticiler.

Planlı ve plansız tüm yoklukların oranını ve Bradford puanını izlemek istiyorsanız devamsızlık takip tablosu bu şablonun tamamlayıcısıdır.

Şablonda Neler Var?

1. Rapor Kayıtları: Her rapor bir satırdır. Girilen bilgiler: sicil no, rapor türü (hastalık, iş kazası, meslek hastalığı, analık, diğer), raporu veren kurum, başlangıç ve bitiş tarihi, 90 gün prim şartı, ilk iki gün uygulaması, e-Vizite durumu ve tarihi, iş kazası bildirimi, işe dönüş tarihi ve bordro durumu. Otomatik hesaplananlar:

• Ad soyad ve departman,
• Rapor gün sayısı,
• SGK ödeneğinin başlayacağı tarih (hastalıkta 3. gün, iş kazası ve meslek hastalığında ilk gün),
• Tahmini ödenek günü,
• Bekleyen işlemi gösteren "Durum" sütunu: SGK bildirimi, e-Vizite onayı, bordro veya işe dönüş.

2. Çalışanlar: İşe giriş tarihinden kıdem, md. 17'ye göre ihbar süresi ve md. 25/I-b bekleme süresi (ihbar süresi + 6 hafta) hesaplanır. Kişi bazında rapor sayısı, toplam rapor günü, hastalık günü, iş kazası/meslek hastalığı günü ve bekleyen işlem sayısı görünür.

3. Özet: Toplam rapor ve gün sayıları, türlere göre dağılım ve bekleyen işlem sayıları tek ekranda.

4. Nasıl Kullanılır: Prim şartı, ilk iki gün, e-Vizite, iş kazası bildirimi ve KVKK hatırlatmalarını içeren dokuz adımlı rehber.

Nasıl Doldurulur?

1. Çalışanlar sayfasını doldurun. Sicil no, ad soyad, departman ve işe giriş tarihi yeterlidir. Sözleşmeyle artırılmış ihbar süreleri varsa bekleme sütununu elle düzeltin.
2. Her raporu ayrı satıra girin. Rapor uzatıldıysa uzatmayı yeni satır olarak girin ve açıklamaya "uzatma" yazın. Böylece her raporun e-Vizite onayı ayrı izlenir.
3. Prim şartını işaretleyin. Hastalık ve analık raporlarında, iş göremezlikten önceki bir yılda en az 90 gün kısa vadeli sigorta primi bildirilmemişse "Yok" seçin; tablo ödenek gününü sıfırlar.
4. İlk iki gün uygulamanızı yazın. SGK hastalık raporunun ilk iki günü için ödenek vermez. Bu günlerin ücretinin ödenip ödenmeyeceği iş sözleşmesi, TİS veya işyeri uygulamasına bağlıdır.
5. e-Vizite durumunu güncelleyin. Onay verdiğiniz gün durumu ve tarihi girin. "Onay bekliyor" sarı, "Sorunlu" kırmızı görünür.
6. İş kazasında bildirimi kontrol edin. İş kazası ve meslek hastalığı satırlarında bildirim "Yapıldı" olmadıkça Durum sütunu kırmızı uyarı verir.
7. İşe dönüşü kaydedin. Uzun raporlardan sonra işe dönüş görüşmesi ve gerekiyorsa işyeri hekimi değerlendirmesi notunu Çalışanlar sayfasına yazın.
8. Ay sonunda Özet'i kontrol edin. Bekleyen işlem sayıları sıfır değilse bordroyu kapatmadan önce tamamlayın.

Temsilî bir örnek: Örnek dosyada iki günlük bir hastalık raporu için SGK ödeneği doğmadığı ("Ödenek yok") ve işverenin bu iki günü kendi uygulamasıyla ödediği görülüyor. Yedi günlük raporu bir hafta uzatılan çalışanın ikinci raporunda e-Vizite onayı bekliyor; tablo bunu "e-Vizite onayı bekliyor" olarak işaretliyor. İş kazası raporunda bildirim yapılmış, ancak onay ve bordro işlemi sürüyor.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Raporlu çalışanın iş sözleşmesinin feshi hassas bir konudur. md. 25/I-b'deki bekleme süresi aşılmadan hastalık gerekçesiyle fesih, hem haklı hem geçerli neden açısından ciddi risk taşır. Ayrıntılar için izindeki veya raporlu çalışanın feshi yazımızı okuyabilirsiniz.

e-Vizite sisteminin işleyişi için e-Vizite nedir, ödeneğin hesaplanması için geçici iş göremezlik ödeneği nedir yazılarımıza bakabilirsiniz. Sağlık verilerinin saklanması ve erişim yetkileri konusunda çalışan sağlık verileri ve raporlar rehberimiz yol gösterir.

Sık Yapılan Hatalar

• Tabloya tanı, hastalık adı veya ilaç bilgisi yazmak; sağlık verisini gereğinden fazla işlemek.
• e-Vizite onayını unutmak; çalışanın ödeneğini geciktirmek ve şikâyete yol açmak.
• Raporlu günlerde tam ücret ödeyip ayrıca SGK ödeneğinin çalışana gitmesine izin vermek; md. 48'deki mahsup kuralını uygulamamak.
• İş kazası raporunu sıradan hastalık raporu gibi kaydedip üç iş günlük SGK bildirimini kaçırmak.
• Rapor uzatmalarını tek satırda birleştirip ikinci raporun onayını gözden kaçırmak.
• Uzun bir rapordan dönen çalışanla işe dönüş görüşmesi yapmamak ve işyeri hekimini sürece katmamak.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; tahmini ödenek hesapları planlama içindir, kesin hesap SGK tarafından yapılır. Uygulamayı iş sözleşmeniz, TİS ve bordro sisteminize göre uyarlayın. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Uzun raporlardan sonra işe dönüşü düzenlemek için rapor sonrası işe dönüş formu da kullanılabilir.

Rapor, izin ve SGK süreçlerinizi denetime hazır hâle getirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir veya bizimle iletişime geçin.