Yeni bir işyeri açarken en çok gözden kaçan şey, ilk çalışanın işe başladığı gün tamamlanmış olması gereken yasal adımlardır. İşyeri bildirgesi, işe giriş bildirgeleri, İSG görevlendirmeleri ve özlük dosyaları birbirine bağlıdır; birindeki gecikme idari para cezasına veya teşvik kaybına yol açabilir. SGK işyeri tescil kontrol listesi, kuruluş öncesinden ilk aylara kadar yapılması gerekenleri, dayanaklarıyla birlikte tek bir Word dosyasında sıralar. Şablon ücretsizdir.
Tescil işleminin nasıl yapıldığını adım adım anlatan SGK işyeri tescili nasıl yapılır rehberimizle bu listeyi birlikte kullanabilirsiniz.
SGK İşyeri Tescil ve Bildirim Kontrol Listesi (Word) İndirSGK İşyeri Tescil Kontrol Listesi Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Kontrol listesi, yeni bir işyerinde sigortalı çalıştırmaya başlamadan önce ve sonra yerine getirilmesi gereken yükümlülükleri sıralayan, her adım için durum ve tarih kaydı tutulan bir takip belgesidir. Şu durumlarda işe yarar:
- Yeni kurulan bir şirketin ilk çalışanını işe alırken,
- Mevcut şirketin farklı bir adreste yeni şube, mağaza veya depo açarken,
- İşyerinin başka bir ile taşınması veya devralınması halinde,
- İşi yeni devralan İK veya mali müşavirin mevcut durumu denetlemesi için,
- Alt işveren olarak bir asıl işverenin işyerinde iş almaya başlarken.
Liste, mali müşavir ile İK arasındaki iş bölümünü de netleştirir. Her adımın yanında sorumlu ve tarih yazıldığında, "bunu kim yapacaktı?" sorusu ortadan kalkar.
Şablonda Neler Var?
Liste, işyeri bilgileriyle başlar: unvan, vergi ve MERSİS numarası, adres, faaliyet konusu, NACE kodu, tehlike sınıfı, ilk çalışanın işe başlama tarihi, planlanan çalışan sayısı ve tescil sonrası alınacak SGK sicil numarası.
Ardından yedi bölüm gelir. Her satırda adım, dayanak veya süre, durum kutuları ve tarih sütunu vardır:
- A. Kuruluş öncesi hazırlık: vergi kaydı veya şirket kuruluşu, adres belgesi, NACE kodu seçimi, ruhsatlar ve bordrodan sorumlu kişinin belirlenmesi.
- B. SGK işyeri tescili: işyeri bildirgesi veya ticaret sicili bildiriminin SGK'ya ulaştığının teyidi, sicil numarası, e-Bildirge şifresi, NACE kodu ve tehlike sınıfı kontrolü, alt işveren tescili.
- C. İlk çalışanların bildirimi: işe giriş bildirgeleri, ilk kez tescil edilen işyerlerine tanınan bir aylık süre, meslek kodları ve özel statüdeki çalışanlar (emekli, yabancı, kısmi süreli, stajyer).
- D. Bakanlık ve İŞKUR: İş Kanunu kapsamındaki işyeri bildirimi, İŞKUR işveren kaydı ve engelli çalıştırma yükümlülüğü.
- E. İş sağlığı ve güvenliği: uzman ve hekim görevlendirmesi, risk değerlendirmesi, acil durum planı, işe giriş sağlık raporları ve İSG eğitimi.
- F. Özlük, bordro ve KVKK: iş sözleşmeleri, özlük dosyası, puantaj ve izin kayıtları, aydınlatma metni, VERBİS değerlendirmesi ve iç kurallar.
- G. İlk ay ve sürekli yükümlülükler: beyanname, prim ödemesi, ayrılış bildirgeleri, değişiklik bildirimleri ve teşvik kontrolü.
Son bölümde eksik kalan adımların ve sorumlularının yazılacağı alan, İK, mali müşavir ve işveren imzaları ile güncel mevzuat kontrolü hatırlatması yer alır.
Nasıl Doldurulur?
- İşyeri bilgilerini tamamlayın. NACE kodu ve tehlike sınıfını faaliyet konusuna göre mali müşavir ve İSG uzmanıyla birlikte belirleyin; bu bilgiler prim oranını ve İSG yükümlülüklerini etkiler.
- İlk çalışanın başlama tarihini sabitleyin. Listedeki sürelerin çoğu bu tarihe bağlıdır. Tarihi geriye doğru sayarak hangi adımın ne zaman bitmesi gerektiğini planlayın.
- Tescil durumunu teyit edin. Şirket kuruluşunun ticaret siciline bildirilmesi halinde bu bildirim SGK'ya yapılmış sayılır; yine de sicil numarasının oluştuğunu ve bilgilerin doğru göründüğünü kontrol edin.
- İşe giriş bildirgelerini zamanında verin. Kural olarak çalışan işe başlamadan önce bildirim yapılır. İlk kez işyeri bildirgesi verilen işyerlerinde tanınan ek süreyi yalnızca kanundaki şartlarla kullanın.
- İSG adımlarını paralel yürütün. Görevlendirmeler, risk değerlendirmesi ve eğitim, ilk çalışan başlamadan planlanmalıdır. Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde işe giriş sağlık raporu olmadan işe başlatma yapılamaz.
- Özlük altyapısını kurun. Sözleşme, özlük dosyası, aydınlatma metni ve puantaj düzenini ilk günden başlatın.
- Sürekli yükümlülükleri takvime işleyin. Beyanname ve prim ödeme son günlerini mali müşavirle teyit edip takvime girin.
- Eksikleri imzayla kapatın. Tamamlanmayan adımları sorumlusu ve hedef tarihiyle yazın; liste tamamlandığında imzalayıp saklayın.
Temsilî bir örnek: Merkezi İstanbul'da olan bir perakende şirketi İzmir'de yeni mağaza açıyor. İK, açılıştan altı hafta önce listeyi başlatıyor; mali müşavir yeni işyeri bildirgesini ve sicil numarasını, İSG firması risk değerlendirmesi ile acil durum planını, İK ise sözleşmeleri ve aydınlatma metnini üstleniyor. Açılıştan bir gün önceki kontrolde yalnızca acil durum tatbikatı tarihi eksik kalıyor ve hedef tarih yazılarak liste imzalanıyor.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Yükümlülük | Dayanak | Süre / Kural |
|---|---|---|
| İşyeri bildirgesi | 5510 md. 11 | En geç sigortalı çalıştırmaya başlanan tarihte; şirket kuruluşunun ticaret siciline bildirilmesi SGK'ya yapılmış sayılır |
| Nakil ve devir | 5510 md. 11 | Başka ile nakil veya devirde 10 gün; mirasla intikalde 3 ay |
| İşe giriş bildirgesi | 5510 md. 8 | Kural olarak sigortalılık başlangıcından önce; ilk kez tescil edilen işyerinde ilk bir ayda başlayanlar için bir aylık sürenin sonuna kadar |
| İşyerinin bildirilmesi | 4857 md. 3 | Kuruluş, devir, faaliyet değişikliği ve kapanışta bir ay içinde bölge müdürlüğüne |
| Engelli çalıştırma | 4857 md. 30 | 50 ve daha fazla işçi çalıştıran özel sektör işyerlerinde %3 |
| İSG hizmetleri | 6331 md. 6 | İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi görevlendirilmesi |
| Risk değerlendirmesi | 6331 md. 10 | İşyerinde risk değerlendirmesi yapılması veya yaptırılması |
| İşe giriş sağlık raporu | 6331 md. 15/2 | Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde rapor olmadan işe başlatılamaz |
| Özlük dosyası | 4857 md. 75 | Her işçi için düzenlenir |
| Aydınlatma | KVKK md. 10 | Çalışan verileri işlenmeden önce bilgilendirme |
İş Kanunu md. 3 kapsamındaki bildirimin SGK'ya yapılan bildirimle karşılanıp karşılanmadığı uygulamada sık sorulur; bu konuyu işyeri bildirimi: İş Kanunu madde 3 yazımızda ele aldık. İşyeri bildirgesinin içeriği için işyeri bildirgesi nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Bildirge ve belgelerin süresinde verilmemesi 5510 md. 102 kapsamında idari para cezasına yol açar. Ceza tutarları her yıl asgari ücrete bağlı olarak değiştiği için listede rakam vermedik; güncel durumu SGK idari para cezası nedenleri yazımızdan ve SGK duyurularından takip edin.
Sık Yapılan Hatalar
- Yanlış NACE kodu seçmek: Hatalı kod, tehlike sınıfını ve prim oranını yanlış belirler; İSG yükümlülükleri de buna göre eksik kalır.
- İşe giriş bildirgesini ilk gün akşamına bırakmak: Kural, bildirimin işe başlamadan önce yapılmasıdır.
- Ek süreyi her işyerinde var saymak: Bir aylık ek süre yalnızca ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerlerinde ve kanundaki şartlarla uygulanır.
- İSG'yi açılıştan sonraya ertelemek: Risk değerlendirmesi ve eğitim yapılmadan çalışmaya başlamak, olası bir iş kazasında işvereni savunmasız bırakır.
- Meslek kodunu rastgele seçmek: Meslek kodu görev tanımıyla uyumlu olmalıdır; ayrıntılar için SGK meslek kodu seçimi yazımıza bakın.
- Aydınlatma metnini unutmak: Çalışan verisi ilk günden işlenir; aydınlatma da ilk günden yapılmalıdır.
Şablonu İndirin
SGK İşyeri Tescil ve Bildirim Kontrol Listesi (Word) İndirŞablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işyerinizin faaliyet konusu, tehlike sınıfı ve çalışan sayısına göre uyarlanmalıdır. SGK uygulamaları genelge ve duyurularla sık güncellendiğinden, her adımı mali müşavirinizle teyit edin. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.
Yeni işyerinizin İK, SGK ve İSG altyapısını ilk günden eksiksiz kurmak için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.
