Bir çalışan sabah arayıp "doktora gittim, rapor aldım" dediğinde, İK'nın masasına bir sağlık verisi gelmiş olur. İşe giriş muayenesi, periyodik muayeneler, iş kazası kayıtları, engellilik raporu, hamilelik bildirimi, özel sağlık sigortası işlemleri... Çalışan sağlık verileri, İK süreçlerinin hemen her aşamasında karşımıza çıkar ve 6698 sayılı KVKK'da özel nitelikli kişisel veri olarak en yüksek koruma düzeyine tabidir.
Sorun, bu verilerin çoğu zaman diğer özlük evrakıyla aynı klasöre konması, e-postayla yöneticilere iletilmesi ve "kim ne kadar rapor kullandı" tablolarında tanı bilgisiyle birlikte tutulmasıdır. Oysa doğru yaklaşım, İK'nın yalnızca iş ilişkisini yönetmek için gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgiyi görmesi ve tıbbi ayrıntının işyeri hekiminin sır saklama yükümlülüğü altındaki alanında kalmasıdır.
Bu yazıda sağlık verilerinin işyerinde hangi hukuki dayanakla işlendiğini, İK ile işyeri hekimi arasındaki görev ayrımını ve pratik bir saklama düzenini anlatıyoruz.
Sağlık Verisi İşlemenin Dayanağı
KVKK md. 6, 7499 sayılı Kanun ile yapılan ve 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren değişiklikle yeniden düzenlenmiştir. Buna göre özel nitelikli veriler açık rıza ile veya kanunda sayılan şartlardan birinin varlığı halinde işlenebilir. İşyeri açısından en önemli şartlar şunlardır:
- İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması: İşe giriş ve periyodik muayeneler, iş kazası ve meslek hastalığı bildirimleri, istirahat raporlarına göre SGK işlemleri bu kapsamda değerlendirilebilir.
- Sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler tarafından koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım amacıyla işlenmesi: İşyeri hekiminin yürüttüğü sağlık gözetimi bu kapsamdadır.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması: Örneğin bir iş davasında savunma için gerekli sağlık kayıtları.
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Bu şartların hiçbiri yoksa, örneğin bir sağlık verisinin çalışan refahı programında kullanılması gibi durumlarda, açık rıza gerekir.
İK ile İşyeri Hekimi Arasındaki Görev Ayrımı
Sağlık verilerinin korunmasında en etkili yöntem, bilgiyi "bilmesi gereken" kişiyle sınırlamaktır.
| Bilgi | İK görmeli mi? | İşyeri hekimi | Açıklama |
|---|---|---|---|
| İstirahat raporunun tarih aralığı | Evet | Evet | Devamsızlık ve SGK işlemleri için gerekli |
| Rapordaki tanı ve teşhis | Hayır | Gerekirse | İş ilişkisinin yönetimi için gerekli değil |
| İşe giriş muayenesi sonucu: "çalışmaya elverişli" | Evet | Evet | İşe uygunluk kararı için yeterli |
| Muayenenin tıbbi ayrıntıları ve tahliller | Hayır | Evet | Sağlık dosyasında, hekim kontrolünde |
| İş kazası bildirimi için gerekli bilgiler | Evet | Evet | SGK'ya 3 iş günü içinde bildirim yükümlülüğü |
| Engellilik durumu ve oranı | Sınırlı | Gerekirse | Engelli istihdamı ve vergi indirimi için gerekli bilgiyle sınırlı |
| Hamilelik bilgisi | Sınırlı | Evet | Doğum izni planlaması ve İSG önlemleri için |
Bu ayrım uygulamada şöyle işler: İşyeri hekimi, muayene sonucunu İK'ya yalnızca "çalışmaya elverişlidir", "şu kısıtlarla elverişlidir" gibi işe ilişkin bir sonuç olarak bildirir. Tahliller, öykü ve tanılar hekimin sorumluluğundaki sağlık dosyasında kalır.
İstirahat Raporlarının Yönetimi
İstirahat raporları, İK'nın en sık temas ettiği sağlık verisidir. Pratik kurallar:
- Tarih aralığını kaydedin, tanıyı değil: Puantaj ve bordro için raporun başlangıç ve bitiş tarihi yeterlidir.
- Yöneticiye ayrıntı vermeyin: Birim yöneticisine "çalışan şu tarihler arasında raporlu" bilgisi yeterlidir. Hastalığın ne olduğunu yönetici sorsa bile paylaşmayın.
- Rapor görüntülerini e-postayla dolaştırmayın: Fotoğraf veya tarama ile gelen raporları yetkili bir sisteme yükleyip e-postadan silin.
- Rapor istatistiklerini dikkatli kullanın: Devamsızlık analizi yapacaksanız, tanı bilgisi içermeyen ve mümkünse toplu verilerle çalışın.
- Çalışanın paylaştığı ek bilgileri kayda geçirmeyin: Çalışan sohbet sırasında rahatsızlığını anlatabilir; bu bilgi özlük dosyasına not edilmemelidir.
Çalışan Sağlık Verileri İçin Saklama Düzeni: Ayrı Dosya, Ayrı Yetki
Sağlık verileri özlük dosyasının genel bölümünde değil, ayrı ve erişimi kısıtlı bir dosyada tutulmalıdır. Fiziksel dosyalar kilitli dolapta, dijital kayıtlar ise yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği ve erişim loglarının tutulduğu bir ortamda saklanmalıdır. Kurul'un özel nitelikli verilere ilişkin yeterli önlemler kararında da bu verilere erişen kişilerin sınırlandırılması, düzenli eğitim verilmesi, gizlilik taahhüdü alınması ve elektronik ortamda kriptografik yöntemlerle korunması gibi önlemler öne çıkar.
Saklama süreleri İSG mevzuatından ve zamanaşımı sürelerinden etkilenir. Süreleri belirlerken genel ilkeler için KVKK kapsamında çalışan verilerinin saklanması ve imhası yazımızdan yararlanabilir, İSG kayıtlarına özgü süreler için işyeri hekiminiz ve İSG profesyonelinizle birlikte güncel mevzuatı kontrol edebilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar
- İstirahat raporlarının fotoğraflarını yöneticiler ve ekip grupları arasında paylaşmak.
- İşe alım mülakatında adaya kronik hastalık veya ilaç kullanımı sormak.
- Özel sağlık sigortası tekliflerinde çalışanların sağlık beyanlarını İK'nın toplaması ve saklaması. Bu beyanlar mümkünse doğrudan sigorta şirketine iletilmelidir.
- Salgın dönemlerinde toplanan test veya aşı bilgilerini amaç ortadan kalktıktan sonra da saklamak.
- Tanı bilgisi içeren devamsızlık tablolarını paylaşılan klasörlerde tutmak.
Örnek senaryo
Bir hizmet şirketinde vardiya amiri, ekip mesajlaşma grubunda "Ayşe Hanım yine rapor aldı, bu sefer migren" diye yazıyor. Bu mesajla bir sağlık verisi hem hukuki dayanak olmadan aktarılmış hem de gereksiz kişilerin erişimine açılmış olur. Doğru uygulamada amire yalnızca vardiya planlaması için tarih bilgisi iletilir ve rapor ayrıntıları İK'da kalır.
Sağlık Verisi Süreçlerinizi Gözden Geçirelim
Sağlık verileri, veri ihlali halinde çalışan açısından en ağır sonuçları doğurabilecek veri kategorisidir. İK Partner, rapor yönetiminden işyeri hekimi ile bilgi akışına kadar süreçlerinizi KVKK açısından değerlendirir ve uygulanabilir prosedürler hazırlar. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza ve işyeri hekiminize başvurmanızı öneririz.
