Sağlık gözetimi, iş sağlığı ve güvenliğinin en kolay aksayan parçalarından biridir: işe giriş raporu dosyaya konur, ardından yıllar geçer ve bir denetimde ya da bir meslek hastalığı şüphesinde periyodik muayenelerin hiç yapılmadığı ortaya çıkar. Periyodik sağlık muayenesi takip tablosu, her çalışanın son muayene tarihini, uygulanacak muayene aralığını ve bir sonraki muayene tarihini tek bir Excel dosyasında izlemenizi; geciken ve yaklaşan muayeneleri renkli uyarılarla görmenizi sağlar. Tablo sağlık bilgisi değil, yalnızca tarih ve işe uygunluk sonucu tutar.
Sağlık gözetiminin hukuki çerçevesi ve süreç adımları için işe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri rehberimizi okuyabilirsiniz. Bu yazı, takip tablosunun kurulmasına ve kullanımına odaklanır.
Periyodik Sağlık Muayenesi Takip Tablosu (Excel) İndirPeriyodik Sağlık Muayenesi Takip Tablosu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Takip tablosu, işyerindeki tüm çalışanların sağlık gözetimi takvimini gösteren bir planlama aracıdır. İşyeri hekimi muayeneyi yapar ve aralığı belirler; İK veya İSG birimi ise muayenenin zamanında planlanmasını, çalışanın sevk edilmesini ve sonucun görevlendirmeye yansıtılmasını takip eder. Tablo, bu iki tarafın ortak takvimidir.
Tablo özellikle şu durumlarda işe yarar:
- Çalışan sayısı arttığında: Birkaç kişilik işyerinde hafızayla yürüyen takip, onlarca çalışanda mümkün olmaz.
- OSGB ile çalışıldığında: Muayene planı OSGB'ye toplu olarak iletilir, gelen sonuçlar tabloya işlenir.
- Farklı tehlike sınıfında işler bulunduğunda: Aynı işyerinde farklı riskteki görevler için farklı aralıklar uygulanabilir.
- Vardiyalı ve sahada çalışan personelde: Muayene günleri vardiya planına önceden yerleştirilir.
- Denetime hazırlıkta: Hangi çalışanın muayenesinin güncel olduğu tek bakışta görülür.
Şablonda Neler Var?
Excel dosyası dört sayfadan oluşur.
1. Muayene Takip (ana tablo): Her çalışan için bir satır.
| Sütun grubu | İçerik |
|---|---|
| Çalışan bilgileri | Sicil no, ad soyad, bölüm, görev, tehlike sınıfı (açılır liste) |
| İşe giriş | İşe giriş tarihi, işe giriş raporu var/yok |
| Son muayene | Tarih, türü (işe giriş, periyodik, iş değişikliği, işe dönüş), sonucu (çalışabilir, kısıtlı çalışabilir, çalışamaz, sonuç bekleniyor) |
| Aralık | Hekim periyodu (isteğe bağlı bireysel aralık) ve uygulanan periyot (formül) |
| Otomatik hesaplar | Sonraki muayene tarihi, kalan gün, durum |
| Planlama | Planlanan sevk tarihi, istenen tetkikler, not |
Durum sütunu otomatik olarak şu değerlerden birini gösterir: "Giriş raporu eksik", "Muayene kaydı yok", "Periyot girin", "Gecikti", "Yaklaşıyor" veya "Güncel". Kırmızı, sarı ve yeşil renklerle öncelik görsel olarak ayrışır.
2. Muayene Geçmişi: Her muayene ayrı satıra işlenir; sicil numarasından ad soyad otomatik gelir. Muayeneyi yapan, rapor arşiv yeri ve kısıtlamaya göre yapılan görev düzenlemesi kaydedilir. Böylece ana tablo güncellendiğinde eski muayeneler kaybolmaz.
3. Özet: Periyot ayarları (tehlike sınıfı başına muayene aralığı ve uyarı eşiği), gecikmiş, yaklaşan ve güncel muayene sayıları, işe giriş raporu eksik çalışanlar, bu ay muayenesi gelenler ve sonuç dağılımı.
4. Nasıl Kullanılır: Adım adım kullanım talimatı.
Nasıl Doldurulur?
- Önce periyot ayarlarını kontrol edin. Özet sayfasında her tehlike sınıfı için muayene aralığı ay olarak yazılıdır. Şablon, yönetmelikteki azami aralıklarla gelir: çok tehlikeli sınıfta 12 ay (yılda en az bir), tehlikeli sınıfta 36 ay (üç yılda en az bir), az tehlikeli sınıfta 60 ay (beş yılda en az bir). İşyeri hekiminiz daha kısa bir aralık belirlediyse bu hücreleri değiştirin; güncel değerleri resmî kaynaktan da teyit edin.
- Uyarı eşiğini belirleyin. Varsayılan 30 gündür; OSGB randevuları uzun sürüyorsa eşiği artırın.
- Çalışanları girin. Tehlike sınıfını, işyerinin tehlike sınıfına veya çalışanın fiilen yaptığı işe göre seçin. Sınıfın nasıl belirlendiği için işyeri tehlike sınıfları yazımıza bakabilirsiniz.
- İşe giriş raporunu işaretleyin. Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işlerde rapor "Yok" ise tablo "Giriş raporu eksik" uyarısı verir.
- Son muayeneyi ve sonucu yazın. Tablo, son muayene tarihine uygulanan aralığı ekleyerek sonraki muayene tarihini hesaplar.
- Bireysel aralıkları ayrıca girin. İşyeri hekimi bir çalışan için daha sık takip öngördüyse "Hekim Periyodu (Ay)" sütununa yazın; bu değer sınıf varsayılanının yerine geçer.
- Her ay durum sütununu filtreleyin. "Gecikti" ve "Yaklaşıyor" olan çalışanları listeleyip sevk tarihlerini planlayın, yöneticilerine bildirin.
- Sonuçları görevlendirmeye yansıtın. "Kısıtlı çalışabilir" sonucunda görev düzenlemesini Muayene Geçmişi sayfasına yazın; sağlık ayrıntısını yazmayın.
Temsilî bir örnek: 80 çalışanlı bir üretim tesisinde tablo ilk kez doldurulduğunda dokuz çalışanın periyodik muayenesinin geciktiği ve gece vardiyasındaki iki yeni çalışanın işe giriş raporunun dosyada olmadığı görülüyor. İK, OSGB ile birlikte iki haftalık bir muayene planı yapıyor; gece vardiyası çalışanları için muayene saatleri vardiya değişimine denk getiriliyor.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Konu | Dayanak | Açıklama |
|---|---|---|
| Muayene halleri | 6331 sayılı Kanun md. 15/1-b | İşe girişte, iş değişikliğinde, iş kazası, meslek hastalığı veya sağlık nedeniyle tekrarlanan uzaklaşmalardan sonra talep halinde işe dönüşte ve işin devamı süresince düzenli aralıklarla |
| Muayene aralığı | 6331 md. 15/1-b-4 | Çalışanın ve işin niteliği ile işyerinin tehlike sınıfına göre Bakanlıkça belirlenen düzenli aralıklarla |
| Raporsuz işe başlatma yasağı | 6331 md. 15/2 | Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işlerde, işe uygunluğu gösteren sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz |
| Raporu kim verir | 6331 md. 15/3 | Raporlar işyeri hekiminden alınır; 50'den az çalışanı olan az tehlikeli işyerlerinde kanunda sayılan kamu sağlık hizmeti sunucularından da alınabilir |
| Maliyet | 6331 md. 15/4 | Sağlık gözetimi maliyeti çalışana yansıtılamaz |
| Gizlilik | 6331 md. 15/5 ve KVKK md. 6 | Sağlık bilgileri gizli tutulur; özel nitelikli veridir |
Muayene aralıkları mevzuatla ve işyeri hekiminin değerlendirmesiyle belirlendiği, ayrıca değişebildiği için bu yazıda ve şablonda sabit bir süre verilmemiştir. Gece çalışanları gibi özel takip gerektiren gruplar için gece çalışması sağlık raporu takip formu, uzun rapor sonrası dönüşler için rapor sonrası işe dönüş formu bu tabloyu tamamlar.
Tabloya tanı, ilaç, tetkik sonucu gibi sağlık ayrıntıları yazılmamalıdır. İK'nın hangi sağlık bilgisini görebileceği ve raporların nerede saklanacağı için çalışan sağlık verileri ve KVKK yazımıza bakabilirsiniz. Dosyaya erişim yetkili İK ve İSG personeliyle sınırlandırılmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Yalnızca işe giriş raporunu takip etmek. Periyodik muayeneler, iş değişikliği ve işe dönüş muayeneleri unutulur.
- "Önce başlasın, raporu sonra getirir" demek. Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde kanuna aykırıdır.
- Tehlike sınıfını yanlış seçmek. Aynı işyerinde farklı riskteki görevler olabilir; işyeri hekiminin görüşünü alın.
- Tabloya tanı ve tetkik sonucu yazmak. Özel nitelikli verinin gereksiz işlenmesi KVKK riski yaratır.
- Kısıtlı uygunluk sonucunu görevlendirmeye yansıtmamak. Rapor alınmış olur ama çalışan riskli işe devam eder.
- Muayene maliyetini veya süresini çalışana yüklemek. Maliyet işverene aittir; muayene süresi planlanırken çalışma süresi olarak ele alınmalıdır.
- Ana tablonun üzerine yazıp geçmişi silmek. Muayene Geçmişi sayfasını düzenli kullanın.
Şablonu İndirin
Periyodik Sağlık Muayenesi Takip Tablosu (Excel) İndirTabloyu işyeri hekiminiz veya OSGB ile birlikte kurun; periyot ayarlarını ve tetkik listelerini onların değerlendirmesine göre girin. Dosyayı paylaşımlı bir klasörde tutuyorsanız erişim yetkilerini kısıtlamayı ve düzenli yedek almayı unutmayın. İşyeri hekiminin görev ve sorumlulukları için işyeri hekimi görevlendirme yazımıza bakabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Sağlık gözetimi ve İSG yükümlülüklerinizi denetime hazır bir takip düzenine kavuşturmak için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizi inceleyebilir veya bizimle iletişime geçin.
