Personel Borç Para Talep Formu ve Geri Ödeme Planı (Word)

Birçok işveren, beklenmedik bir gidere karşılaşan çalışanına maaş avansından daha yüksek tutarda, birkaç aya yayılan faizsiz bir borç vermeyi bir yan hak olarak görür. Sorun çoğu zaman paranın verilmesinde değil, geri alınmasında çıkar: Taksitler belirsizdir, ücretten kesinti için çalışanın onayı yoktur ya da çalışan borç kapanmadan ayrılır. Personel borç para talep formu, çalışanın talebini, şirket politikasına uygunluk kontrolünü, onayı, banka ödemesini, taksitli geri ödeme planını ve ücretten kesinti için çalışanın yazılı rızasını tek bir Word belgesinde toplar.

Kısa vadeli, bir sonraki maaştan mahsup edilecek ödemeler için personel avans talep formu daha uygundur. Bu şablon, birden fazla aya yayılan borçlar için tasarlanmıştır.

Personel Borç Para Talep Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Personel borcu, işverenin çalışana, kazanılmış bir ücrete mahsuben değil, ayrı bir borç ilişkisi olarak verdiği paradır. Maaş avansından farkı şudur: Avans, çalışanın hak ettiği ya da edeceği ücretin erken ödenmesidir ve genellikle aynı veya bir sonraki bordroda kapanır. Borç ise ücretten bağımsızdır, daha yüksek tutarda olabilir ve taksitlerle geri ödenir.

Formu şu durumlarda kullanın:

• Çalışan, bir aylık net ücretini aşan veya birden fazla bordroya yayılması gereken bir tutar istediğinde,
• Şirketinizde yazılı bir personel borç politikası bulunduğunda ve taleplerin bu politikaya göre kontrol edilmesi gerektiğinde,
• Geri ödemenin ücretten kesinti yoluyla yapılması planlandığında.

Avans ile borç arasındaki ayrım ve her ikisinin bordro yönü için ücretten kesinti ve maaş avansı yazımıza göz atabilirsiniz.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışan bilgileri ve talep: Kimlik ve görev bilgileri, talep edilen tutar (rakam ve yazıyla), önerilen taksit sayısı, ilk kesinti ayı, isteğe bağlı gerekçe seçenekleri ve mevcut borç/avans bakiyesi. Gerekçe alanında "belirtmek istemiyorum" seçeneği bulunur ve çalışanın sağlık, aile durumu gibi özel bilgiler yazmasına gerek olmadığı açıkça belirtilir.

2. İK ön değerlendirmesi: Kıdem, tutar üst sınırı, taksitin net ücrete oranı, açık bakiye, sözleşme süresi ve son 12 aydaki kullanım için politika şartı ve sonuç tablosu. Politika değerlerini kendi şirketinize göre doldurursunuz.

3. Onay: Tam onay, kısmi onay veya ret seçenekleri; birim yöneticisi, mali işler ve yetkili imzaları.

4. Ödeme ve geri ödeme planı: Ödeme tarihi, IBAN ve dekont numarası; taksit numarası, kesinti dönemi, taksit tutarı, kalan bakiye, "kesildi" kutusu ve bordro parafı sütunlarıyla on satırlık plan.

5. Borç ikrarı ve ücretten kesinti onayı: Çalışanın parayı aldığını, faizsiz borç olduğunu kabul ettiği, TBK md. 407 kapsamında ücretinden kesinti yapılmasına ve sözleşme sona ererse kalan bakiyenin son alacaklarından mahsubuna rıza gösterdiği metin.

6. Borç kapanışı: Borcun hangi yolla kapandığını ve çalışanın borcunun kalmadığını gösteren kapanış satırı.

İkinci sayfa: On maddelik İK ve bordro kontrol listesi ile yasal hatırlatma ve KVKK notu.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Politikanızı kontrol edin. Yazılı bir personel borç politikası yoksa önce onu oluşturun: kimler başvurabilir, üst sınır nedir, en fazla kaç taksit uygulanır, kim onaylar. Politikasız verilen borçlar, diğer çalışanlar açısından eşitsizlik algısı yaratır.
2. Talebi tarih sırasıyla kaydedin. Bütçe sınırlıysa taleplerin geliş sırası ve politika kriterleri belirleyici olmalıdır.
3. Gerekçe sormakta ölçülü olun. Gerekçe, onay için zorunlu bir şart değilse sormayın. Soruyorsanız özel nitelikli kişisel veri istemeyin; çalışan kendiliğinden belge sunarsa yalnızca gerekli olanı saklayın.
4. Taksitin sürdürülebilirliğini hesaplayın. Çalışanın net ücretinden yasal kesintiler ve varsa icra kesintisi düşüldükten sonra kalan tutarın, taksitle birlikte makul bir geçim payı bırakıp bırakmadığına bakın.
5. Onayı yazılı verin. Kısmi onayda tutar ve taksit sayısını açıkça yazın.
6. Ödemeyi bankadan yapın. Elden nakit vermeyin; dekontu forma ekleyin.
7. Kesinti onayını imzalatın. 5. bölüm, ödeme günü veya öncesinde, çalışanın el yazısı tarih ve imzasıyla tamamlanmalıdır.
8. Bordroya işleyin ve izleyin. Her taksit ücret hesap pusulasında ayrı kalem olarak görünmeli, bordro sorumlusu planı her ay paraflamalıdır.
9. Çıkışta mahsubu doğru yapın. Çalışan ayrılırsa kalan bakiye işten çıkış alacak hesap ve ödeme formunun kesintiler bölümüne işlenir.

Örnek Metin

Şablondaki borç ikrarı ve kesinti onayı şöyledir:

[Ödeme Tarihi] tarihinde [Tutar] TL ([Tutar yazıyla]) tutarı, faizsiz borç olarak yukarıda belirtilen banka hesabıma ödenmiştir. Bu tutarı şirkete borçlu olduğumu kabul ederim.

Türk Borçlar Kanunu'nun 407. maddesi kapsamında, borcun yukarıdaki geri ödeme planına göre aylık ücretimden kesilmesine açıkça rıza gösteririm. Taksit tutarı ve sayısı ancak tarafların yazılı mutabakatıyla değiştirilebilir. Erken ödeme yapma hakkım saklıdır.

İş sözleşmemin herhangi bir nedenle sona ermesi hâlinde kalan borç bakiyesinin, ödenecek son ücretimden ve diğer alacaklarımdan mahsup edilmesine onay veririm. Alacaklarımın kalan bakiyeyi karşılamaması hâlinde kalan tutarı ayrılış tarihinden itibaren [__] gün içinde şirketin bildireceği hesaba ödeyeceğim.

Nasıl Doldurulur?

1. Çalışan 1. bölümü doldurur ve imzalar.
2. İK, 2. bölümdeki politika şartlarını kontrol eder ve sonucu işaretler.
3. Onay makamları 3. bölümde kararlarını imzayla verir.
4. Mali işler ödemeyi banka aracılığıyla yapar, 4. bölümün üst kısmını doldurur.
5. Bordro, geri ödeme planını taksit dönemleriyle yazar; son taksit küsuratı kapatacak şekilde ayarlanır.
6. Çalışan 5. bölümü okuyup imzalar; bir sureti kendisine verilir.
7. Her bordro döneminde ilgili satırdaki "kesildi" kutusu işaretlenir ve paraflanır.
8. Son taksit kesildiğinde veya erken ödeme yapıldığında 6. bölüm imzalanır ve form özlük dosyasına konur.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Borç taksitini disiplin cezası olan ücret kesme ile karıştırmamak gerekir; ikincisinin şartları için ücret kesme cezası yazımıza bakabilirsiniz. Faizsiz borç uygulamasının vergisel sonuçlarını ise mali müşavirinizle değerlendirmenizi öneririz.

Sık Yapılan Hatalar

• Yazılı politika olmadan, yöneticinin takdiriyle borç vermek.
• Kesinti onayını borç verildikten aylar sonra, ilk kesinti sırasında imzalatmak.
• Taksit planını yazmamak; "uygun olduğunda öder" demek.
• Parayı elden vermek veya dekontu saklamamak.
• Ücretsiz izin veya uzun rapor dönemlerinde taksitin nasıl işleyeceğini kararlaştırmamak.
• Çalışan ayrıldığında kalan bakiyeyi, yazılı onay olmadan tazminattan kesmek.
• Gerekçe olarak sağlık raporu veya aile bilgisi istemek.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirketinizin personel borç politikasına ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; yüksek tutarlı borçlarda ve çıkışta mahsup gibi tartışmalı durumlarda uzman desteği alın. Yan hak politikalarınızı ve ücret kesinti süreçlerinizi mevzuata uygun hâle getirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilirsiniz.