Bir çalışan işten ayrıldığında, doğum iznine çıktığında ya da başka bir göreve geçtiğinde en büyük kayıp çoğu zaman kişinin kendisi değil, kafasında taşıdığı bilgidir: hangi müşteriye ne söz verildiği, hangi raporun ayın kaçında gönderildiği, hangi sistemde kimin yetkisi olduğu. Görev devir teslim formu, bu bilginin devam eden işler, periyodik görevler, dosyalar, sistem erişimleri ve paydaşlar başlıklarında yazılı olarak devredilmesini sağlayan belgedir. Doğru kullanıldığında hem devralan kişinin ilk haftasını kurtarır hem de işverene "neyin, kime, ne zaman teslim edildiğini" gösteren bir kayıt bırakır.
Ayrılış sürecinin bütününü planlıyorsanız istifa sürecinde işverenin dikkat etmesi gerekenler yazımız ve işten çıkış kontrol listesi bu formun hangi adımda devreye girdiğini gösterir.
Görev Devir-Teslim Formu (Word) İndirGörev Devir Teslim Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Görev devir teslim formu, bir pozisyondaki sorumlulukların bir kişiden diğerine aktarıldığını kayıt altına alan iç belgedir. Zimmet iadesinden veya ilişik kesmeden farklıdır: zimmet iadesi fiziki eşyayı, ilişik kesme ise birimlerin "alacağım yok" onayını kayda alır. Devir teslim formu ise işin kendisini, yani bilgi ve sorumluluğu devreder.
Formu şu durumlarda kullanın:
- İşten ayrılış: İstifa, fesih, emeklilik veya sözleşme bitiminde, ihbar süresi içinde.
- Uzun süreli izin: Doğum izni, ücretsiz izin veya uzun hastalık izni öncesinde, geçici devir olarak.
- Görev değişikliği, terfi veya nakil: Çalışan şirkette kalsa da eski görevini bırakırken. Bu durumda formu görev değişikliği ve nakil formu ile birlikte kullanmak düzeni korur.
- Proje ya da müşteri portföyü değişimi: Görevler birden fazla kişiye paylaştırılıyorsa her devralan için ayrı form açın.
Kısa yıllık izinlerde formun tamamına gerek yoktur; ancak "devam eden işler" ve "kritik tarihler" tabloları birkaç günlük yokluklarda bile işe yarar.
Şablonda Neler Var?
Word şablonu iki sayfadan oluşur. İlk sayfa taraflarca doldurulup imzalanır, ikinci sayfa İK ve yöneticinin iç kontrol listesidir.
Devir bilgileri: Devreden ve devralan çalışanın adı, sicili, görevi; devrin başlangıç ve tamamlanma tarihi; devrin nedeni (ayrılış, uzun izin, görev değişikliği, nakil) ve niteliği (kalıcı, geçici, paylaştırılmış).
Sekiz içerik bölümü:
| Bölüm | Ne yazılır? |
|---|---|
| 1. Devam eden işler | İş/proje, tamamlanma yüzdesi, son tarih, sonraki adım, ilgili kişi |
| 2. Periyodik görevler | Görev, sıklık, talimatın bulunduğu yer, bir sonraki tarih |
| 3. Dosya ve belgeler | Fiziki/dijital konum, gizlilik düzeyi, teslim edildi işareti |
| 4. Sistem erişimleri | Sistem, yetki düzeyi, devralana tanımlandı mı, devredenin erişimi kapatıldı mı |
| 5. Paydaşlar | Müşteri, tedarikçi, kamu kurumu; açık konu; tanıştırıldı mı |
| 6. Yetki ve taahhütler | İmza yetkisi, vekâletname, kurumsal kart, bekleyen ödemeler, yasal süreli işler |
| 7. Bilgi aktarım oturumları | Tarih, konu, süre, katılanlar, devralan onayı |
| 8. Açık riskler | Gecikmeler, şikâyetler, dikkat gerektiren konular |
Beyan ve imzalar: Devreden, devralan ve birim yöneticisi imzası. Beyan metni, formun yalnızca görev devrini kaydettiğini ve iş sözleşmesinden doğan haklar bakımından ibra niteliği taşımadığını açıkça yazar.
İK ve yönetici kontrol listesi: Devir takvimi, BT erişimleri, e-posta yönlendirmesi, vekâletname iptalleri, paydaş bilgilendirmesi ve özlük dosyasına kaldırma dahil on bir madde ile TBK hatırlatma notu.
Nasıl Doldurulur?
- Devri erken başlatın. İstifa veya fesih bildirimi geldiği gün devralan kişiyi belirleyin ve formu açın. İhbar süresinin son gününe bırakılan devir, genellikle yarım kalır.
- Devreden çalışana taslak hazırlatın. Tabloları önce işi en iyi bilen kişi, yani devreden doldurmalıdır. Yönetici, eksik gördüğü işleri ekler.
- "Sonraki adım" sütununu somut yazın. "Takip edilecek" yerine "15 Kasım'da tedarikçiyi arayıp fiyat teklifini iste" gibi eyleme dönük ifadeler kullanın.
- Erişimleri bilgi işlemle birlikte yönetin. Şifreler forma yazılmaz ve paylaşılmaz. Devralan kişiye kendi kullanıcısıyla yetki tanımlanır; devredenin erişimi devir tarihinde kapatılır veya kısıtlanır.
- Bilgi aktarım oturumları planlayın. Karmaşık işler için devreden ve devralanın birlikte çalıştığı oturumları tabloya işleyin. Devralan her oturumu paraflasın.
- Paydaşlara haber verin. Kritik müşteri ve tedarikçilerle tanıştırma yapın; e-posta imzaları ve otomatik yanıtları güncelleyin.
- Açık riskleri devralana yazdırın. Devralan kişi gördüğü eksikleri "Açık Riskler ve Notlar" bölümüne kendisi yazmalıdır; böylece sonradan "bana söylenmedi" tartışması azalır.
- İmzalayın ve dosyalayın. Formun birer kopyası taraflara verilir, aslı özlük dosyasına konur. Zimmetli eşyalar için ayrıca zimmet iade tutanağı düzenleyin.
Temsilî bir örnek: Satın alma uzmanı istifa ediyor ve ihbar süresi iki hafta. İlk gün form açılıyor; devreden çalışan 14 açık siparişi, aylık tedarikçi değerlendirme raporunu ve ERP'deki onay yetkisini listeliyor. İkinci hafta devralan kişi tedarikçi toplantılarına katılıyor, ERP yetkisi kendi adına tanımlanıyor ve son gün devredenin onay yetkisi kapatılıyor. Bekleyen bir fiyat farkı anlaşmazlığı "Açık Riskler" bölümüne yazıldığı için yeni sorumlu konuyu ilk haftasında üstleniyor.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
Devir teslim için ayrı bir kanun maddesi yoktur; ancak işçinin genel yükümlülükleri bu talebi meşru kılar. Yürürlükteki düzenlemelere göre başlıca dayanaklar şunlardır:
| Konu | Dayanak | Uygulamadaki anlamı |
|---|---|---|
| Özen ve sadakat borcu | Türk Borçlar Kanunu md. 396 | İşçi işi özenle yapmak ve teslim edilen malzemeye özen göstermekle yükümlüdür |
| Teslim ve hesap verme borcu | Türk Borçlar Kanunu md. 397 | İş için üçüncü kişilerden alınanlar ve işin ifasıyla elde edilenler işverene teslim edilir |
| Talimat yetkisi | Türk Borçlar Kanunu md. 399 | İşveren işin görülmesine ilişkin talimat verebilir; devir teslim talebi bu kapsamdadır |
| Özlük dosyası | İş Kanunu md. 75 | İmzalı form özlük dosyasında saklanır |
| Kişisel veriler | 6698 sayılı KVKK | E-posta kutusu, ortak klasör ve müşteri verilerinin aktarımı yetki ve amaçla sınırlı olmalıdır |
Dikkat edilmesi gereken iki önemli sınır vardır. Birincisi, ücret, kıdem veya ihbar tazminatı gibi yasal ödemeleri devir teslimin tamamlanması şartına bağlamayın; eksik teslim ya da zarar iddianız varsa bunu ayrıca belgeleyip hukuki görüş alın. İkincisi, form bir ibraname değildir; beyan metnindeki "ibra niteliği taşımaz" ifadesini silmeyin. Devir sürecinin ihbar süresiyle ilişkisini planlarken ihbar önelini kullandırmak mı, peşin ödemek mi yazımız karar vermenizi kolaylaştırır.
Sık Yapılan Hatalar
- Devri son güne bırakmak. Devralan kişi soru soracak zaman bulamaz; form imzalanır ama bilgi aktarılmaz.
- Şifreleri forma yazmak veya devralanla paylaşmak. Hem güvenlik açığı yaratır hem de kim hangi işlemi yaptı sorusunu cevapsız bırakır.
- Devredenin erişimini açık bırakmak. Ayrılan çalışanın e-posta, ERP veya banka yetkisinin günlerce açık kalması ciddi risktir.
- Vekâletname ve imza yetkilerini unutmak. Banka, noter, gümrük veya resmî kurum yetkileri iptal edilmezse sorun aylar sonra ortaya çıkar.
- Görevleri paylaştırırken tek form kullanmak. Her devralan kendi sorumluluğunu görmeli ve kendi adına imzalamalıdır.
- Formu ödeme koşulu gibi kullanmak. "Devir bitmeden kıdem ödenmez" yaklaşımı uyuşmazlığı büyütür.
- Geçici devirde geri devri planlamamak. İzinden dönen çalışan, yokluğunda neler olduğunu yine yazılı olarak teslim almalıdır.
Şablonu İndirin
Görev Devir-Teslim Formu (Word) İndirŞablonu kendi sistemlerinize, yetki matrisinize ve departman ihtiyaçlarınıza göre uyarlayın; örneğin satış ekipleri için müşteri portföyü, finans ekipleri için banka ve beyanname takvimi tablolarını genişletebilirsiniz. Ayrılış sürecinin diğer adımları için ilişik kesme formu örneği ve çıkış mülakatı formu bu şablonu tamamlar.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Ayrılış ve görev değişikliği süreçlerinizi belgeli ve uyumlu bir yapıya kavuşturmak isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizi inceleyebilir veya bizimle iletişime geçin.
