Çıkış Mülakatı Formu: Ücretsiz Word Şablonu ve Görüşme Soruları

İşten ayrılan bir çalışan, şirket hakkında en açık konuşabilecek kişilerden biridir; artık kaybedecek bir şeyi olmadığı için çoğu zaman çalışırken söylemediklerini dile getirir. Çıkış mülakatı formu, bu görüşmeyi rastgele bir sohbet olmaktan çıkarır; ayrılma nedenlerini, çalışma deneyiminin farklı boyutlarını ve iyileştirme önerilerini her ayrılışta aynı yapıda kayda geçirir. Böylece tek tek ayrılışlar yerine tekrarlayan örüntüleri görebilirsiniz.

İK Partner'ın ücretsiz Word şablonu; İK uzmanları ve görüşmeyi yürüten yöneticiler için hazırlandı. Formda hazır görüşme soruları, 1–5 ölçekli deneyim tablosu ve yalnızca İK'nın dolduracağı değerlendirme bölümü yer alır.

Çıkış Mülakatı Formunda Neler Var?

• Çalışan ve ayrılış bilgileri: Ad soyad, sicil no, departman, görev, işe giriş tarihi, son çalışma günü, yönetici, toplam süre ve ayrılış şekli (istifa, emeklilik, belirli süreli sözleşmenin sona ermesi, karşılıklı anlaşma, işveren feshi).
• Görüşme bilgileri: Tarih, yöntem, görüşmeyi yapan kişi ve süre; görüşme başında çalışana okunacak gönüllülük ve gizlilik bilgilendirmesi.
• Ayrılma nedenleri: Ücret, kariyer olanakları, yönetici ilişkisi, iş yükü, iş–yaşam dengesi, şirket kültürü, esnek çalışma, kişisel nedenler gibi on beş seçenek ve en etkili nedenin ayrıca yazılacağı alan.
• Deneyim değerlendirmesi: İş içeriğinden işe alım ve oryantasyon sürecine kadar on iki konuda 1–5 puanlama ve açıklama sütunu.
• Yedi görüşme sorusu: Ayrılışın önlenip önlenemeyeceği, yöneticinin farklı yapabileceği şeyler, görev tanımı uyumu ve şirkete öneriler.
• Geri dönüş ve tavsiye soruları
• Görüşmeyi yapanın değerlendirmesi: Ayrılış önlenebilir miydi, yeniden işe alım uygunluğu, tespit–aksiyon–sorumlu–termin tablosu.
• Ayrılış süreci kontrolleri: Zimmet teslimi, erişimlerin kapatılması, çalışma belgesi, ilişik kesme ve izin ücreti hesabı.

Nasıl Kullanılır?

1. Zamanlamayı seçin. Görüşmeyi son çalışma gününden birkaç gün önce yapın; son gün yoğunluğunda yapılan görüşmeler yüzeysel kalır.
2. Doğru kişiyi görevlendirin. Görüşmeyi çalışanın doğrudan yöneticisi değil, tercihen İK yapmalıdır; çalışan yöneticisi hakkında daha rahat konuşur.
3. Bilgilendirmeyle başlayın. Formdaki kutudaki metni okuyarak görüşmenin gönüllü olduğunu ve ayrılış haklarını etkilemeyeceğini belirtin.
4. Önce dinleyin, sonra puanlatın. Açık uçlu sorularla başlayıp deneyim tablosunu görüşmenin sonunda doldurmak, yönlendirmeyi azaltır.
5. Değerlendirme bölümünü sonradan doldurun. "Önlenebilir miydi" ve aksiyon tablosunu çalışan ayrıldıktan sonra İK kendi içinde tamamlar.
6. Dönemsel analiz yapın. Formlardaki nedenleri ve puanları üç ayda bir isimsiz olarak birleştirip yönetime raporlayın.

İyi bir görüşmenin soru teknikleri için çıkış görüşmesi: doğru sorular ve değerlendirme rehberimize göz atabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Çıkış mülakatı yasal bir zorunluluk değildir ve çalışan katılmak zorunda değildir. Form, fesih bildirimi, istifa dilekçesi veya ibraname yerine geçmez. Ayrılış sürecinin yasal yükümlülükleri ayrıca yerine getirilmelidir: işten ayrılan çalışana çalışma belgesi verilmesi zorunludur (İş Kanunu md. 28) ve kullanılmamış yıllık izin ücretleri fesih sırasında ödenir (md. 59). İstifa hâlinde SGK işten çıkış kodu olarak genellikle 3 (istifa) kullanılır; ayrılış nedeniyle uyumlu kodu seçmek önemlidir.

Görüşme notları çalışanın görüşlerini ve kimi zaman yöneticiler hakkındaki değerlendirmeleri içerdiğinden hassas niteliktedir. Notlar yalnızca yetkili İK personelinin erişebileceği yerde saklanmalı, KVKK kapsamında belirlenen saklama süresi sonunda imha edilmelidir. Çalışan bir yasal hak ihlali veya taciz iddiası dile getirirse bunu çıkış görüşmesi notu olarak bırakmayın; ayrı bir inceleme süreci başlatın ve hukuk danışmanınıza başvurun.

Bulguları Raporlamak

Çıkış mülakatı formlarını üç ayda bir birleştirirken ayrılma nedenlerini departman, kıdem grubu ve ayrılış şekline göre gruplayın. Belirli bir departmanda "yöneticiyle ilişki" nedeninin tekrar etmesi, işe alım ve oryantasyon puanlarının düşük çıkması ya da ilk yılını doldurmadan ayrılanların sayısının artması, ayrı ayrı ele alınması gereken farklı sinyallerdir. Raporu yönetimle paylaşırken kişileri tanınır kılacak ayrıntılardan kaçının ve her tespit için formdaki aksiyon tablosundan bir sorumlu ve termin belirleyin.

Sık Yapılan Hatalar

• Görüşmeyi ayrılan kişiyi ikna etme fırsatına çevirmek: Amaç bilgi toplamaktır; karşı teklif görüşmesi ayrı yapılmalıdır.
• Nedenleri tek seçenekle sınırlamak: Ayrılış çoğunlukla birden fazla nedenin birleşimidir.
• Bulguları yöneticiye kişisel olarak iletmek: Gizlilik ihlali, gelecekteki görüşmelerin samimiyetini yok eder.
• Analiz yapmadan arşivlemek: Tek tek okunan formlar örüntü göstermez; dönemsel toplu analiz şarttır.
• Yalnızca istifalarda görüşme yapmak: Belirli süreli sözleşmesi biten veya emekli olan çalışanların görüşleri de değerlidir.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirketinize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalı, hukuki sonuç doğuran ayrılış belgelerinde hukuk danışmanına başvurulmalıdır. Çıkış görüşmelerinden elde ettiğiniz bulguları elde tutma stratejisine dönüştürmek için çalışan devir hızı nasıl düşürülür yazımızı okuyabilirsiniz. Ayrılış nedenlerinin kök sebeplerini kültür ve organizasyon düzeyinde ele almak isterseniz İK Partner'ın değişim yönetimi danışmanlığı hizmeti için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.