Çalışana teslim edilen bilgisayar, telefon, araç, giriş kartı veya iş ekipmanı, iş ilişkisi sona erdiğinde ya da görev değiştiğinde geri alınmalıdır. Zimmet teslimi genellikle düzenli yapılır; iade ise çoğu zaman aceleyle, ayrılışın son gününde ve kayıt tutulmadan gerçekleşir. Sonuçta eksik parça, silinmemiş veri veya açık kalan sistem erişimleri ortaya çıkar. Zimmet iade tutanağı, iade edilen her malzemenin durumunu, bilgi güvenliği adımlarını ve varsa hasar veya kaybı tarafların imzasıyla kayda geçirir.
Hazırladığımız Word şablonu; işten ayrılış, görev değişikliği, cihaz yenileme ve uzun süreli izin gibi tüm iade durumlarında kullanılabilir.
Zimmet İade Tutanağı (Word) İndirŞablonda Neler Var?
- Çalışan ve iade bilgileri: ad soyad, sicil numarası, görev, iade tarihi, iade yeri ve teslim alan birim.
- İade nedeni: işten ayrılış, görev değişikliği, cihaz yenileme, arıza veya hasar, uzun süreli izin ve diğer.
- İade edilen demirbaşlar tablosu: sıra, malzeme, marka/model, seri veya envanter numarası, zimmet tarihi, adet, durum ve açıklama sütunları; dizüstü bilgisayar, telefon ve giriş kartı için doldurma örnekleri.
- Durum kodları: sağlam, kullanıma bağlı olağan yıpranma, hasarlı, eksik parça, kayıp.
- Bilgi güvenliği ve erişim kontrolü: şirket verilerinin yedeklenmesi veya devri, kişisel verilerin çalışanın gözetiminde silinmesi, cihaz kilidinin kaldırılması, e-posta ve sistem erişimlerinin kapatılması, kart ve anahtarların teslimi, şirket hattı ve kurumsal kartın iptali.
- Hasar, eksik veya kayıp bölümü: açıklama alanı ve üç seçenek: olağan kullanım, ayrı inceleme, yazılı mutabakat.
- Beyan ve imzalar: iade eden çalışan, teslim alan BT veya idari işler ve İK.
Nasıl Kullanılır?
- İade gününden önce çalışanın ilk zimmet tutanağını veya zimmet listesini çıkarın.
- Tablodaki her satırı ilk listeyle seri numarası bazında eşleştirin; listede olup iade edilmeyen malzemeyi açıklamaya yazın.
- Her malzemenin durumunu durum kodlarından birine göre işaretleyin.
- BT birimiyle birlikte bilgi güvenliği kontrollerini tamamlayın; kişisel verilerin silinmesini çalışanın gözetiminde yapın.
- Hasar, eksik veya kayıp varsa nasıl oluştuğunu yazın ve uygun seçeneği işaretleyin.
- Tutanağı üç taraf imzalasın; bir nüshasını çalışana verin, aslını özlük dosyasına koyun.
Zimmet teslim sürecinin ilk adımı için zimmet tutanağı örneği yazımıza göz atabilirsiniz; iade tutanağı, oradaki teslim listesinin karşılığı olarak düşünülmelidir.
İade sürecini işten ayrılışın son gününe bırakmamak da önemlidir. Ayrılış tarihi kesinleştiğinde BT, idari işler ve İK birimlerine aynı anda bilgi verilmesi, iade randevusunun birkaç gün önceden planlanmasını sağlar. Böylece şirket verilerinin devri için yöneticiye zaman kalır, eksik parça varsa çalışanın bunu getirmesi için fırsat doğar ve son gün yalnızca imza aşamasına kalır.
Hasar ve Kayıp Halinde Dikkat Edilecekler
İade sırasında en hassas konu, hasarlı veya kayıp malzemenin bedelidir. Aşağıdaki tablo, sık karşılaşılan durumlar için genel bir yaklaşım sunar:
| Durum | Önerilen yaklaşım |
|---|---|
| Olağan yıpranma | Kullanıma bağlı aşınma çalışana yüklenmez; tutanakta "olağan yıpranma" olarak işaretlenir. |
| Hasar veya kayıp, nedeni belirsiz | Ayrı inceleme yapılır; varsa olay tutanağı veya şikâyet belgesi eklenir. |
| Çalışan bedeli kabul ediyor | Tutar ve ödeme şekli için ayrı yazılı mutabakat imzalanır. |
| Çalışan kabul etmiyor | Tek taraflı kesinti yapılmaz; konu hukuk danışmanıyla değerlendirilir. |
Çalışanın açık ve yazılı onayı olmadan hasar bedelinin ücretten veya diğer alacaklardan mahsup edilmemesi gerekir. Ayrıca kıdem tazminatı, kullanılmamış izin ücreti gibi yasal alacakların ödenmesini zimmet iadesine bağlamak doğru değildir; iade süreci ayrı yürütülmelidir. Kullanılmamış yıllık izin ücretinin fesihte ödenmesi md. 59 gereği zorunludur.
Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bedel talebi gibi hukuki sonuç doğurabilecek konularda hukuk danışmanınıza başvurun.
Sık Yapılan Hatalar
- Seri numarası eşleştirmemek: Aynı model iki cihazdan hangisinin iade edildiği belirsiz kalır.
- Verileri kontrolsüz silmek: Şirket verisi yedeklenmeden yapılan sıfırlama, iş sürekliliğini bozar; kişisel veriler ise çalışanın gözetiminde silinmelidir.
- Erişimleri açık bırakmak: E-posta ve sistem hesaplarının kapatılmaması bilgi güvenliği riskidir.
- Hasarı tek taraflı kesmek: Yazılı mutabakat olmadan yapılan kesinti uyuşmazlık doğurur.
- Çalışana nüsha vermemek: İade ettiğini ispatlayamayan çalışanla sonradan tartışma yaşanır.
Şablonu İndirin
Zimmet İade Tutanağı (Word) İndirİşten ayrılış süreçlerinizi zimmet, erişim, ödeme ve belge adımlarıyla birlikte standart hale getirmek için İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu danışmanlığı hizmetinden yararlanabilirsiniz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşın.
