Çalışma izni uzatmasında işverenin elinde geniş bir zaman yoktur: Başvuru, iznin bitmesine altmış gün kala açılan pencere içinde ve her durumda süre dolmadan yapılmalıdır. Birkaç yabancı çalışanı olan bir şirkette bile bu tarihleri e-posta hatırlatmalarıyla izlemek risklidir. Çalışma izni süre takip tablosu, yabancı çalışanların izin ve pasaport bitiş tarihlerini tek listede toplayan; uzatma penceresinin açıldığını, hazırlık zamanının geldiğini ve süresi dolan izinleri renklerle gösteren ücretsiz bir Excel şablonudur.
Uzatma başvurusunun nasıl yapılacağını ve gereken belgeleri çalışma izni uzatma başvurusu rehberimizde anlattık. Bu yazı, tablonun kullanımına odaklanır.
Çalışma İzni Süre Takip Tablosu (Excel) İndirÇalışma İzni Süre Takip Tablosu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?
Tablo, yabancı çalışan istihdam eden her işyerinde sürekli açık tutulması gereken bir İK kaydıdır. Üç temel soruya her gün güncel cevap verir:
- Hangi iznin uzatma penceresi açıldı? Bitişe 60 gün veya daha az kalan ve henüz başvurusu yapılmamış izinler.
- Hangi izin için hazırlığa başlamalıyım? Belge toplama süresi gerektiren, pencere açılmadan önceki dönem.
- Hangi bildirim gecikiyor? İşe başlama ve ayrılışta Bakanlığa yapılması gereken 15 günlük bildirimler.
İzin türlerini ve hangisinin süreli olduğunu ayırt etmek için çalışma izni türleri yazımıza bakabilirsiniz. Yeni bir yabancı personelin işe alım adımlarını ise yabancı personel işe alım kontrol listesi ile izleyip izin bilgilerini bu tabloya aktarabilirsiniz.
Şablonda Neler Var?
Excel dosyası dört sayfadan oluşur.
İzin Takip sayfası: Her yabancı çalışan için bir satır. Sütunlar:
| Sütun | Ne işe yarar? |
|---|---|
| Sicil no, ad soyad, uyruk, pozisyon | Çalışanı tanımlar |
| Pasaport no ve pasaport bitiş | İzin süresini sınırlayan pasaport tarihini izler |
| İzin türü (açılır liste) | Süreli, süresiz, bağımsız, Turkuaz Kart, muafiyet, geçici koruma |
| İzin no, başlangıç ve bitiş | Belgedeki bilgiler |
| Kalan gün (formül) | Bugünden izin bitişine kalan gün; negatifse kırmızı |
| Uzatma penceresi açılış (formül) | İzin bitişinden 60 gün önceki tarih |
| Uzatma başvuru tarihi ve başvuru durumu | Hazırlanıyor, başvuruldu, eksik belge, onaylandı, reddedildi, uzatılmayacak |
| Durum (formül) | Geçerli / Hazırlık başlat / Uzatma penceresi açık / Başvuru yapıldı / SÜRESİ DOLDU / Bitiş tarihi yok |
| Pasaport kalan gün (formül) | 180 günün altına düştüğünde sarı uyarı |
| Sorumlu ve not | Takibi yapan kişi ve açıklamalar |
Bildirimler sayfası: Çalışmaya başlama, çalışmanın sona ermesi veya iptal gerektiren haller için olay tarihi girilir; son bildirim tarihi (olay + 15 gün) ve durum (Süresinde, Geç bildirim, Bekliyor, GECİKTİ) otomatik hesaplanır. SGK bildirge tarihi için ayrı bir sütun vardır.
Özet sayfası: Hazırlık uyarısı gün sayısı (varsayılan 90, değiştirilebilir) ile süresi dolan, penceresi açık, hazırlık gereken, başvurusu yapılan ve geçerli izin sayıları; pasaportu yakında bitecek çalışan sayısı, en yakın bitiş tarihi ve geciken bildirimler.
Nasıl Kullanılır sayfası: Adım adım kullanım notları.
Nasıl Doldurulur?
- Uyarı eşiğini belirleyin. Özet sayfasında "Hazırlık uyarısı" değerini girin. Belge toplama süreniz uzunsa 90 yerine 120 gün seçebilirsiniz; değer 60'tan büyük olmalıdır.
- Çalışanları girin. İzin Takip sayfasına her çalışanın bilgilerini izin belgesinden aktarın. Tarihleri GG.AA.YYYY biçiminde yazın.
- Süresiz izinlerde bitişi boş bırakın. Süresiz izin, muafiyet gibi bitiş tarihi olmayan belgelerde durum "Bitiş tarihi yok" görünür. Bu belgelerin kendi koşullarını ayrıca izleyin.
- Başvuruyu kaydedin. Uzatma başvurusunu yaptığınız gün başvuru tarihini ve durumunu girin; durum "Başvuru yapıldı" olur ve kırmızı uyarı kalkar.
- Yeni izni işleyin. Uzatma onaylandığında başlangıç ve bitiş tarihlerini yeni belgeye göre güncelleyin, başvuru alanlarını temizleyin.
- Bildirimleri girin. Her işe başlama ve ayrılışı Bildirimler sayfasına ekleyin; bildirimi yaptığınız tarihi yazdığınızda durum "Süresinde" olarak görünür.
- Haftalık kontrol yapın. Özet sayfasını haftada bir gözden geçirin; "SÜRESİ DOLDU" veya "GECİKTİ" sayısı sıfırdan büyükse aynı gün aksiyon alın.
Temsilî bir örnek: Bir çalışanın izni 9 Ocak 2027'de bitiyor. Uzatma penceresi 10 Kasım 2026'da açılır. Hazırlık eşiği 90 gün olarak ayarlandığında tablo, Ekim ayının ikinci haftasında satırı sarıya boyayarak "Hazırlık başlat" uyarısı verir; böylece pasaport, sözleşme ve şirket belgeleri pencere açılmadan hazır olur.
Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler
| Kural | Dayanak (6735 sayılı Kanun) | Tablodaki karşılığı |
|---|---|---|
| Uzatma başvurusu bitişe 60 gün kala başlar, süre dolmadan yapılır; sonraki başvuru reddedilir | md. 7 | Uzatma penceresi açılış sütunu ve "Uzatma penceresi açık" durumu |
| İlk başvuruda en çok 1 yıl; aynı işverende ilk uzatmada en çok 2, sonra en çok 3 yıl | md. 10 | Başlangıç ve bitiş tarihleri |
| Süresiz izin: uzun dönem ikamet izni veya en az 8 yıl kanuni çalışma izni olanlar başvurabilir | md. 10 | İzin türü listesi |
| İzin, pasaportun geçerlilik süresinden 60 gün kısa verilir | md. 24 | Pasaport bitiş ve pasaport kalan gün sütunları |
| Çalışmanın başlaması ve sona ermesi 15 gün içinde Bakanlığa bildirilir | md. 22 | Bildirimler sayfası |
| İzinsiz çalışma ve çalıştırma yasaktır | md. 6 | "SÜRESİ DOLDU" uyarısı |
Uzatma başvurusunda ödenecek harç ve değerli kâğıt bedelleri her yıl güncellenir; güncel tutarlar için 2026 çalışma izni harçları yazımıza bakabilirsiniz. Çalışanın işten ayrılması hâlinde yapılacak bildirimler için işten ayrılan yabancı çalışan bildirimleri yazımız yol gösterir.
Tabloda pasaport numarası gibi kişisel veriler bulunduğundan dosyayı parola korumalı bir klasörde saklayın ve yalnızca yetkili İK kullanıcılarıyla paylaşın.
Sık Yapılan Hatalar
- Yalnızca izin bitişini izlemek: Pasaport bitiş tarihinin gözden kaçması ve uzatılan iznin beklenenden kısa çıkması.
- Pencerenin son günlerini beklemek: Eksik belge çıkarsa telafi süresi kalmaz.
- Başvuruyu yapıp tabloyu güncellememek: Aynı izin için mükerrer hazırlık yapılması veya onay sonrası yeni bitiş tarihinin girilmemesi.
- Süresiz izinleri listeden çıkarmak: Bu çalışanların ayrılış bildirimleri de 15 gün içinde yapılmalıdır.
- Tek kişiye bağımlılık: Takibin yalnızca bir İK çalışanının bilgisayarında kalması; sorumlu sütununu kullanın ve dosyayı ortak alanda tutun.
Şablonu İndirin
Çalışma İzni Süre Takip Tablosu (Excel) İndirTablodaki uyarılar hatırlatma amaçlıdır; süreler ve kurallar mevzuat değişiklikleriyle güncellenebileceğinden kritik tarihlerde resmî kaynaktan kontrol edin ve şablonu ihtiyacınıza göre uyarlayın. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.
Yabancı çalışan süreçlerinizin mevzuata uygunluğunu gözden geçirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizi inceleyebilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.
