Çalışma Belgesi Talep Dilekçesi: Word Şablonu ve İK Süreci

Çalışan ya da işten ayrılmış bir eski çalışan, yaptığı işi ve çalışma süresini gösteren bir belge istediğinde talebin yazılı alınması, hem süreyi takip etmeyi hem de doğru belgeyi hazırlamayı kolaylaştırır. Çalışma belgesi talep dilekçesi, bu talebi kayıt altına alan ve İK'nın belgeyi hangi kapsamda düzenleyeceğini netleştiren kısa bir başvuru metnidir. Bu sayfadaki şablon, dilekçeyi; İK değerlendirme bölümü, teslim yazısı ve hazırlama kontrol listesiyle birlikte tek bir Word dosyasında sunar.

Belgenin kendisini hazırlamak için çalışma belgesi örneği şablonumuzu, yasal arka plan için de İş Kanunu md. 28 rehberimizi kullanabilirsiniz. Bu yazı, talebin karşılanma sürecine odaklanır.

Çalışma Belgesi Talep Dilekçesi Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Halk arasında "bonservis" ya da "hizmet belgesi" de denen çalışma belgesi, işçinin hangi işte ve ne kadar süre çalıştığını gösteren işveren yazısıdır. İş Kanunu md. 28, işten ayrılan işçiye bu belgenin verileceğini düzenler. Türk Borçlar Kanunu md. 426 ise kapsamı genişletir: işçi, iş ilişkisi devam ederken de "her zaman" hizmet belgesi isteyebilir.

Talep dilekçesi şu durumlarda işe yarar:

• Ayrılış sonrası: Eski çalışan, yeni işvereninin istediği belge için başvurduğunda.
• Çalışma devam ederken: Çalışan; yüksek lisans, yurt dışı vize veya mesleki kayıt başvurusu için belge istediğinde.
• Kapsam farkı olduğunda: Çalışan yalnızca süre ve görev değil, iş becerisi ve davranışlarına ilişkin değerlendirme de istediğinde.
• Düzeltme gerektiğinde: Önceden verilen belgede tarih veya unvan hatası olduğu ileri sürüldüğünde.

Çalışma belgesi, maaş tutarını gösteren maaş yazısı ve çalışma durum belgesinden farklıdır. Banka veya kredi başvurusu için istenen ücret bilgisi md. 28 kapsamında değildir; o talep ayrı bir yazıyla karşılanmalıdır.

Şablonda Neler Var?

1. Çalışan dilekçesi

• Şirket ve İK hitabı, tarih ve başvuru sahibinin kimlik, görev, giriş-çıkış tarihi ve tebligat bilgileri,
• Talebi md. 28 ve TBK md. 426 çerçevesinde ifade eden kısa dilekçe metni,
• Belgenin kapsamı için üç seçenek: standart belge, beceri ve davranış değerlendirmeli belge, görev dönemlerini ayrı gösteren belge,
• Teslim şekli seçenekleri (elden, posta, e-posta, KEP) ve imza alanı.

2. İK değerlendirme bölümü

• Teslim tarihi, saati ve evrak kayıt numarası,
• Kimlik, SGK tarih uyumu, görev geçmişi ve değerlendirme talebi kontrol tablosu,
• Teslim alan ve onaylayan imzaları.

3. Teslim yazısı ve teslim alındı beyanı

• Belgeyi gönderirken kullanılacak kısa üst yazı,
• Çalışanın belgeyi teslim aldığını imzaladığı beyan alanı.

4. İK kontrol listesi (iç kullanım)

• Belgenin içeriği, SGK kayıtlarıyla uyumu, değerlendirme yazımı ve teslimin ispatına ilişkin dokuz madde,
• Md. 28, TBK md. 426 ve md. 99 hatırlatma kutusu.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Kaydedin. Dilekçeyi evrak kayıt numarasıyla alın. E-posta ile gelen taleplerde gönderim tarihini esas alın.
2. Kimliği doğrulayın. Belge kişisel veri içerir; üçüncü kişilere ve kimliği doğrulanmamış e-posta adreslerine gönderilmemelidir.
3. Kayıtları karşılaştırın. İşe giriş ve çıkış tarihlerini SGK bildirgeleriyle, unvanları özlük dosyasıyla kontrol edin. SGK hizmet dökümünü okuma rehberimiz farkları yakalamanıza yardımcı olur.
4. Kapsamı belirleyin. Çalışan değerlendirme istemediyse belgeye performans, davranış veya ayrılış nedeni yazmayın. İstediyse yöneticiden görüş alın ve yalnızca kayıtlarla desteklenebilecek ifadeler kullanın.
5. Gecikmeyin. Kanun belirli bir gün sayısı vermez; "vaktinde" verilmesini ister. Uygulamada ayrılış gününde ya da talepten sonraki birkaç iş günü içinde teslim etmek, tazminat riskini ortadan kaldırır.
6. Teslimi belgeleyin. Elden teslimde imzalı beyan, postada iadeli taahhüt, e-postada gönderim kaydı saklayın.
7. Dosyalayın. Dilekçe, belge örneği ve teslim kanıtını özlük dosyasına koyun.

Temsilî bir örnek: Ayrılışından birkaç ay sonra belge isteyen eski bir satış temsilcisinin SGK kaydında işe giriş tarihi, iş sözleşmesindeki tarihten bir hafta sonra görünür. İK belgeyi düzenlemeden önce farkın nedenini araştırır; eksik bildirim varsa önce SGK kaydını düzeltme yoluna gider. Gerçek tarihi bilerek farklı yazmak, md. 99 kapsamında "gerçeğe aykırı bilgi" sayılabilir.

Örnek Metin

Şablondaki dilekçenin ana gövdesi:

Şirketinizde [İşe Giriş Tarihi] tarihinden [bu yana / İşten Ayrılış Tarihi tarihine kadar] [Unvan / Görev] olarak çalışmaktayım / çalıştım. Yaptığım işin türünü ve çalışma süremi gösteren bir çalışma belgesi (hizmet belgesi) düzenlenerek tarafıma verilmesini talep ediyorum.

Belgenin kapsamı: ☐ Yalnızca işin türü ve çalışma süresi ☐ İşin türü ve süresine ek olarak iş görmedeki becerim ile tutum ve davranışlarıma ilişkin değerlendirme de yazılsın (açık talebimdir) ☐ Görev değişikliklerimin dönemleriyle birlikte ayrı ayrı gösterilmesini istiyorum

Gereğini saygılarımla arz ederim.

İK'nın teslim yazısı ise belgenin ekte sunulduğunu ve maddi hata varsa yazılı düzeltme talep edilebileceğini belirten kısa bir metindir. Bu cümle, sonradan "belgede hata vardı, düzeltilmedi" iddiasına karşı açık bir kapı bırakır.

Nasıl Doldurulur?

1. Dilekçeyi çalışana boş verin; kişisel bilgileri ve kapsam seçimini çalışan kendisi doldurmalıdır.
2. Ayrılmış çalışanlar için "İşten Ayrılış Tarihi" alanını doldurmasını, devam eden çalışanlar için boş bırakmasını isteyin.
3. Kapsam seçeneklerinden yalnızca birinin işaretlendiğinden emin olun. Değerlendirme seçeneği işaretlendiyse bu, TBK md. 426 anlamında açık istemdir.
4. İK bölümünde teslim tarihini, kayıt numarasını ve kontrol sonuçlarını işleyin.
5. Belgeyi çalışma belgesi şablonu ile hazırlayın; tarihleri SGK kayıtlarıyla eşleştirin.
6. Teslim yazısını ekleyerek belgeyi gönderin; elden teslimde "Teslim Alındı Beyanı"nı imzalatın.
7. Kontrol listesini işaretleyip tüm sayfaları özlük dosyasına kaldırın.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

İdari para cezası tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiği için burada rakam vermiyoruz; yürürlükteki tutarı resmî kaynaktan kontrol edin. Kişisel verilerin aktarımı açısından belgeyi yalnızca çalışana veya onun yazılı olarak yetkilendirdiği kişiye verin.

Sık Yapılan Hatalar

• Talebi sözlü almak ve takip etmemek; ayrılan çalışanın belgesini aylarca hazırlamamak.
• Çalışanın istemediği halde belgeye "işten çıkarılmıştır" veya "performansı yetersizdir" gibi ifadeler eklemek.
• Değerlendirme istendiğinde kayıtlarla desteklenmeyen övgü veya eleştiri yazmak; yanlış bilgi yeni işverene karşı da sorumluluk doğurur.
• Belgedeki tarihleri SGK kayıtlarıyla karşılaştırmamak.
• Belgeyi kimliği doğrulanmamış bir e-posta adresine veya çalışanın yakınına yetki belgesi olmadan vermek.
• Çalışma belgesi ile maaş yazısını tek belgede birleştirmek.
• Teslimi ispatlayacak hiçbir kayıt tutmamak.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi evrak düzeninize ve güncel mevzuata göre uyarlayın. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; tarih uyuşmazlığı veya tazminat talebi gibi somut durumlarda uzman desteği alın.

Ayrılış belgelerini, özlük dosyalarını ve SGK kayıtlarını tek bir düzende yönetmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir ya da bizimle iletişime geçin.