Çalışma Saati Değişikliği Onay Formu: Vardiya ve Mesai Düzeni

İşe başlama saatini bir saat öne çekmek, Cumartesi çalışmasını kaldırıp hafta içi günleri uzatmak ya da gündüz çalışan bir ekibi üç vardiyaya bölmek; hepsi çalışma saatine dokunan kararlardır. Çalışma saati değişikliği onay formu, yeni düzeni gün gün yazılı hâle getirip çalışanın muvafakatini almanızı ve değişikliğin yasal süre sınırlarına uyup uymadığını aynı belgede kontrol etmenizi sağlar. Bu sayfadaki Word şablonu, çalışanla paylaşılacak muvafakatnameyi ve İK'nın uygunluk kontrol tablosunu içerir.

Haftalık sürenin günlere nasıl dağıtılabileceğini örneklerle görmek için haftalık 45 saatin günlere dağıtılması yazımıza bakabilirsiniz.

Çalışma Saati Değişikliği Onay Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Bu form, bir çalışanın günlük çalışma saatlerinde, haftalık dağılımında veya vardiya düzeninde yapılacak değişikliğe ilişkin yazılı muvafakat belgesidir. Genel amaçlı çalışma koşulları değişikliği bildirim formundan farkı, yalnızca zaman düzenine odaklanması ve yeni düzeni günlük tablo hâlinde göstermesidir.

Formun işe yaradığı başlıca durumlar:

• Başlama–bitiş saatlerinin kayması: 08:30–18:00 düzeninden 07:30–17:00 düzenine geçiş gibi.
• Haftalık dağılım değişikliği: Cumartesi yarım günün kaldırılıp sürenin hafta içine yayılması.
• Denkleştirmeye geçiş: Yoğun dönemde uzun, sakin dönemde kısa çalışılan iki aylık planlama.
• Vardiyaya geçiş veya vardiya değişikliği: Postaların, rotasyonun ya da hafta tatili gününün değişmesi.
• Gece postasına alınma: Gece çalışmasına ilişkin ek sınırların devreye girdiği değişiklikler.

İşe başlama saatinin birkaç dakika kaydırılması gibi küçük düzenlemeler çoğu zaman yönetim hakkı içinde kalır. Ancak gündüzden geceye geçiş, hafta tatili gününün değişmesi veya günlük sürenin belirgin şekilde uzaması gibi değişiklikler esaslı nitelik taşıyabilir. Bu durumda md. 22'deki yazılı bildirim ve altı iş günlük kabul süresi uygulanır; şablondaki muvafakat metni bu süreye göre kurgulanmıştır.

Şablonda Neler Var?

1. sayfa – Çalışana verilen bölüm:

• Çalışan bilgileri; sözleşmedeki haftalık süre ve 18 yaş kontrolü için doğum tarihi alanı,
• Değişikliğin konusunu gösteren yedi onay kutusu,
• Pazartesi'den Pazar'a "mevcut / yeni başlama–bitiş, ara dinlenme, net süre" tablosu ve haftalık toplam satırı,
• Vardiya postaları, rotasyon ve hafta tatili günü satırı,
• Yürürlük tarihi, geçici/sürekli bilgisi ve denkleştirme dönemi alanları,
• Kabul / ret / koşullu kabul seçenekli muvafakat metni; bu onayın fazla çalışma onayı yerine geçmediğine dair cümle,
• Çalışan ve yönetici imzaları.

2. sayfa – İK uygunluk kontrolü:

• 45 saat, 11 saat, ara dinlenme, gece 7,5 saat, posta değişiminde 11 saat dinlenme, rotasyon, hafta tatili ve yaş sınırlarını kanun maddeleriyle eşleştiren tablo,
• Altı maddelik İK kontrol listesi ve yasal hatırlatma notu.

Bu Talep Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Yeni düzeni önce kâğıt üzerinde test edin. Her gün için net süreyi hesaplayın. Bir günün 11 saati, haftanın 45 saati (denkleştirmede dönem ortalamasının 45 saati) aşıp aşmadığına bakın.
2. Ara dinlenmeyi süreye göre yerleştirin. md. 68'e göre dört saate kadar işlerde 15 dakika, dört saatten yedi buçuk saate kadar işlerde yarım saat, yedi buçuk saatten uzun işlerde bir saat ara dinlenme verilir; ara dinlenme çalışma süresinden sayılmaz. Ayrıntılar için ara dinlenmesi nedir yazımıza bakabilirsiniz.
3. Gece postasını ayrıca kontrol edin. Gece, en geç 20.00'de başlayıp en erken 06.00'ya kadar süren ve en fazla 11 saatlik dönemdir. Gece çalışması kural olarak 7,5 saati geçemez; nöbetleşe postalarda bir hafta gece çalışan işçi ertesi hafta gündüz çalıştırılır veya iki haftalık nöbetleşme uygulanır.
4. Posta değişimini planlayın. Postası değişen işçi kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden yeni postaya alınamaz. Pazar akşam postasından Pazartesi sabah postasına geçiş bu kuralı en sık ihlal eden örnektir.
5. Muvafakati süresi içinde alın. Çalışana formu verin, altı iş günü tanıyın, beyanını yazılı alın. Denkleştirme için kanun zaten "tarafların anlaşmasını" arar.
6. Duyurun ve sistemleri güncelleyin. md. 67'ye göre başlama ve bitiş saatleri işyerinde duyurulur. PDKS, vardiya çizelgesi ve bordrodaki gece/vardiya ekleri yeni düzene göre ayarlanmalıdır.

Vardiya kurgusunda örnek çizelgeler için vardiyalı çalışma düzeni ve denkleştirme nedir yazılarımız yol gösterir.

Örnek Metin

Şablondaki muvafakatname metni şöyledir:

Yukarıda ayrıntıları yazılı çalışma düzeni değişikliği hakkında bilgilendirildim. Yeni düzenin günlük ve haftalık sürelerini, ara dinlenme saatlerini ve yürürlük tarihini okudum. Bu değişikliği, bildirimi aldığım tarihten itibaren altı iş günü içinde ve özgür irademle;

☐ kabul ediyorum. ☐ kabul etmiyorum; mevcut çalışma düzenimle devam etmek istiyorum. ☐ aşağıdaki koşulla kabul ediyorum: [Koşul]

Bu onayın fazla çalışma onayı yerine geçmediğini, fazla çalışma için ayrıca yazılı onayımın alınacağını biliyorum.

Nasıl Doldurulur?

1. Değişiklik türünü işaretleyin. Birden fazla kutu işaretlenebilir; örneğin vardiyaya geçiş çoğu zaman gece çalışmasını da içerir.
2. Mevcut düzeni gerçek uygulamaya göre yazın. Sözleşmede yazandan farklı bir fiilî düzen varsa fiilî düzeni esas alın.
3. Yeni düzende net süreyi hesaplayın. Başlama–bitiş aralığından ara dinlenmeyi düşün; haftalık toplamı alt satıra yazın.
4. Vardiya satırını doldurun. Posta saatlerini, rotasyon sıklığını ve hafta tatili gününü açıkça belirtin.
5. Denkleştirme dönemini yazın. Denkleştirme uygulanacaksa dönemin başlangıç ve bitiş tarihini girin.
6. Çalışana verin ve süre tanıyın. Beyanı imzalı olarak geri alın; koşullu kabulde koşulun karşılanıp karşılanamayacağını yazılı olarak yanıtlayın.
7. İK tablosunu tamamlayın. "Değil" işaretli bir satır varsa düzeni değiştirmeden uygulamaya geçmeyin.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Gece çalışacak işçilerin sağlık gözetimi ve bazı gruplar için ek kurallar ilgili yönetmeliklerde düzenlenmiştir; yürürlükteki düzenlemeyi resmî kaynaktan kontrol edin ve işyeri hekiminizle birlikte değerlendirin. Gece postası planlıyorsanız gece çalışması sağlık raporu takip formu işinizi kolaylaştırır.

Sık Yapılan Hatalar

• Yeni düzeni yalnızca WhatsApp grubu veya pano duyurusuyla başlatmak, bireysel onay almamak.
• Cumartesiyi kaldırırken hafta içi günleri 11 saatin üzerine çıkarmak.
• Uzayan günlerde ara dinlenmeyi 30 dakikada bırakmak; yedi buçuk saati aşan günlerde bir saat gerektiğini unutmak.
• Pazar gece postasından Pazartesi sabah postasına 11 saatlik dinlenme olmadan geçirmek.
• Saat değişikliği onayını fazla çalışma onayı gibi kullanmak.
• Ret eden çalışana yeni düzeni yine de uygulamak.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; sektörünüze, toplu iş sözleşmenize ve işyeri yönetmeliğinize göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

Vardiya ve çalışma süresi planlamanızı mevzuata uygun hâle getirmek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden yararlanabilir veya bizimle iletişime geçin.