Çalışanı bir müşteri ziyaretine, başka bir şubedeki kuruluma, bir fuara veya birkaç haftalık bir projeye göndermek, pek çok işyerinde olağan bir uygulamadır. Bu görevlerin her biri için düzenlenen görevlendirme yazısı, görevin kapsamını, süresini ve masrafların nasıl karşılanacağını netleştirir; bir kaza veya uyuşmazlık halinde de çalışanın işveren talimatıyla görevde olduğunu gösterir.
Görevlendirme yazısı kısa bir belge gibi görünse de birçok hukuki sonuca bağlanır: yolda geçen sürenin çalışma süresinden sayılıp sayılmayacağı, görev sırasında yaşanan bir kazanın iş kazası niteliği, masrafların vergilendirilmesi ve görevin uzun sürmesi halinde çalışma koşullarında değişiklik tartışması bunlardan bazılarıdır. Bu yazıda kısa süreli ve geçici görevlendirmeler için örnek metinler veriyor, dikkat edilecek noktaları sıralıyoruz.
Görevlendirmenin kalıcı bir işyeri değişikliğine dönüşmesi halinde İş Kanunu md. 22 devreye girer; bu konuyu çalışma koşullarında esaslı değişiklik yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Personel Görevlendirme Yazısı (Word) İndirGörevlendirme Türleri ve Belgeler
Görevlendirmeler süre ve niteliğine göre farklı belgeler gerektirir:
| Görevlendirme türü | Örnek | Önerilen belge |
|---|---|---|
| Kısa süreli iş seyahati | Bir günlük müşteri ziyareti, toplantı | Basit görevlendirme yazısı veya onaylı seyahat formu |
| Geçici görevlendirme | Birkaç haftalık şube desteği, proje | Ayrıntılı görevlendirme yazısı ve çalışan bilgilendirmesi |
| Uzun süreli veya kalıcı yer değişikliği | Başka şehirdeki şubeye atanma | Yazılı bildirim ve md. 22 kapsamında çalışanın yazılı kabulü |
| Yurt dışı görevlendirme | Yabancı ülkedeki proje | Ayrıntılı sözleşme ek protokolü, sosyal güvenlik ve vergi değerlendirmesi |
İş sözleşmesinde çalışanın farklı yerlerde görevlendirilebileceğine dair bir hüküm bulunması, kısa süreli görevlendirmeleri kolaylaştırır. Ancak bu hüküm, çalışanın yaşamını ciddi biçimde etkileyen uzun süreli veya kalıcı yer değişikliklerinde md. 22'deki yazılı onay şartını ortadan kaldırmaz. Hükmün de objektif ve iyi niyetli kullanılması gerekir.
Görevlendirme Yazısında Bulunması Gereken Bilgiler
- Görevlendirilen çalışanın kimlik ve görev bilgileri
- Görevin yeri ve amacı
- Başlangıç ve bitiş tarihleri, gidiş ve dönüş planı
- Görev sırasında bağlı olunacak yönetici veya irtibat kişisi
- Çalışma saatleri ve hafta tatili düzeni
- Ulaşım, konaklama ve yemek giderlerinin nasıl karşılanacağı
- Avans ve masraf kapama usulü
- Görev sırasında uyulacak İSG kuralları ve acil durum iletişim bilgileri
Görevlendirme Yazısı Örneği
GÖREVLENDİRME YAZISI
Sayın [Ad Soyad],
Şirketimizin [proje / müşteri / şube] kapsamındaki ihtiyacı nedeniyle [başlangıç tarihi] – [bitiş tarihi] tarihleri arasında [şehir, adres]'te [görevin kısa tanımı] amacıyla görevlendirilmiş bulunmaktasınız.
Görev süresince: [Yönetici Ad Soyad, telefon]'a bağlı olarak çalışacaksınız. Günlük çalışma saatleriniz [başlangıç–bitiş], hafta tatiliniz [gün] olacaktır. Bu süre içinde fazla çalışma gerekmesi halinde mevzuata uygun şekilde onayınız alınacak ve kayıt altına alınacaktır.
Ulaşım ve konaklama: Gidiş [Tarih, ulaşım aracı], dönüş [Tarih, ulaşım aracı] olarak planlanmıştır. Konaklamanız [otel / misafirhane] tarafından sağlanacaktır. Yemek giderleriniz [şirket politikası, örneğin yemek kartı / masraf beyanı] ile karşılanacaktır.
Avans ve masraflar: Görev için tarafınıza [tutar] TL iş avansı verilecektir. Görev dönüşünden itibaren [süre] içinde masraf beyan formunu belgeleriyle birlikte [birim]'e teslim etmeniz gerekmektedir.
İSG ve acil durum: Görev yerinde [müşteri / şube]'nin iş güvenliği kurallarına uymanız gerekmektedir. Acil durumda [telefon] numarasından [birim]'e ulaşabilirsiniz.
[Yetkili Ad Soyad, unvan, imza] – [Tarih]
Tebellüğ eden: [Ad Soyad, imza, tarih]
Yolda Geçen Süre, Fazla Çalışma ve İş Kazası
Görevlendirmelerde en çok tartışılan konular çalışma süresi ve kaza halleridir:
- Yolda geçen süre: İş Kanunu, işçinin işveren tarafından başka bir yerde çalıştırılmak üzere gönderilmesi halinde yolda geçen süreleri çalışma süresinden sayılan haller arasında düzenler. Bu nedenle uzun yolculuklar, haftalık çalışma süresi hesabında dikkate alınmalıdır.
- Fazla çalışma: Haftalık 45 saati aşan çalışmalar fazla çalışmadır; her saati için %50 zamlı ücret ödenir, yıllık 270 saat sınırı vardır ve çalışanın yazılı onayı gerekir. Görev sırasında uzayan çalışma saatleri kayıt altına alınmalıdır.
- İş kazası: Sigortalının görevli olarak işyeri dışında başka bir yere gönderilmesi nedeniyle asıl işini yapmaksızın geçen zamanlarda meydana gelen kazalar da iş kazası kapsamında değerlendirilebilir. Görev sırasında yaşanan bir kaza, kazadan sonraki 3 iş günü içinde SGK'ya bildirilmelidir.
Görevlendirme yazısı, bir kaza halinde çalışanın görevde olduğunu ve görevin kapsamını gösteren temel belgedir. Bu nedenle tarih ve yer bilgilerinin doğru yazılması önemlidir. Görev planında sonradan değişiklik olursa (görevin uzaması, görev yerinin değişmesi gibi) bu değişiklik de kısa bir ek yazıyla çalışana bildirilmeli ve dosyaya eklenmelidir.
Masrafların Karşılanması
Görev masrafları; ulaşım, konaklama ve yemek gibi kalemlerden oluşur. Bu ödemelerin gelir vergisi ve SGK prime esas kazanç yönünden nasıl değerlendirileceği, ödemenin türüne (gerçek masrafın belgeyle karşılanması veya götürü harcırah ödenmesi) göre değişir. İstisna tutarları ve şartları için güncel GİB ve SGK düzenlemelerine bakılmalı, şirket politikası mali müşavirle birlikte belirlenmelidir. Masraf beyanlarının belgeye dayalı ve görev tarihleriyle uyumlu olması, olası bir vergi incelemesinde kolaylık sağlar.
Sık Yapılan Hatalar
- Görevlendirmeyi yalnızca sözlü talimatla yapmak
- Görev süresini belirsiz bırakmak veya sürekli uzatmak
- Yolda geçen süreleri çalışma süresi hesabına katmamak
- Görev sırasındaki fazla çalışmaları kaydetmemek
- Kalıcı yer değişikliğini "geçici görevlendirme" adı altında yürütmek
- Masraf kapama usulünü önceden belirlememek
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Uzun süreli, kalıcı veya yurt dışı görevlendirmelerde hukuk danışmanınıza ve mali müşavirinize başvurun.
Şablonu İndirin
Word şablonu; görevin kapsamını, çalışma düzenini, ulaşım ve konaklama tablosunu, avans ve masraf usulünü, İSG ve acil durum bilgilerini ve tebellüğ imzasını içerir; ekinde görev uzaması veya yer değişikliği için kısa bir bildirim sayfası yer alır. Görev bilgilerini doldurup çalışana imzalatın.
Personel Görevlendirme Yazısı (Word) İndirGörevlendirme Politikanızı Birlikte Oluşturalım
İK Partner, görevlendirme ve seyahat politikalarınızı, ilgili form ve yazı şablonlarını işyerinize özel olarak hazırlar; çalışma süresi, masraf ve İSG boyutlarını tek bir çerçevede ele alır. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
