Yabancı bir çalışanı işe almaya karar verdiğinizde en çok merak edilen konu, çalışma izni başvurusunun nasıl ve hangi sırayla yapılacağıdır. Süreç büyük ölçüde elektronik ortamda yürütülse de belge hazırlığı, başvuru kanalı seçimi ve sonuç sonrası işlemler dikkat ister. Bir adımın eksik veya hatalı yapılması, başvurunun iade edilmesine ya da reddine yol açabilir.
Başvuru, yabancının Türkiye'de geçerli bir ikamet izniyle bulunup bulunmamasına göre iki farklı yoldan ilerler. Bu yazıda her iki yolu, işverenin rolünü ve izin çıktıktan sonra yapılması gerekenleri adım adım anlatıyoruz. Başvurudan önce şirketinizin değerlendirme kriterlerini karşılayıp karşılamadığını kontrol etmeyi unutmayın.
Başvurudan Önce: Ön Hazırlık
Başvuru sistemine giriş yapmadan önce aşağıdaki hazırlıkları tamamlamak süreci hızlandırır:
- Şirketin Bakanlığın elektronik başvuru sistemine işveren yetkilisi olarak kaydının yapılması ve yetkili kişinin belirlenmesi.
- Yabancının pasaportunun geçerlilik süresinin kontrol edilmesi.
- Diploma, sertifika ve deneyim belgelerinin gerekiyorsa çevirisi ve onayının tamamlanması.
- İş sözleşmesinin veya iş teklifinin, başvuruda beyan edilecek ücret ve görev bilgisiyle uyumlu hazırlanması.
- Şirkete ait güncel ticaret sicil kayıtları ve mali tabloların hazır tutulması.
Ön uygunluk için yabancı personel çalıştırma şartları yazımızdaki kontrol listesinden yararlanabilirsiniz.
Yurt Dışından Çalışma İzni Başvurusu
Yabancı henüz Türkiye'de değilse veya Türkiye'de geçerli bir ikamet izni yoksa başvuru yurt dışından yapılır:
- Yabancının dış temsilciliğe başvurusu: Yabancı, vatandaşı olduğu veya yasal olarak bulunduğu ülkedeki Türk dış temsilciliğine çalışma vizesi için başvurur ve kendisine bir referans numarası verilir.
- İşverenin elektronik başvurusu: İşveren, bu referans numarasıyla Bakanlığın sistemine girer, yabancının ve şirketin bilgilerini doldurur, istenen belgeleri yükler. Bu işlemin mevzuatta belirtilen süre içinde tamamlanması gerekir; güncel süre için Bakanlık duyurularını kontrol edin.
- Evrakın gönderilmesi: Sistem tarafından istenmesi halinde imzalı belgeler Bakanlığa iletilir.
- Değerlendirme: Bakanlık başvuruyu inceler, gerektiğinde ilgili kurumların görüşünü alır.
- Sonuç ve vize: İzin uygun görülürse harç ödenir, çalışma izni düzenlenir ve yabancı çalışma vizesiyle Türkiye'ye giriş yapar.
Yurt İçinden Çalışma İzni Başvurusu
Türkiye'de geçerli bir ikamet iznine sahip yabancılar için başvuru doğrudan yurt içinden yapılır:
- İşveren, Bakanlığın elektronik sistemine giriş yaparak yeni başvuru oluşturur.
- Yabancının kimlik, ikamet ve eğitim bilgileri girilir; belgeler yüklenir.
- İşyerine ilişkin bilgiler ve iş sözleşmesi yüklenir.
- Başvuru onaylanarak gönderilir ve başvuru numarası kayıt altına alınır.
- Bakanlığın değerlendirmesi sonucunda izin verilirse harç ve değerli kâğıt bedeli ödenir.
Bazı ikamet izni türlerinin, yurt içinden başvuruya esas alınması konusunda sınırlamalar olabilir. Örneğin belirli kısa süreli ikamet türleriyle yurt içi başvuru yapılıp yapılamayacağı mevzuatta ayrıca düzenlenir. Bu nedenle yabancının ikamet izni türünü başvurudan önce kontrol edin.
Başvuru Süreci Özet Tablosu
| Aşama | Sorumlu | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Ön uygunluk kontrolü | İşveren | Değerlendirme kriterleri ve ücret düzeyi |
| Dış temsilcilik başvurusu (yurt dışı) | Yabancı | Referans numarasının işverene iletilmesi |
| Elektronik başvuru | İşveren | Belgelerin eksiksiz ve okunaklı yüklenmesi |
| Değerlendirme | Bakanlık | Ek belge taleplerinin süresinde karşılanması |
| Harç ödeme | İşveren veya yabancı | İzin süresine göre doğru harç |
| İşe başlatma ve SGK bildirimi | İşveren | İzin belgesi düzenlenmeden işe başlatmama |
İzin Çıktıktan Sonra Yapılacaklar
Çalışma izni onaylandıktan sonra işverenin görevi bitmez. Atılması gereken adımlar şunlardır:
- Harcın ödenmesi: 2026 yılı için 1 yıla kadar süreli izin harcı 12.574,90 TL'dir; daha uzun süreli izinlerde harç kademeli olarak artar. Harca ek olarak değerli kâğıt bedeli alınır.
- İşe başlatma ve SGK işe giriş bildirgesi: Yabancı, Türk vatandaşı çalışanlarda olduğu gibi işe başlamadan önce SGK'ya bildirilir.
- Özlük dosyası: Çalışma izni belgesinin sureti, pasaport sureti ve iş sözleşmesi özlük dosyasında saklanır.
- Süre takibi: İzin bitiş tarihi İK takviminize işlenir; uzatma başvurusu için hatırlatma kurulur.
- Aile bireyleri: Eş ve çocukların ikamet işlemleri ayrıca planlanır.
Belgelerde Tutarlılık İçin Pratik İpuçları
Bakanlık, başvurudaki bilgileri birbiriyle ve kamu kayıtlarıyla karşılaştırarak değerlendirir. Bu nedenle belgeler arasındaki küçük tutarsızlıklar bile ek belge talebine veya olumsuz sonuca yol açabilir. Başvuruyu göndermeden önce şu kontrolleri yapmanızı öneririz:
- İsim yazımı: Yabancının adı ve soyadı, pasaport, diploma, iş sözleşmesi ve sistem kaydında birebir aynı yazılmalıdır. Farklı harf çevirileri sorun yaratabilir.
- Ücret bilgisi: Sistemde beyan edilen ücret ile iş sözleşmesindeki ücret aynı olmalı; brüt ve net ifadeler karıştırılmamalıdır.
- Görev tanımı: Sözleşmedeki unvan ve görev tanımı, yabancının eğitimi ve deneyimiyle uyumlu olmalıdır.
- İşyeri adresi: Yabancının çalışacağı adres, şirketin kayıtlı işyeri bilgileriyle örtüşmelidir.
- Belge kalitesi: Taranan belgeler okunaklı, eksiksiz ve tüm sayfaları içerecek şekilde yüklenmelidir.
- Çeviri ve onay: Yabancı dildeki belgelerin gerekli çeviri ve onay işlemlerinin tamamlandığından emin olun.
Bu kontrolleri bir kişinin hazırlayıp başka bir kişinin gözden geçirmesi, hata oranını belirgin şekilde azaltır. Özellikle birden fazla yabancı için aynı dönemde başvuru yapan şirketlerde, standart bir kontrol formu kullanmak süreci hızlandırır ve ek belge taleplerinin önüne geçer.
Başvurunun Reddedilmesine Yol Açan Yaygın Nedenler
- Eksik, okunaksız veya tutarsız belge yüklenmesi.
- İşyerinin değerlendirme kriterlerini karşılamaması.
- Beyan edilen ücretin pozisyon için beklenen düzeyin altında kalması.
- Yabancının eğitim veya deneyiminin görevle uyumsuz olması.
- Ek belge taleplerine süresinde yanıt verilmemesi.
Ret halinde itiraz ve yeniden başvuru seçenekleri için çalışma izni reddi ve itiraz yazımıza göz atabilirsiniz.
Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; başvuru adımları, süreler ve belge listeleri değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanı veya mali müşavire başvurmanızı öneririz.
Başvuru Dosyanızı Birlikte Hazırlayalım
Başvurunun ilk seferde eksiksiz hazırlanması, hem zamandan hem de harç kaybından tasarruf sağlar. İK Partner olarak iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz kapsamında başvuru dosyanızı hazırlıyor, süreç boyunca takip ediyor ve işe başlatma sonrası yükümlülüklerinizi planlıyoruz. Ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşabilirsiniz.
