SGK Şikâyetine İşveren Savunma Yazısı: Örnek ve Belge Listesi

Bir çalışan veya eski çalışan, Sosyal Güvenlik Kurumu'na sigortasız çalıştırıldığını, primlerinin eksik yatırıldığını ya da işe giriş bildiriminin geç yapıldığını bildirdiğinde, işverene genellikle bir yazı gelir veya bir denetmen işyerini ziyaret eder. SGK şikâyetine işveren savunma yazısı, işverenin bu iddialara karşı çalışma ilişkisinin gerçek durumunu, bildirimlerin dayanağını ve varsa yaptığı düzeltmeleri belgeleriyle açıkladığı resmî yazıdır. Savunmanın kalitesi, hem prim farkı ve idari para cezası riskini hem de çalışanın açabileceği hizmet tespiti davasının seyrini doğrudan etkiler.

Denetimin işleyişini SGK denetimi ve sigorta müfettişi süreci yazımızda anlattık. Bu yazı, şikâyet üzerine hazırlanacak savunmaya odaklanır.

SGK Şikâyetine İşveren Savunma Yazısı Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

Çalışanlar SGK'ya doğrudan dilekçeyle, e-Devlet üzerinden veya ALO 170 hattı aracılığıyla başvurabilir. Şikâyetler genellikle şu başlıklarda toplanır:

• Sigortasız (kayıt dışı) çalıştırma: "İlk iki ay sigortam yapılmadı", "deneme süresi diye bildirilmedim".
• Geç işe giriş bildirimi: Çalışan işe başladıktan sonra bildirge verilmiştir.
• Eksik gün bildirimi: Hizmet dökümünde 30 günden az görünen aylar için gerekçe ve belge bulunmaması.
• Eksik kazanç bildirimi: Ücretin bir kısmının elden ödendiği, SGK'ya asgari ücret üzerinden bildirim yapıldığı iddiası.
• İşten ayrılış bildirimi sorunları: Bildirgenin verilmemesi, yanlış tarih veya yanlış çıkış kodu.

Savunma yazısı, Kurumdan gelen bilgi/belge isteme yazısına cevap olarak veya denetmenin işyeri incelemesi sırasında ifade ve belge sunumuna eşlik eden yazılı açıklama olarak kullanılır. Kurumun denetim elemanlarının düzenlediği tutanaklar 5510 sayılı Kanun md. 59 uyarınca aksi sabit oluncaya kadar geçerli olduğundan, işverenin kendi açıklamasını belgeleriyle zamanında dosyaya koyması büyük önem taşır.

Şablonda Neler Var?

Savunma yazısı (1. sayfa):

• SGK il müdürlüğü / sosyal güvenlik merkezi hitabı, denetmen adı, işveren ve işyeri sicil bilgileri, ilgi yazısı ve şikâyetçi bilgileri,
• Şikâyet konusu iddiaların onay kutularıyla seçimi,
• Çalışma ilişkisine dair bilgi tablosu: fiilen işe başlama, bildirge tarihi, görev ve meslek kodu, ücret, çalışma şekli, ayrılış tarihi ve kodu; her satırın karşısında dayanak belge,
• İddia – açıklama – ek no tablosu: her iddiaya ayrı, belgeye bağlı cevap,
• Üç seçenekli sonuç: iddiaların reddi, kısmi kabul ve düzeltme, kabul ve düzeltme,
• Numaralı ek listesi.

İç hazırlık kontrol listesi (2. sayfa): Sekiz satırlık kayıt kontrol tablosu, altı maddelik süreç listesi ve 5510 sayılı Kanun'a dayanan yasal hatırlatma notu.

Bu Şikâyet Geldiğinde İşveren Ne Yapmalı?

1. Yazıyı ve süreyi kayda alın. Kurumun yazısında belge ibrazı için verilen süreyi takvime işleyin. 5510 md. 86 uyarınca işyeri kayıt ve belgeleri istenmesi halinde on beş gün içinde ibraz edilmelidir.
2. Kendi iç incelemenizi yapın. Şikâyetçinin ilk çalışma gününü bulun: iş görüşmesi sonrası "deneme günü", eğitim, oryantasyon da fiilen çalışma sayılabilir. Kartlı giriş kayıtları, e-posta hesabının açılış tarihi, ilk vardiya çizelgesi bu tarihi gösterir.
3. Bordro ile banka kayıtlarını karşılaştırın. Bildirilen kazanç ile banka ödemeleri örtüşmüyorsa veya elden ödeme yapılmışsa, savunmanın dayanağı zayıftır. Bu durumda düzeltme seçeneğini değerlendirin.
4. Eksik gün belgelerini toplayın. Her eksik gün için ücretsiz izin dilekçesi, istirahat raporu veya devamsızlık tutanağı olmalıdır. Belge türleri için eksik gün bildirimi nedir yazımıza bakabilirsiniz.
5. Hata varsa savunmayı beklemeden düzeltin. Ek bildirge vermek ve primleri ödemek, prim ve gecikme zammı yükünü büyümeden durdurur; savunmada bunu "kısmi kabul ve düzeltme" olarak açıklayın. Düzeltme yöntemleri için ek ve iptal bildirge rehberimiz yol gösterir.
6. Yazıyı belgeye dayandırın. Her iddiaya ayrı paragrafla cevap verin; "çalışan gerçeği yansıtmıyor" gibi genel ifadeler yerine tarih ve ek numarası verin.
7. İfadeye hazırlıklı katılın. Denetmene ifade verecek yetkiliyi belirleyin; bilmediği konularda tahmine dayalı beyanda bulunmamasını sağlayın. Tutanağı imzalamadan önce okuyun, katılmadığınız hususlara şerh düşün.
8. Şikâyetçiye karşı olumsuz işlem yapmayın. Çalışan hâlâ işyerindeyse şikâyet nedeniyle görev değişikliği, baskı veya fesih, ayrı bir uyuşmazlık konusu yaratır. Benzer süreç için çalışan iş müfettişine şikâyet ettiğinde yazımızı okuyabilirsiniz.

Örnek Metin

Şablondaki iddia tablosuna örnek cevap:

Şikâyetçi [Tarih] tarihinde iş görüşmesine gelmiş, [Tarih] tarihinde sözleşme imzalayarak işe başlamıştır. İşe giriş bildirgesi aynı gün, işe başlamadan önce verilmiştir. Önceki tarihlerde işyerinde çalıştığına dair puantaj, giriş kaydı veya ödeme bulunmamaktadır.

Kısmi kabul ve düzeltme seçeneği:

Yapılan iç incelemede [Dönem] dönemine ait [__] günlük kazanç bildiriminin sehven eksik yapıldığı tespit edilmiştir. Bu eksiklik [Tarih] tarihinde ek muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile düzeltilmiş, tahakkuk eden primler ödenmiştir. Diğer iddialar yukarıdaki açıklamalar çerçevesinde kabul edilmemektedir.

Nasıl Doldurulur?

1. Hitap ve ilgi satırını Kurumun yazısına göre yazın. Sayı ve tarih, dosyanın eşleştirilmesi için gereklidir.
2. Şikâyet konusunu işaretleyin. Yazıda belirtilmeyen iddiaları eklemeyin; yalnızca size bildirilen iddialara cevap verin.
3. Bilgi tablosunu belgeyle doldurun. "Dayanak belge" sütunu boş kalıyorsa o satır savunmanın zayıf noktasıdır.
4. İddia tablosunda her satıra ek numarası verin. Ekleri aynı sırayla numaralandırın.
5. Tek sonuç seçeneği bırakın. Kısmi kabulde düzeltmenin tarihini ve yöntemini mutlaka yazın.
6. Mali müşavirle birlikte kontrol edin. Bordro ve beyanname bilgileri mali müşavirin kayıtlarıyla birebir aynı olmalıdır.
7. Yazıyı yetkili imzasıyla teslim edin, alındı belgesini veya evrak kayıt numarasını saklayın.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Kanunda, bildirgelerin yasal süre geçtikten sonra kendiliğinden verilmesi halinde bazı cezalarda indirim öngörülmüştür; ancak bu indirim denetim elemanlarının tespitine dayanan bildirimlerde uygulanmaz. Bu nedenle hatayı şikâyetten önce fark edip düzeltmek her zaman daha avantajlıdır. Ceza türleri için SGK idari para cezası nedenleri, kayıt dışı istihdamın diğer sonuçları için sigortasız işçi çalıştırmanın riskleri yazılarımıza bakabilirsiniz. Güncel tutarlar için 2026 bordro parametreleri yazımızı esas alın.

Sık Yapılan Hatalar

• Kurumun yazısını süresinde cevaplamamak ve denetmenin tespitlerini savunmasız bırakmak.
• "Deneme süresi" veya "eğitim dönemi" gerekçesiyle bildirilmeyen günleri savunmaya çalışmak; bu dönemler de çalışma süresidir.
• Eksik gün belgelerini sonradan, geriye tarihli olarak hazırlamak.
• Banka kayıtlarıyla çelişen ücret beyanında bulunmak.
• Denetim tutanağını okumadan imzalamak ya da şerh düşmeyi unutmak.
• Hata belli olduğu halde düzeltme yapmayıp itiraz yoluna gitmek; prim ve gecikme zammı büyür.
• Şikâyet eden çalışana yönelik misilleme niteliğinde işlem yapmak.

Şablonu İndirin

Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; mali müşaviriniz ve avukatınızla birlikte somut olaya uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın. Usul ve süreler değişebileceğinden SGK'nın güncel duyurularını da kontrol edin.

İşe giriş, eksik gün ve bordro süreçlerinizi denetime hazır hale getirmek isterseniz iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilirsiniz.