Yeni bir şirket kurdunuz ya da mevcut şirketinize yeni bir şube açıyorsunuz. İlk çalışanı işe almadan önce yapmanız gereken temel işlem, SGK işyeri tescilidir. İşyeri tescil edilmeden işe giriş bildirgesi verilemez, prim bildirimi yapılamaz; kısacası sigortalı çalıştırmanın hukuki zemini oluşmaz.
Tescil işlemi, işyeri bildirgesinin SGK'ya verilmesi ve işyerine bir sicil numarası tahsis edilmesiyle tamamlanır. Bu yazıda işyeri tescilinin ne zaman yapılacağını, hangi belgelerin gerektiğini, faaliyet kodu seçiminin neden kritik olduğunu ve uygulamadaki sık hataları anlatıyoruz.
SGK işyeri tescili nedir?
İşyeri tescili, sigortalı çalıştıran işverenin işyerini SGK kayıtlarına geçirmesidir. 5510 sayılı Kanun'a göre işveren, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladığı tarihte SGK'ya vermekle yükümlüdür. Tescil sonucunda işyerine verilen işyeri sicil numarası, o işyerinden yapılacak tüm bildirimlerin anahtarıdır.
Tescil yükümlülüğü yalnızca şirket merkezleri için değildir. Aşağıdaki durumların her biri ayrı tescil gerektirebilir:
- Şirketin ilk kez sigortalı çalıştırmaya başlaması
- Farklı bir adreste yeni şube, mağaza veya depo açılması
- Farklı bir ilde faaliyete başlanması
- Üstlenilen inşaat veya ihale konusu işler
- Alt işverenlik ilişkisi kapsamında yürütülen işler
Tescil için gerekli bilgi ve belgeler
İşyeri bildirgesi elektronik ortamda verilir; ancak tescilin dayanağı olan belgeleri önceden hazırlamanız gerekir. İşyerinin türüne göre istenen belgeler değişebilir; genel olarak şu belgeler hazır bulunmalıdır:
| Belge / bilgi | Açıklama |
|---|---|
| Vergi kimlik numarası ve vergi dairesi | Şirket veya şahıs işletmesine ait |
| Ticaret sicil kaydı ve gazetesi | Şirketlerde kuruluş ve unvan bilgisi |
| İmza sirküleri | Şirketi temsile yetkili kişiler için |
| İşyeri adresi ve kira sözleşmesi / tapu | Faaliyetin yürütüleceği adres |
| Faaliyet konusu ve kodu | İşin niteliğine uygun faaliyet kodu |
| İşverenin ve yetkililerin kimlik bilgileri | Kanuni temsilciler dahil |
| Sigortalı çalıştırmaya başlama tarihi | İlk çalışanın işe başlayacağı gün |
Şirket kuruluşlarında ticaret sicili ile SGK arasında elektronik bilgi paylaşımı bulunsa da, sigortalı çalıştırılacak her işyeri için tescil durumunu ayrıca kontrol etmeniz gerekir. Kuruluş işlemi bitti diye her şubenin tescil edilmiş olduğunu varsaymayın.
Adım adım işyeri tescil süreci
- Faaliyet konusunu netleştirin: İşyerinde fiilen yapılacak asıl işi belirleyin.
- Belgeleri hazırlayın: Vergi, ticaret sicili, adres ve yetki belgelerini toplayın.
- İşyeri bildirgesini doldurun: SGK'nın elektronik sistemi üzerinden işyeri bilgilerini, adresi, faaliyet kodunu ve başlangıç tarihini girin.
- Tescil sonucunu kontrol edin: İşyeri sicil numarasının tahsis edildiğini doğrulayın.
- İşveren sistemi şifrelerini alın: e-Bildirge ve diğer işveren e-hizmetlerine erişim için kullanıcı ve şifre işlemlerini tamamlayın.
- Mali müşaviri yetkilendirin: Bildirimleri mali müşavir yapacaksa gerekli yetkilendirmeyi yapın.
- İlk işe giriş bildirgelerini verin: Tescil tamamlandıktan sonra çalışanların işe giriş bildirimlerini çalışma başlamadan yapın.
İşe giriş adımları için sigortalı işe giriş bildirgesi rehberimize göz atabilirsiniz.
Faaliyet kodu ve tehlike sınıfı: neden kritik?
İşyeri bildirgesinde seçilen faaliyet kodu, ilk bakışta sıradan bir istatistik bilgisi gibi görünür. Oysa bu kod iki önemli sonucu belirler:
- Kısa vadeli sigorta kolları prim oranı: İş kazası ve meslek hastalığı primi, işin tehlike sınıfına göre değişir. 2026'da işveren SGK payı için genel kabul gören standart oran %21,75'tir; ancak kısa vadeli sigorta kolu oranı tehlike sınıfına göre farklılaşabilir.
- İş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri: İşyerinin az tehlikeli, tehlikeli veya çok tehlikeli sınıfta yer alması; risk değerlendirmesinin yenilenme süresinden İSG profesyoneli hizmetine kadar pek çok yükümlülüğü etkiler. Örneğin risk değerlendirmesi çok tehlikeli işyerlerinde 2 yılda, tehlikeli işyerlerinde 4 yılda, az tehlikeli işyerlerinde 6 yılda bir yenilenir.
Yanlış faaliyet kodu seçmek, ya gereğinden düşük prim ödenmesine ve sonradan farkların istenmesine ya da gereğinden fazla prim ödenmesine yol açar. Kod, şirketin ana sözleşmesindeki geniş faaliyet listesine değil, o işyerinde fiilen yürütülen asıl işe göre seçilmelidir.
Örnek senaryo
Bir yazılım şirketi, İstanbul'daki merkez ofisinin yanında Ankara'da küçük bir destek ofisi açıyor ve burada beş kişi çalıştıracak. Ankara ofisi farklı bir adreste ve farklı bir ilde olduğundan, bu işyeri için ayrı bir işyeri bildirgesi verilmesi ve çalışanların bu sicilden bildirilmesi gerekir. Faaliyet kodu yine yazılım faaliyetine uygun seçilir; ancak Ankara ofisinde örneğin bir depo veya teknik servis atölyesi kurulacaksa, fiilen yürütülen işin niteliği ayrıca değerlendirilmelidir. Ankara çalışanlarının merkez sicilinden bildirilmesi, ilk bakışta pratik görünse de iş kazası, denetim ve teşvik süreçlerinde karışıklığa yol açar.
Sık yapılan hatalar
- Şubeyi merkez sicilinden yönetmek: Farklı adresteki şubede çalışanları merkez işyeri sicilinden bildirmek, iş kazası ve denetim süreçlerinde sorun yaratır.
- Tescili ilk çalışan başladıktan sonra yapmak: Bildirge en geç sigortalı çalıştırmaya başlanan tarihte verilmelidir; gecikme idari para cezası doğurur.
- Faaliyet kodunu rastgele seçmek: Prim oranı ve İSG yükümlülükleri yanlış belirlenir.
- Adres değişikliğini bildirmemek: Taşınma sonrası adres güncellemesi yapılmazsa tebligatlar ulaşmaz.
- Kanuni temsilci değişikliklerini güncellememek: Prim borçlarında yetkililerin sorumluluğu gündeme geldiğinde kayıtların güncel olması önemlidir.
- Şifre ve erişim bilgilerini tek kişiye bağlamak: Tescil sonrası alınan sistem şifrelerinin yalnızca bir çalışanda veya dış hizmet sağlayıcıda kalması, o kişi ayrıldığında bildirimlerin aksamasına yol açabilir. Erişim bilgilerinin işveren kontrolünde olmasına dikkat edin.
Yeni şube açılışında İK tarafında yapılacak diğer hazırlıklar için yeni şube veya tesis açarken İK planlaması yazımız faydalı olacaktır.
Kuruluştan itibaren doğru adımlar
İşyeri tescili, şirketinizin SGK ile ilişkisinin temelidir ve burada yapılan bir hata yıllarca sürecek bildirimlere yansır. İK Partner olarak yeni kurulan şirketlerin ve şube açan işletmelerin SGK, iş hukuku ve İK altyapısını baştan doğru kurmalarına destek oluyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlarınız için mali müşavirinize veya hukuk danışmanınıza başvurmanızı öneririz.
