KVKK Çalışan Aydınlatma Metni Örneği: Ücretsiz Word Şablonu

İşe giriş evrakı hazırlanırken en çok ertelenen belgelerden biri KVKK çalışan aydınlatma metnidir. Oysa 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 10, kişisel veriler elde edilirken ilgili kişinin bilgilendirilmesini zorunlu tutar. Çalışan verileri söz konusu olduğunda bu bilgilendirmenin yapılacağı an, işe giriş sürecidir.

Hazırladığımız Word şablonu, md. 10'da sayılan tüm unsurları numaralı bölümler halinde sunan, sade dille yazılmış ve doldurulmaya hazır bir aydınlatma metni örneğidir. Şablon; İK uzmanları, KVKK uyum sorumluları ve işe alım süreçlerini yöneten yöneticiler için hazırlandı.

Şablonda Neler Var?

Metin, KVKK md. 10'daki zorunlu unsurları karşılayacak şekilde 9 bölümden oluşur:

1. Veri sorumlusu: şirket unvanı, MERSİS no, adres, KEP adresi ve iletişim bilgileri.
2. İşlenen veri kategorileri tablosu: kimlik, iletişim, özlük, finans, mesleki deneyim, fiziksel mekân güvenliği, işlem güvenliği, özel nitelikli veriler ve görsel kayıtlar için örnek veriler.
3. İşleme amaçları: sözleşmenin yürütülmesi, bordro, yasal bildirimler, özlük dosyası, İSG, devam takibi, performans, güvenlik ve hukuki süreçler.
4. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler: KVKK md. 5/2'deki hukuki sebepler ve özel nitelikli veriler için md. 6 çerçevesi.
5. Aktarım tablosu: kamu kurumları, bankalar, OSGB ve sağlık kuruluşları, hizmet sağlayıcılar ve grup şirketleri için alıcı grubu ve amaç; yurt dışı aktarım için ayrı yer tutucu.
6. Saklama süresi: saklama ve imha politikasına atıf.
7. İlgili kişinin hakları: KVKK md. 11'deki dokuz hak numaralı liste halinde.
8. Başvuru yöntemi: yazılı başvuru, KEP ve kayıtlı e-posta seçenekleri; 30 günlük yanıt süresi.
9. Bilgilendirme kaydı: imzanın açık rıza yerine geçmediğini belirten not ve imza alanları.

Nasıl Kullanılır?

1. Kişisel veri envanterinizi açın; şablondaki veri kategorilerini envanterle karşılaştırın, işlemediğiniz verileri silin, eksikleri ekleyin.
2. İşleme amaçlarını ve hukuki sebepleri gerçek süreçlerinize göre düzenleyin. Kullanmadığınız bir süreci (ör. kamera) metinde bırakmayın.
3. Aktarım tablosunu, çalıştığınız tedarikçi gruplarına göre güncelleyin. Yurt dışına veri aktarımı yapıyorsanız ilgili yer tutucuyu doldurun.
4. Başvuru kanallarına ilişkin yer tutucuları (KEP, e-posta, adres) gerçek bilgilerle doldurun.
5. Metni işe girişte, sözleşmeden ayrı bir belge olarak çalışana verin; okuduğunu gösteren imzayı alın.
6. Mevcut çalışanlara da güncel metni tebliğ edin ve her süreç değişikliğinde metni gözden geçirin.

Aydınlatma metninin hukuki çerçevesini ve her bölümün nasıl yazılacağını çalışan aydınlatma metni rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.

Dikkat Edilecekler

• Aydınlatma ile açık rıza ayrıdır. Aydınlatma metni bir onay belgesi değildir; çalışanın imzası yalnızca bilgilendirildiğini gösterir. İki kavram arasındaki farkı açık rıza ve aydınlatma farkı yazımızda bulabilirsiniz.
• Genel ifadelerden kaçının. "Mevzuat gereği gerekli tüm amaçlar" gibi belirsiz ifadeler, aydınlatmanın amacına hizmet etmez.
• Özel nitelikli verilere özen gösterin. Sağlık ve adli sicil gibi verilerin hangi şartla işlendiği açıkça yazılmalı ve Kurul'un öngördüğü yeterli önlemler alınmalıdır.
• Başvurulara süresinde yanıt verin. İlgili kişi başvuruları en geç 30 gün içinde sonuçlandırılmalıdır.
• Metni güncel tutun. Yeni bir yazılım, yeni bir tedarikçi veya yeni bir izleme uygulaması, metnin de güncellenmesini gerektirir.

Şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenizin veri işleme faaliyetlerine ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde bir hukuk danışmanına başvurmanızı öneririz.

Metni Anlaşılır Kılmak

Aydınlatma metninin amacı, çalışanın verilerinin nasıl kullanıldığını gerçekten anlamasıdır. Bu nedenle metni olabildiğince sade bir dille yazın, teknik terimleri gerektiğinde kısaca açıklayın ve tablo kullanmaktan çekinmeyin. Yabancı uyruklu çalışanlarınız varsa, metnin onların anlayacağı bir dilde de verilmesini değerlendirin. Metni işe girişte kısa bir sözlü açıklamayla teslim etmek, sonradan gelecek soruları da azaltır.

Sık Yapılan Hatalar

• Aydınlatma metnini iş sözleşmesinin içine gömmek: Metin ayrı bir belge olarak verilmeli, sözleşme maddeleri arasında kaybolmamalıdır.
• Aydınlatma metnine "onaylıyorum" kutusu koymak: Bu yaklaşım aydınlatma ile açık rızayı karıştırır.
• Tüm şirketler için tek metin kullanmak: Grup şirketlerinde her veri sorumlusunun kendi metni olmalıdır.
• Adayları ve çalışanları aynı metinle bilgilendirmek: Aday süreçleri farklı amaç ve saklama süreleri içerir; ayrı metin kullanılmalıdır.
• Mevcut çalışanları unutmak: Metin yalnızca yeni girenlere verilirse eski çalışanlar bilgilendirilmemiş olur.

Şablonu İndirin

Veri envanterinizi, aydınlatma metinlerinizi ve İK süreçlerinizi KVKK ile uyumlu hale getirmek için İK Partner'ın iş hukuku ve mevzuat uyumu danışmanlığı ekibiyle ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.