Ücretsiz izin, çalışanın kişisel bir ihtiyacı için işten belirli bir süre uzak kalmasını sağlayan, ancak bu süre boyunca ücret ödenmeyen bir izin türüdür. İş Kanunu'nda genel bir ücretsiz izin hakkı düzenlenmediği için uygulama büyük ölçüde tarafların anlaşmasına dayanır; bu anlaşmanın en önemli belgesi de çalışanın kendi iradesiyle verdiği ücretsiz izin dilekçesidir.
Dilekçenin önemi, ücretsiz iznin kimin talebiyle başladığını göstermesinden gelir. İşverenin tek taraflı olarak çalışanı ücretsiz izne çıkarması, çalışma koşullarında esaslı değişiklik ve hatta işçi açısından haklı fesih nedeni olarak değerlendirilebilir. Bu konunun hukuki çerçevesini ücretsiz izinde çalışan onayı yazımızda ayrıntılı ele aldık; bu yazıda ise belgelerin kendisine odaklanıyoruz.
Aşağıda çalışan dilekçesi, işverenin onay yazısı ve işe dönüş bildirimi için üç ayrı metin iskeleti bulacaksınız.
Ücretsiz İzin Dilekçesi (Word) İndirÜcretsiz İzin Dilekçesinde Bulunması Gerekenler
Dilekçenin, çalışanın serbest iradesini ve iznin çerçevesini açıkça göstermesi gerekir. Şu unsurları içermesi önerilir:
- Çalışanın kimlik ve görev bilgileri
- Ücretsiz iznin başlangıç ve bitiş tarihleri
- Talebin kendi isteğiyle yapıldığı ifadesi
- Talebin gerekçesi (zorunlu değildir, ancak işverenin değerlendirmesini kolaylaştırır)
- Bu süre için ücret talep edilmeyeceği bilgisi
- Çalışanın imzası ve tarih
Matbu, gerekçesi ve tarihleri önceden doldurulmuş dilekçeleri çalışanlara toplu olarak imzalatmaktan kaçının. Özellikle işyerinde iş azalması döneminde çok sayıda çalışandan aynı içerikli dilekçe alınması, iznin aslında işverenin talebiyle başladığı izlenimini güçlendirir.
Ücretsiz İzin Dilekçesi Örneği
[Şirket Unvanı] İnsan Kaynakları Müdürlüğüne
[Tarih] tarihinden bu yana şirketinizde [unvan] olarak çalışmaktayım. [Kısa gerekçe: örneğin aile bireyimin bakımı / eğitim programına katılım] nedeniyle, kendi isteğimle [başlangıç tarihi] – [bitiş tarihi] tarihleri arasında toplam [gün sayısı] gün ücretsiz izin kullanmak istiyorum.
Bu süre içinde ücret talebinde bulunmayacağımı, izin bitiminde [Tarih] tarihinde işime döneceğimi bilgilerinize sunarım. İzin süresince bana [telefon / e-posta] üzerinden ulaşılabilir.
Gereğini arz ederim.
[Ad Soyad] – T.C. Kimlik No: [numara] – İmza: [imza] – Tarih: [Tarih]
Dilekçe, mümkünse çalışanın el yazısıyla veya en azından kendi doldurduğu bir formla alınmalıdır.
İşverenin Onay Yazısı
Dilekçeyi alan işverenin talebi değerlendirip yazılı bir cevap vermesi, iznin sınırlarını netleştirir. Onay yazısında iznin tarihleri, ücret ödenmeyeceği, SGK bildirimine etkisi ve işe dönüş günü belirtilmelidir.
Sayın [Ad Soyad],
[Tarih] tarihli dilekçeniz değerlendirilmiş olup talebiniz doğrultusunda [başlangıç tarihi] – [bitiş tarihi] tarihleri arasında ücretsiz izinli sayılmanız uygun görülmüştür.
Bu süre için ücret ödenmeyecek, söz konusu günler SGK'ya eksik gün olarak bildirilecektir. İzin süresince [özel sağlık sigortası, yemek kartı vb.] yan haklarınızın durumu şu şekildedir: [açıklama].
İşe dönüş tarihiniz [Tarih]'tir. Bu tarihte işbaşı yapmamanız veya izni uzatmak istemeniz halinde önceden yazılı bildirimde bulunmanız gerekmektedir.
[Yetkili Ad Soyad, unvan, imza] – [Tarih]
İşveren talebi reddedecek veya farklı tarih önerecekse, bunu da yazılı olarak bildirmelidir.
SGK, Bordro ve Yan Haklar Açısından Etkiler
Ücretsiz izin dönemi, bordro ve sosyal güvenlik kayıtlarını doğrudan etkiler. Dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:
| Konu | Uygulama |
|---|---|
| Ücret | İzin günleri için ücret ödenmez; ay içindeki kısmi izinde ücret orantılı hesaplanır |
| SGK bildirimi | İzin günleri aylık prim ve hizmet belgesinde eksik gün olarak, uygun eksik gün nedeniyle bildirilir |
| Eksik gün belgesi | Eksik gün nedenini gösteren belgeler (dilekçe ve onay yazısı) saklanmalıdır |
| Genel sağlık sigortası | Uzun süreli ücretsiz izinde sağlık hizmetlerinden yararlanma durumu ayrıca kontrol edilmelidir |
| Yan haklar | Hangi yan hakların devam edeceği onay yazısında açıkça belirtilmelidir |
Eksik gün bildiriminin dayanağı olan belgelerin işyerinde saklanması, olası bir SGK denetiminde önem taşır. Uzun süreli ücretsiz izinlerde çalışanın sağlık hizmetlerinden yararlanma durumunun nasıl etkileneceği hakkında güncel SGK düzenlemelerine bakılması ve çalışanın önceden bilgilendirilmesi önerilir. Ücretsiz iznin kıdem ve yıllık izin hesabına etkisi de ayrıca değerlendirilmelidir.
İşe Dönüş Bildirimi
İzin bitiminde çalışanın işbaşı yaptığını kayıt altına almak, sonraki devamsızlık tartışmalarını önler. Kısa bir işe dönüş bildirimi yeterlidir:
[Ad Soyad], [başlangıç tarihi] – [bitiş tarihi] tarihleri arasındaki ücretsiz izninin ardından [Tarih] tarihinde saat [saat] itibarıyla işbaşı yapmıştır.
Çalışan: [imza] – Birim yöneticisi: [Ad Soyad, imza]
Çalışan dönüş tarihinde işbaşı yapmazsa, önce kendisine ulaşılmalı, ulaşılamıyorsa devamsızlık durumu tutanakla tespit edilmelidir.
Sık Yapılan Hatalar
- İş azalması döneminde çalışanları dilekçe almadan veya matbu dilekçeyle ücretsiz izne çıkarmak
- Bitiş tarihi belirtilmeyen, "işler açılana kadar" şeklinde ücretsiz izin vermek
- Eksik gün bildirimini dayanağı olan belgeler olmadan yapmak
- Yan hakların izin süresince devam edip etmeyeceğini belirtmemek
- Doğum sonrası ücretsiz izin gibi kanundan doğan özel izin haklarını genel ücretsiz izinle karıştırmak
Kanundan doğan özel izinler (örneğin doğum sonrası talep edilen ücretsiz izin) kendi kurallarına tabidir; bu tür taleplerde ilgili mevzuat hükmüne göre işlem yapılmalıdır.
İşyerinde genel bir iş azalması yaşanıyorsa, çalışanlardan tek tek ücretsiz izin dilekçesi toplamak yerine kısa çalışma gibi kanuni araçların uygun olup olmadığını değerlendirmek daha güvenli olabilir. Ücretsiz izin, özünde çalışanın kişisel ihtiyacına dayanan bireysel bir düzenlemedir; ekonomik bir krizi yönetme aracı olarak kullanıldığında hem çalışan bağlılığı zedelenir hem de toplu uyuşmazlık riski artar. Bu nedenle dilekçeyi değerlendiren yöneticinin "bu talep gerçekten çalışandan mı geldi?" sorusunu kendisine sorması ve cevabın belgelerden açıkça anlaşılmasını sağlaması gerekir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve SGK uygulamaları değişebilir. Somut durumlar için hukuk danışmanınıza veya mali müşavirinize başvurun.
Şablonu İndirin
Şablonda çalışan dilekçesi, yan hakların durumunu gösteren tabloyla işverenin onay yazısı, işe dönüş bildirimi ve bordro/SGK işlem kaydı birlikte yer alır. Dilekçe kısmının çalışan tarafından kendi iradesiyle doldurulmasına dikkat edin.
Ücretsiz İzin Dilekçesi (Word) İndirİzin ve Bordro Süreçlerinde İK Partner Desteği
Ücretsiz izin, eksik gün bildirimi ve yan hak uygulamalarının birbiriyle uyumlu yürütülmesi, hem SGK hem iş hukuku riskini azaltır. İK Partner olarak işyerinize özel izin belgeleri ve onay akışları hazırlıyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.
