Aylık prim ve hizmet bildiriminde bir çalışanı 30 günden az gösterdiğinizde SGK sizden bir açıklama bekler: bu günler neden eksik? Eksik gün bildirimi, sigortalının ay içinde çalışmadığı ve ücret almadığı günlerin nedenini SGK'ya beyan ettiğiniz işlemdir. Doğru yapıldığında rutin bir bordro adımıdır; yanlış ya da belgesiz yapıldığında ise prim farkı, gecikme zammı ve denetim riski doğurur.
Bu yazıda eksik gün kavramını, en sık karşılaşılan eksik gün nedenlerini, saklamanız gereken belgeleri ve bordro ekiplerinin sık düştüğü hataları ele alıyoruz.
Eksik gün bildirimi nedir?
Aylık ücretli bir çalışan, ayın tamamında çalıştığında prim gün sayısı 30 olarak bildirilir. Ay içinde ücret ödenmeyen günler varsa bu günler prim gününden düşülür ve düşülen her gün için bir eksik gün nedeni seçilir. Bu işlem aylık prim ve hizmet bildirimi sırasında, uygulamada MUHSGK beyannamesinin sigortalı bilgileri bölümünde yapılır.
Önemli bir ilke: Prim gün sayısının azalması, prime esas kazancın da azalmasına izin verir; ancak her durumda bildirilen günlük kazanç, prime esas kazanç alt sınırının altında olamaz. 2026 yılı için günlük alt sınır 1.101,00 TL'dir. Örneğin 20 gün bildirilen bir çalışanın prime esas kazancı en az 20 × 1.101 = 22.020 TL olmalıdır.
En sık eksik gün nedenleri
SGK sisteminde her eksik gün nedeni için bir kod bulunur. Kodların güncel listesi için SGK'nın sistemdeki listesine bakmanızı öneririz. Uygulamada en sık karşılaşılan nedenler şunlardır:
| Eksik gün nedeni | Tipik durum | Dayanak belge |
|---|---|---|
| İstirahat (rapor) | Hastalık, iş kazası, analık sebebiyle rapor | Hekim raporu / e-rapor kaydı |
| Ücretsiz izin | Çalışanın talebiyle ücretsiz izin | Yazılı talep ve onay |
| Disiplin cezası | Yönetmeliğe dayalı ücret kesintisi gerektiren ceza | Disiplin kurulu kararı |
| Gözaltı / tutukluluk | Çalışanın gözaltına alınması veya tutuklanması | Resmî belge |
| Kısmi istihdam | Kısmi süreli iş sözleşmesi | Kısmi süreli sözleşme |
| Puantaj kayıtları | Saatlik/günlük ücretlilerde çalışılmayan günler | Puantaj cetveli |
| Grev / lokavt | Yasal grev veya lokavt dönemi | İlgili tutanaklar |
| Kısa çalışma | Onaylı kısa çalışma dönemi | İŞKUR onayı |
| Devamsızlık | Mazeretsiz işe gelmeme | Devamsızlık tutanakları |
2026 yılında analık izninin toplam 24 hafta (çoğul gebelikte 26 hafta) olduğunu hatırlatalım. Bu sürede çalışana ücret ödenmiyorsa, ilgili günler uygun eksik gün nedeniyle bildirilir ve çalışan geçici iş göremezlik ödeneğini SGK'dan alır.
Hangi belgeler saklanmalı?
Eksik gün nedenlerinin bir kısmında dayanak belge SGK'ya ayrıca ibraz edilir, bir kısmında ise işyerinde saklanması yeterlidir. Hangi neden için belge verilmesi gerektiği ve süreleri SGK düzenlemelerinde belirlenmiştir; güncel uygulama için SGK duyurularını takip edin.
Her durumda şu belgeleri düzenli bir şekilde saklamanızı öneririz:
- Ücretsiz izin talep dilekçesi ve onayı: Tarih aralığını açıkça içermeli, çalışan imzalı olmalı.
- Rapor kayıtları: e-rapor sorgulama çıktısı veya hekim raporu.
- Puantaj cetvelleri: Çalışanın imzasıyla onaylanmış aylık puantaj.
- Devamsızlık tutanakları: Her gün için ayrı, tanık imzalı tutanak.
- Kısmi süreli iş sözleşmesi: Çalışma gün ve saatlerini gösterir şekilde.
Belgesi olmayan bir eksik gün bildirimi, denetimde "eksik bildirim" olarak değerlendirilebilir. Bu durumda SGK, eksik bildirilen günler için prim farkını gecikme cezası ve gecikme zammıyla birlikte talep edebilir.
Eksik gün bildirimi yaparken izlenecek adımlar
- Puantajı kapatın: Ay sonunda her çalışanın çalıştığı, izinli ve raporlu günleri netleştirin.
- Ücret durumunu belirleyin: Eksik günlerin ücretli mi ücretsiz mi olduğunu kontrol edin; ücretli izin günleri prim gününden düşülmez.
- Nedeni seçin: Ay içinde birden fazla neden varsa sistemin bu durumu karşılayan seçeneğini kullanın.
- Belgeyi eşleştirin: Her eksik günün bir dayanak belgesi olduğundan emin olun.
- Kazancı kontrol edin: Bildirilen kazancın gün sayısı × günlük alt sınırdan düşük olmadığını doğrulayın.
- Beyannameye işleyin ve arşivleyin: Belgeleri ilgili ayın bordro klasöründe saklayın.
Örnek senaryo
Aylık brüt ücreti örnek olarak 45.000 TL olan bir çalışan, 31 çeken bir ayda 4 gün ücretsiz izin kullanıyor ve ayın geri kalanında çalışıyor. Bu durumda yaygın uygulamaya göre prim günü 30 − 4 = 26 gün olarak bildirilir. Günlük ücret 45.000 / 30 = 1.500 TL olduğundan bildirilecek kazanç 26 × 1.500 = 39.000 TL'dir. Alt sınır kontrolü: 26 × 1.101 = 28.626 TL; kazanç bu tutarın üzerinde olduğundan bildirim uygundur. Eksik gün nedeni olarak ücretsiz izin seçilir ve çalışanın imzalı izin talebi ilgili ayın klasörüne konur.
Prim günü hesabının ayrıntıları için SGK prim gün sayısı hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Ücretli izni eksik gün olarak göstermek: Yıllık ücretli izin, mazeret izinleri ve ücretli hafta tatili prim gününden düşülmez.
- Rapor günlerini hiç düşmemek: İşveren raporlu günler için ücret ödemiyorsa bu günler eksik gün olarak bildirilmelidir. Rapor süresince ücret ödenmesi ya da ödenmemesi, iş sözleşmesine ve toplu iş sözleşmesine göre farklılık gösterebilir.
- Ücretsiz izni sözlü onaylamak: Yazılı talep olmadan bildirilen ücretsiz izin, denetimde kabul görmeyebilir.
- Kısmi süreli çalışanı tam süreli göstermek: Gerçek çalışma süresinden fazla gün bildirmek de hatalıdır; fazla prim ödemenin yanında başka tutarsızlıklara yol açar.
- Asgari ücretin altında kazanç bildirmek: Eksik gün olsa bile günlük kazanç alt sınırın altına inemez.
Bordro süreçlerinizi denetleyelim
Eksik gün bildirimi her ay tekrarlanan, ancak küçük hataların zamanla birikerek ciddi prim farklarına dönüştüğü bir alandır. İK Partner olarak bordro ve SGK bildirimlerinizin belge altyapısını gözden geçiriyor, puantaj ve izin süreçlerinizi mevzuata uygun hale getiriyoruz. İş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimiz hakkında ücretsiz ilk görüşme için bize ulaşın. Bordro süreçlerinizi tamamen dışarıdan yönetmeyi düşünüyorsanız bordro hizmetlerinde dış kaynak kullanımı yazımız da fikir verebilir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Somut durumlarınız için hukuk danışmanınıza veya mali müşavirinize başvurmanızı öneririz.
