Refakat İzni Talep Formu: Engelli Çocuk İzni İçin Word Şablonu

Engelli veya süreğen hastalığı olan bir çocuğun tedavisi, ebeveyn için yılın belirli günlerinde işten uzak kalmayı zorunlu kılar. İş Kanunu bu durum için özel bir ücretli izin tanır; ancak şartları doğru kontrol edilmezse izin ya haksız yere reddedilir ya da kayıt dışı kalır. Refakat izni talep formu, çalışanın talebini, rapor şartlarını, ebeveynlerden yalnızca birinin kullanım beyanını ve İK onayını tek belgede toplar. Word şablonu ücretsizdir ve sağlık verisini en az düzeyde tutacak şekilde tasarlanmıştır.

Refakat izninin özel sektördeki genel çerçevesi için refakat izni nedir, kanuni iznin ayrıntıları için engelli çocuk için ücretli izin yazılarımıza bakabilirsiniz.

Refakat İzni Talep Formu Nedir, Ne Zaman Kullanılır?

İş Kanunu Ek madde 2'nin ikinci fıkrasına göre, çalışanın en az yüzde yetmiş oranında engelli veya süreğen hastalığı olan çocuğunun tedavisinde, hastalık raporuna dayalı olarak ve çalışan ebeveynlerden yalnızca biri tarafından kullanılması kaydıyla, bir yıl içinde toptan veya bölümler halinde on güne kadar ücretli izin verilir. Refakat izni talep formu bu iznin istenmesi ve değerlendirilmesi için kullanılır.

Uygulamada "refakat izni" kavramı daha geniş anlaşılır. Çalışanlar eşinin ameliyatı, yaşlı anne veya babasının hastane süreci gibi durumlar için de refakat izni ister. Özel sektörde bu durumlar için kanunda ayrıca düzenlenmiş genel bir refakat izni yoktur; bu talepler şirket politikasına göre mazeret izni, yıllık izin veya ücretsiz izin olarak değerlendirilir. Bu nedenle şablonun ilk bölümünde iki seçenek bulunur: kanuni refakat izni ve politika kapsamındaki diğer refakat talepleri. Böylece iki farklı hukuki rejim birbirine karışmaz.

Şablonda Neler Var?

Form tek sayfalık bir talep bölümü ile İK değerlendirme bölümünden oluşur:

• Çalışan bilgileri: ad soyad, sicil no, departman, işe giriş tarihi ve iletişim bilgileri.
• Talep türü: Ek md. 2 kapsamındaki kanuni refakat izni veya diğer yakınlar için şirket politikasına göre değerlendirilecek refakat.
• Çocuk ve rapor bilgileri: çocuğun adı ve doğum tarihi, raporu düzenleyen kurum, rapor tarihi ve geçerlilik süresi, raporda engel oranının en az %70 olup olmadığı veya süreğen hastalık belirtilip belirtilmediği. Formda tanı ve tedavi ayrıntısı istenmez.
• Diğer ebeveyne ilişkin beyan: diğer ebeveynin çalışıp çalışmadığı ve aynı yıl bu izni kullanıp kullanmadığı.
• İzin talebi tablosu: iznin bölümler halinde kullanılabilmesi için dört satırlık başlangıç–bitiş tarihi, gün sayısı, tedavi yeri ve yönetici onayı alanı.
• Çalışan beyanı ve ekler: sağlık raporu, varsa randevu belgesi, nüfus kayıt örneği ve diğer ebeveyne ilişkin belge.
• İK değerlendirmesi: rapor şartı, tek ebeveyn şartı, yıl içinde kullanılan gün, onaylanan gün, kalan hak ve bordroya işlenme dönemi.
• Hatırlatma ve KVKK kutuları: iznin yıllık izne etkisi ve sağlık raporunun gizliliği.

Nasıl Doldurulur?

1. Talep türünü işaretletin. Çalışan, talebin çocuğu için mi yoksa başka bir yakını için mi olduğunu seçer. İkinci seçenekte form şirket politikasına göre değerlendirilir.
2. Rapor bilgilerini kontrol edin. Raporun yüzde yetmiş ve üzeri engel oranı veya süreğen hastalık içerdiğini ve geçerlilik süresinin dolmadığını kontrol edin. Raporun kopyasını değil, gerekiyorsa yalnızca ilgili sayfasını alın.
3. Diğer ebeveyn beyanını alın. Kanun, iznin ebeveynlerden yalnızca biri tarafından kullanılmasını şart koşar. Diğer ebeveyn çalışıyorsa beyan alın; şüphe varsa diğer işverenden yazı istenebilir.
4. Tarihleri tabloya yazın. İzin toptan veya bölümler halinde kullanılabilir. Her bölümü ayrı satıra yazın ve yönetici onayını alın.
5. Yıllık bakiyeyi hesaplayın. İK bölümünde, aynı yıl içinde daha önce kullanılan günleri ve kalan hakkı yazın. Hangi yıl esasının (takvim yılı veya hizmet yılı) kullanılacağını izin politikanızda sabitleyin.
6. Bordroya ücretli izin olarak işleyin. Bu izin ücretlidir; yıllık izinden düşülmez ve ücret kesintisi yapılmaz.
7. Raporu ayrı saklayın. Sağlık raporunu özlük dosyasının erişimi kısıtlı bölümünde tutun. Yöneticiye yalnızca izin tarihlerini bildirin.

Temsilî bir örnek: Süreğen hastalığı olan çocuğunun üç ayda bir kontrolü bulunan bir çalışan, yıl içinde dört kez ikişer günlük izin talep ediyor. İK ilk talepte raporu kontrol ediyor, diğer ebeveynin bu izni kullanmayacağına dair beyanı alıyor ve her talepte kalan hakkı formdaki tabloya işliyor. Toplam sekiz gün kullanıldığında kalan iki gün, yıl sonuna kadar acil bir tedavi ihtimaline karşı açık tutuluyor.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Aynı maddenin birinci fıkrası evlenme, evlat edinme ve yakınların ölümü için üç gün, eşin doğumu için on gün ücretli izin öngörür. Bu izinlerle refakat izni ayrı haklardır; biri diğerinden düşülmez. Mazeret izinlerinin tamamı için evlilik, ölüm ve evlat edinme izni yazımıza bakabilirsiniz.

Sağlık raporunun işlenmesi konusunda dikkatli olun. KVKK md. 6'ya göre sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Kanunda öngörülen bir izni kullandırmak için raporun incelenmesi istihdam alanındaki hukuki yükümlülükle bağlantılıdır; yine de raporun gerekenden fazla kopyalanmaması, yöneticilerle paylaşılmaması ve erişimin sınırlandırılması gerekir. Ayrıntılar için çalışan sağlık verileri ve raporlar yazımızı okuyabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Kanuni izni yıllık izinden düşmek: Ek md. 2 kapsamındaki izin yıllık izne mahsup edilemez.
• Ücretsiz izin olarak işlemek: Kanuni refakat izni ücretlidir.
• Her talepte yeni rapor istemek: Geçerli bir rapor varsa her bölüm için yeniden rapor istemek gereksiz yük oluşturur; yalnızca tedavi tarihini gösteren belge yeterli olabilir.
• Tanı bilgisini forma yazdırmak: Formda yalnızca şartın sağlanıp sağlanmadığı işaretlenmelidir.
• Diğer ebeveyn şartını sormamak: Aynı çocuk için iki ebeveynin ayrı işyerlerinde izin kullanması kanunun öngördüğü sınırı aşar.
• Eş veya anne-baba için talebi otomatik reddetmek: Bu talepler kanuni refakat izni kapsamında olmasa da politikaya göre değerlendirilmeli, çalışana yazılı cevap verilmelidir.

Şablonu İndirin

Kanuni izin kapsamına girmeyen refakat taleplerinde ücretsiz izin seçeneğini değerlendirmeden önce şirket politikanızdaki mazeret izni hükümlerini kontrol edin. Şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; izin politikanıza ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Bu yazı hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuz için uzman desteği alın.

İzin politikalarınızı kanuni haklarla uyumlu ve çalışan dostu biçimde yeniden düzenlemek için iş hukuku ve mevzuat uyumu hizmetimizden destek alabilir ya da bizimle iletişime geçin.