Oryantasyon Kontrol Listesi: Ücretsiz Excel Şablonu ve 90 Gün Takibi

Yeni çalışanın oryantasyonu, işe başladığı gün değil, iş teklifini kabul ettiği gün başlar. Sözleşmenin hazırlanması, belgelerin toplanması, bilgisayarın ve hesapların açılması, mentorun atanması, ilk gün programı ve 30-60-90 gün görüşmeleri... Bu görevler İK, yönetici, bilgi işlem ve İSG birimleri arasında dağıldığı için bir oryantasyon kontrol listesi olmadan bir kısmının unutulması neredeyse kaçınılmazdır.

İK Partner'ın ücretsiz Excel şablonu, işe başlamadan önceki hazırlıklardan 90. güne kadar tüm görevleri tek bir tabloda toplar. Tarihler, çalışanın işe başlama tarihine göre otomatik hesaplanır; geciken görevler kırmızıya döner ve özet sayfası her aşamanın tamamlanma oranını gösterir.

Şablonda Neler Var?

Dosya üç sayfadan oluşur:

• Özet: Çalışanın adı, pozisyonu, yöneticisi, mentoru, işe başlama tarihi ve sözleşmedeki deneme süresi girilir. Deneme süresi bitiş tarihi, toplam ve tamamlanan görev sayısı, geciken görevler, genel tamamlanma oranı ve altı aşamanın her biri için ayrı tamamlanma yüzdesi otomatik hesaplanır.
• Kontrol Listesi: 35 hazır görev ve eklemeler için boş satırlar. Sütunlar: Aşama, Görev, Sorumlu, Gün (±), Planlanan Tarih, Durum, Tamamlanma Tarihi, Gecikme ve Not.
• Nasıl Kullanılır: Kısa kullanım adımları ve renk açıklamaları.

Hazır görevler altı aşamaya ayrılmıştır:

Nasıl Kullanılır?

1. Özet sayfasını doldurun. Mavi hücrelere çalışanın bilgilerini ve işe başlama tarihini yazın. Bu tarih girildiği anda tüm planlanan tarihler hesaplanır.
2. Görev listesini uyarlayın. İşletmenizde gerekmeyen görevlerin durumunu "Gerek Yok" yapın; bu görevler tamamlanma oranına dahil edilmez. Kendi görevlerinizi boş satırlara ekleyin.
3. Gün farkını ayarlayın. "Gün (±)" sütunu görevin işe başlama gününe göre zamanını belirler: -5 başlamadan beş gün önce, 0 ilk gün, 30 otuzuncu gün demektir.
4. Sorumluları netleştirin. Açılır listeden İK, Yönetici, Mentor, Bilgi İşlem, İSG, İdari İşler veya Çalışan seçin.
5. Durumu güncel tutun. Görev tamamlandıkça durumu "Tamamlandı" yapıp tarihini yazın. Planlanan tarihi geçen ve tamamlanmayan görevler "Gecikti" olarak işaretlenir.
6. Haftalık kontrol edin. İlk ay boyunca her hafta, sonrasında iki haftada bir özet sayfasına bakarak gecikmeleri sorumlularla konuşun.

Her yeni çalışan için dosyanın ayrı bir kopyasını kullanmanızı öneririz. 90. günün sonunda dosyayı çalışanın İK arşivine kaydedebilirsiniz. Oryantasyon programını tasarlarken yeni çalışan oryantasyonu ve ilk 90 gün planı rehberimizden yararlanabilir, işe giriş belgeleri için işe başlama kontrol listesi yazımıza bakabilirsiniz.

Yasal Çerçeve ve Dikkat Edilecekler

Kontrol listesindeki bazı görevler yalnızca iyi uygulama değil, yasal yükümlülüktür. Bunları "Gerek Yok" olarak işaretlemeden önce dikkatle değerlendirin:

• SGK işe giriş bildirimi: Sigortalının işe başlamadan önce, yasal süresi içinde bildirilmesi gerekir. Kesin süre ve istisnalar için güncel SGK duyurularını ve mali müşavirinizi esas alın.
• Aydınlatma metni: Çalışanın kişisel verileri işlenmeye başlamadan önce KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.
• İSG eğitimi: Temel iş sağlığı ve güvenliği eğitimi işe başlarken verilmeli ve belgelenmelidir.
• Deneme süresi: Sözleşmede kararlaştırılmışsa en çok 2 aydır; toplu iş sözleşmesiyle 4 aya kadar belirlenebilir. Değerlendirme ve kararın süre dolmadan tamamlanması gerekir; şablon bu nedenle bitiş tarihini özet sayfasında gösterir.
• Özlük dosyası: İş Kanunu md. 75 gereği her çalışan için özlük dosyası düzenlenir; 90. gün kontrolü bu dosyanın eksiksiz olduğunu teyit etmek içindir.

Sık Yapılan Hatalar

• Listeyi yalnızca İK'nın takip etmesi: Görevlerin çoğu yöneticiye ve diğer birimlere aittir. Dosyayı ilgili kişilerle paylaşmazsanız gecikmeler fark edilmez.
• Oryantasyonu ilk haftada bitirmek: 30, 60 ve 90. gün görüşmeleri en çok atlanan adımlardır, oysa uyumun asıl ölçüldüğü dönem budur.
• Deneme süresi tarihini kaçırmak: Değerlendirme yapılmadan sürenin dolması, işverenin elindeki seçenekleri daraltır.
• Ekipman ve hesapları son güne bırakmak: Bilgisayarı hazır olmayan çalışan, ilk gününü bekleyerek geçirir.
• Geri bildirimi toplamamak: Çalışandan alınan 30 ve 90. gün geri bildirimleri bir sonraki oryantasyonu iyileştirmenin en ucuz yoludur.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde hukuk danışmanınıza başvurun.

İşe alımdan oryantasyona kadar tüm süreci uçtan uca kurmak istiyorsanız İK Partner'ın işe alım danışmanlığı hizmeti kapsamında birlikte çalışabiliriz. İhtiyacınızı konuşmak için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.