Dönem sonu geldiğinde birçok yönetici aynı sorunla karşılaşır: elde ya hiç form yoktur ya da her birimin kendi hazırladığı, birbirinden farklı belgeler vardır. Ortak bir performans değerlendirme formu, aynı performansın farklı birimlerde aynı şekilde puanlanmasının ilk şartıdır. Form; hedefleri, davranışları ve gelişim ihtiyacını tek bir sayfada buluşturduğunda görüşme de kendiliğinden daha verimli geçer.
Hazırladığımız Word şablonu, hem hedef (sonuç) hem yetkinlik (davranış) değerlendirmesini içeren karma bir yapıya sahiptir. İK uzmanları, birim yöneticileri ve ilk kez yapılandırılmış bir değerlendirme sistemi kuran küçük ve orta ölçekli işletmeler için tasarlandı.
Performans Değerlendirme Formu (Word) İndirŞablonda Neler Var?
- Çalışan ve dönem bilgileri: ad soyad, sicil no, unvan, departman, değerlendiren yönetici, dönem ve görüşme tarihi; değerlendirme türü için yıllık, ara dönem, deneme süresi sonu ve proje sonu seçenekleri.
- 5'li puanlama ölçeği: "Olağanüstü"den "Beklentilerin altında"ya kadar her puanın yazılı tanımı.
- Bölüm A — Hedefler: beş hedef satırı; ölçüt, ağırlık, gerçekleşen, puan ve ağırlıklı puan sütunları.
- Bölüm B — Yetkinlikler: sonuç odaklılık, müşteri odaklılık, iş birliği, iletişim, problem çözme, gelişime açıklık, role özgü bir yetkinlik ve yöneticiler için liderlik; her biri için gözlenecek davranışlar ve somut örnek alanı.
- Bölüm C — Genel puan: hedef ve yetkinlik puanının ağırlıklandırılması ve puan aralıklarına göre genel değerlendirme tablosu.
- Bölüm D ve E: yöneticinin görüşü ile çalışanın kendi görüşleri ve katılmadığı noktalar.
- Bölüm F — Gelişim planı: gelişim alanı, eylem, destek ve hedef tarih; önerilen sonraki adım seçenekleri.
- Onay ve imza alanları: çalışan, değerlendiren yönetici ve üst yönetici / İK.
Genel Puan Nasıl Hesaplanır?
Formda genel puan iki bileşenden oluşur. Varsayılan ağırlıklar örnek olarak verilmiştir; şirket politikanıza göre değiştirebilirsiniz.
| Bileşen | Hesaplama | Örnek ağırlık |
|---|---|---|
| Hedef puanı (A) | Her hedefin puanı × ağırlığı ÷ 100, sonra toplam | %60 |
| Yetkinlik puanı (B) | Puanlanan yetkinliklerin ortalaması | %40 |
| Genel puan | A × 0,60 + B × 0,40 | %100 |
Örneğin hedef puanı 3,8 ve yetkinlik puanı 3,5 olan bir çalışanın genel puanı 3,8 × 0,60 + 3,5 × 0,40 = 3,68 olur ve tablodaki "Beklentilerin üzerinde" aralığına düşer. Hedefleri sayısal olarak izliyorsanız ücretsiz KPI karnesi şablonumuzdaki ağırlıklı karne puanını Bölüm A'ya aktarabilirsiniz.
Formu şirketinize uyarlarken yetkinlik listesini kendi değerlerinizle uyumlu hale getirin. Her yetkinlik için iki veya üç gözlenebilir davranış yazmak, yöneticilerin aynı kelimeyi farklı anlamasının önüne geçer. Satış, üretim veya yazılım gibi farklı aileler için role özgü satırı ayrı ayrı doldurup birkaç form varyantı oluşturabilir, ölçek tanımlarını ise tüm şirkette aynı tutabilirsiniz.
Nasıl Kullanılır?
- Dönem başında Bölüm A'daki hedefleri ve ağırlıklarını çalışanla birlikte belirleyin; formun bu kısmını o zaman doldurun.
- Role özgü yetkinlik satırını pozisyona göre düzenleyin; yönetici olmayan çalışanlarda liderlik satırını boş bırakın.
- Dönem sonundan önce çalışandan öz değerlendirme yapmasını isteyin. Aynı formu kullanmak, iki görüşün karşılaştırılmasını kolaylaştırır.
- Yönetici, her puanı somut bir sonuç veya gözlemle destekleyerek ön değerlendirmeyi yapar.
- Birden fazla yöneticinin bulunduğu şirketlerde puanlar kalibrasyon toplantısında karşılaştırılır; kesin sonuç bu toplantıdan sonra işaretlenir.
- Değerlendirme görüşmesinde sonuçları paylaşın, çalışanın görüşünü Bölüm E'ye yazın ve gelişim planını birlikte doldurun.
- İmzaları alın ve formu özlük dosyasında saklayın.
Öz değerlendirme ile yönetici değerlendirmesi arasında büyük fark çıkan maddeleri görüşmenin merkezine koyun. Farkın nedeni çoğu zaman beklentinin baştan net konuşulmamasıdır; bu tespit, bir sonraki dönemin hedeflerini yazarken en değerli girdidir.
Görüşmenin kendisini nasıl yöneteceğinize dair öneriler için verimli bir performans değerlendirme görüşmesi için 10 öneri yazımızı inceleyebilirsiniz.
Dikkat Edilecekler
Performans değerlendirmesi kişisel veri içerir. Formu yalnızca yetkili yönetici ve İK'nın erişebileceği şekilde saklayın; sağlık veya aile durumu gibi özel nitelikli kişisel verileri forma yazmayın. Değerlendirme sonuçlarını ücret artışı, prim veya terfi gibi kararlarda kullanacaksanız kuralları önceden yazılı hale getirip çalışanlarla paylaşmak, sonradan doğabilecek itirazları azaltır.
Değerlendirme sonucu ileride bir iş hukuku sürecinde (örneğin verim düşüklüğüne dayanan bir fesihte) delil olarak gündeme gelebilir. Bu nedenle puanların objektif verilere dayanması ve çalışanın görüşlerinin kayda geçirilmesi önemlidir. Şablon genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; işletmenize ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Hukuki sonuç doğuran belgelerde bir hukuk danışmanına başvurun.
Sık Yapılan Hatalar
- Hedefleri dönem sonunda yazmak: Dönem başında konuşulmamış bir hedefe göre puan vermek adaletsizlik algısı yaratır.
- Kanıtsız puanlama: "Genel olarak iyi" gibi ifadeler yerine proje, tarih ve sonuç verin.
- Herkese 3 vermek: Ölçeğin tamamını kullanmamak, iyi performansla zayıf performansı aynı göstermek demektir.
- Yalnızca son haftaları hatırlamak: Dönem boyunca not tutun; birebir görüşme kayıtlarından yararlanın.
- Gelişim bölümünü boş bırakmak: Form yalnızca geçmişi puanlarsa çalışan için değeri azalır.
Bu ve benzer tuzakların ayrıntılı açıklaması performans değerlendirmede en sık yapılan 8 hata yazımızda yer alıyor.
Şablonu İndirin
Performans Değerlendirme Formu (Word) İndirDeğerlendirme ölçeğinizi, yetkinlik setinizi ve kalibrasyon sürecinizi şirketinize göre tasarlamak isterseniz İK Partner'ın performans yönetimi danışmanlığı ekibiyle ücretsiz ilk görüşme planlayabilirsiniz.
