Öneri ve Geri Bildirim Formu: Çalışan Öneri Sistemi Word Şablonu

İş süreçlerindeki aksaklıkları ve iyileştirme fırsatlarını en iyi bilenler, o işi her gün yapan çalışanlardır. Ancak "fikri olan söylesin" çağrısı, yapılandırılmış bir kanal ve geri dönüş taahhüdü olmadan sonuç vermez. Öneri ve geri bildirim formu, çalışanın önerisini mevcut durum, önerilen çözüm, beklenen fayda ve gereken kaynaklarla birlikte yazmasını; değerlendirme komitesinin ise öneriyi aynı ölçütlerle puanlayıp karar vermesini sağlar.

İK Partner'ın ücretsiz Word şablonu, bir çalışan öneri sisteminin baştan sona ihtiyaç duyduğu tüm adımları tek belgede toplar: başvuru, kayıt, komite değerlendirmesi, karar, takdir ve öneri sahibine geri bildirim.

Öneri ve Geri Bildirim Formunda Neler Var?

Form altı bölümden oluşur:

1. Öneri sahibi: İsimli veya anonim bildirim seçimi; ad soyad, sicil no, departman, iletişim, ekip önerisi ise diğer üyeler ve başvuru tarihi.
2. Bildirim türü ve konusu: Öneri, geri bildirim, şikâyet veya teşekkür; iş süreçleri, maliyet, İSG, kalite, müşteri deneyimi, çalışma ortamı, eğitim, bilgi teknolojileri, sürdürülebilirlik gibi konu alanları; öneri başlığı ve ilgili süreç.
3. Öneri ayrıntıları: Mevcut durum, önerilen çözüm, beklenen fayda türleri, faydanın tahmini büyüklüğü ve ölçüm yöntemi; malzeme, insan kaynağı, yazılım ve diğer kaynaklar için tahmini maliyet ve süre tablosu.
4. Kayıt: Kayıt numarası, teslim kanalı, alındı bildirimi tarihi, yönlendirilen birim ve değerlendirme son tarihi; mükerrer öneri kontrolü.
5. Değerlendirme komitesi: Fayda, uygulanabilirlik, maliyet–fayda dengesi, yenilikçilik ve yaygınlaştırılabilirlik kriterleri için ağırlıklı puanlama tablosu; kabul, koşullu kabul, ek bilgi, ret veya ilgili birime yönlendirme kararı; uygulama sorumlusu ve gerçekleşen fayda; takdir seçenekleri.
6. Öneri sahibine geri bildirim: Tarih, yöntem ve geri bildirimi yapan kişi ile komite imzaları.

Nasıl Kullanılır?

1. Kuralları yazın. Önerilerin hangi kanallardan alınacağını (öneri kutusu, e-posta, intranet), kimin kaydedeceğini ve yanıt sürelerini bir prosedürle duyurun.
2. Kriter ağırlıklarını belirleyin. Formdaki örnek ağırlıkları şirket önceliklerinize göre güncelleyin; toplam %100 olmalıdır.
3. Komiteyi kurun. Farklı birimlerden üyelerden oluşan küçük bir komite, önerilerin tek bir yöneticinin görüşüne takılmasını önler.
4. Alındı bildirimi verin. Her öneriye kayıt numarası verip öneri sahibine kısa sürede alındı bildirimi gönderin.
5. Puanlayıp karar verin. Komite her kriteri 1–5 arasında puanlar; ağırlıklı puan, önerileri karşılaştırmayı kolaylaştırır.
6. Gerekçeyle geri dönün. Reddedilen öneriler dahil her öneriye gerekçeli yanıt verin.
7. Uygulamayı izleyin. Kabul edilen önerilerde gerçekleşen faydayı uygulama sonrası forma işleyin ve takdiri görünür kılın.

Öneri sistemleri ile nabız anketlerini birlikte nasıl kurgulayabileceğinizi çalışanın sesini duymak yazımızda anlattık.

Dikkat Edilecek Noktalar

Anonimliğe saygı gösterin. Anonim bildirimlerde öneri sahibini bulmaya yönelik girişimde bulunulmamalıdır. Şikâyet niteliğindeki anonim bildirimler ilgili birime iletilirken de kimliği ele verebilecek ayrıntılar çıkarılmalıdır.

Kişisel verileri koruyun. İsimli formlar ad soyad ve iletişim bilgisi içerdiğinden KVKK kapsamında çalışanlara aydınlatma yapılmalı, formlara erişim komite ve sistem sorumlusuyla sınırlandırılmalıdır.

Şikâyet ile öneriyi ayırın. Taciz, ayrımcılık veya iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin acil riskler öneri sistemi içinde bekletilmemeli; ilgili prosedür ve yetkililere derhâl iletilmelidir.

Ödüllerin vergi boyutunu kontrol edin. Kabul edilen önerilere para veya hediye ödülü verilecekse bunun ücret niteliği, vergi ve SGK boyutu için mali müşavirinize danışın.

Öneri Sistemini Canlı Tutmak

Öneri sisteminin başarısı, ilk aylardaki heyecanın ardından da önerilerin gelmeye devam etmesine bağlıdır. Bunun için önerileri bir kayıt tablosunda izleyin: kaç öneri geldi, kaçı değerlendirildi, kaçı uygulandı ve ortalama yanıt süresi ne oldu? Bu göstergeleri dönemsel olarak çalışanlarla paylaşmak, sistemin gerçekten işlediğini gösterir.

Belirli dönemlerde odak konusu ilan etmek de katılımı artırır; örneğin bir çeyrekte iş güvenliği, bir sonrakinde müşteri deneyimi üzerine öneri istenebilir. Uygulanan önerilerin sahiplerini, uygun görürlerse, iç iletişim kanallarında tanıtmak hem takdiri görünür kılar hem de diğer çalışanlara örnek olur.

Sık Yapılan Hatalar

• Geri dönüş yapmamak: Yanıtsız kalan öneri, öneri sisteminin sonunu getirir.
• Yalnızca büyük fikirleri ödüllendirmek: Küçük ama uygulanabilir iyileştirmeler de takdir edilmelidir.
• Değerlendirmeyi öneri sahibinin yöneticisine bırakmak: Çıkar çatışması doğabilir; komite yapısı bu yüzden önerilir.
• Kriterleri yazılı hâle getirmemek: Puanlama kriterleri bilinmeyen sistemde ret kararları keyfi algılanır.
• Uygulanan önerinin sonucunu paylaşmamak: Gerçekleşen faydayı duyurmak, yeni önerileri teşvik eder.

Şablonu İndirin

Bu şablon genel bilgilendirme amaçlıdır; şirketinizin öneri prosedürüne ve güncel mevzuata göre uyarlanmalıdır. Geri bildirimi günlük bir alışkanlığa dönüştürmek için açık geri bildirim kültürü yazımız da yol gösterebilir. Öneri sisteminizi takdir ve ödüllendirme yapınızla bütünleştirmek isterseniz İK Partner'ın performans yönetimi danışmanlığı hizmeti için ücretsiz ilk görüşme talep edebilirsiniz.